Definir el puesto y la especificación del trabajo
Toda buena contratación comienza con claridad sobre para qué están contratando realmente. Antes de redactar un anuncio, definan las responsabilidades centrales, los resultados que el puesto debe entregar y las habilidades y experiencia genuinamente necesarias para lograrlos. Separar los criterios indispensables de los deseables mantiene objetiva y defendible la posterior preselección.
Una especificación del puesto y una especificación de la persona cumplen propósitos distintos. La especificación del puesto describe el trabajo; la especificación de la persona describe los atributos que necesita un candidato. Mantengan la especificación de la persona enfocada en las capacidades relevantes para el trabajo y eviten criterios que puedan excluir indirectamente a grupos protegidos sin una justificación sólida.
Tengan cuidado con el lenguaje de su anuncio. Tanto en Irlanda como en el Reino Unido, la ley contra la discriminación prohíbe redacciones que puedan desalentar a candidatos por motivos como edad, género, raza, discapacidad, religión, orientación sexual, estado civil o situación familiar. Frases como 'joven y dinámico' o 'recién graduado' pueden implicar riesgo de discriminación por edad incluso cuando no sea intencional.
Buscar candidatos
Hay muchas vías para llegar a las personas candidatas: su propia página de carreras, bolsas de trabajo, redes profesionales como LinkedIn, agencias de reclutamiento y referidos de personal existente. Cada una tiene costos y rendimientos distintos, y la mayoría de las empleadoras usa una combinación según la antigüedad y la escasez del puesto.
Los programas de referidos de personas empleadas pueden ser muy efectivos para empresas más pequeñas, pero cuiden que no reduzcan la diversidad de su grupo de aspirantes. Si todas las contrataciones llegan a través de las redes personales de un equipo homogéneo, pueden consolidar sin querer una falta de diversidad, lo cual es una preocupación tanto ética como legal.
Sean cuales sean los canales de búsqueda que usen, mantengan un registro consistente de dónde provienen las solicitudes y cómo se manejan. Esto les ayuda a medir qué canales funcionan y proporciona un rastro de auditoría si algún candidato cuestiona cómo fue tratado.
Entrevistas y selección
Las entrevistas estructuradas — donde a cada candidato se le hacen las mismas preguntas centrales y se le califica con base en criterios definidos — son más justas y predictivas que las conversaciones no estructuradas. Acuerden las preguntas y la puntuación con anticipación, y usen a más de un entrevistador cuando sea práctico para reducir el sesgo individual.
Mantengan las preguntas relacionadas con el trabajo. Preguntar sobre los planes de alguien para tener hijos, su edad, su salud o su religión no solo es una mala práctica, sino que puede constituir discriminación ilegal en Irlanda y el Reino Unido. Si existe un requisito ocupacional genuino, busquen asesoría antes de basarse en él.
Documenten sus decisiones. Notas breves y objetivas que expliquen por qué cada candidato avanzó o no los protegen si una decisión se cuestiona después, e imponen una disciplina sana que mantiene la selección enfocada en el mérito.
Verificaciones de derecho al trabajo y preempleo
Antes de que alguien comience, deben confirmar que está legalmente autorizado para trabajar para ustedes. Este es el equivalente local de lo que hacen las empleadoras de Estados Unidos con el Form I-9, pero el proceso es diferente: en el Reino Unido, los empleadores realizan verificaciones prescritas de derecho al trabajo (cada vez más a través del servicio en línea del Home Office o de un proveedor de servicios de identidad) y conservan evidencia para establecer una excusa legal frente a sanciones por trabajo ilegal.
En Irlanda, las personas nacionales de fuera del EEE generalmente requieren un permiso de empleo u otra autorización para trabajar, y los empleadores deben asegurarse de que la autorización correcta esté en vigor. Las personas nacionales del EEE y Suiza no requieren un permiso para trabajar en Irlanda. Verifiquen siempre las reglas actuales con el departamento gubernamental correspondiente, ya que los requisitos migratorios cambian con frecuencia.
Otras verificaciones previas al empleo — referencias, verificación de títulos y, para ciertos puestos, revisión mediante Garda vetting en Irlanda o el DBS en el Reino Unido — deben ser proporcionales al puesto. Solo realicen verificaciones que sean realmente necesarias, porque cada una implica procesar datos personales.
RGPD en reclutamiento
El reclutamiento genera un gran volumen de datos personales — CV, formularios de solicitud, notas de entrevista, referencias y, a veces, datos de categoría especial como información de salud para fines de ajustes razonables. Bajo el RGPD y el RGPD del Reino Unido deben tener una base legal para procesarlos, decirles a los candidatos cómo se usarán sus datos y conservarlos solo mientras realmente los necesiten.
Proporcionen a los solicitantes un aviso de privacidad de reclutamiento claro que explique qué recopilan, por qué, durante cuánto tiempo lo conservarán y sus derechos sobre ello. No retengan discretamente los datos de candidatos no seleccionados de forma indefinida 'por si surge algo' sin decírselo ni obtener una base adecuada para hacerlo.
Establezcan un periodo de retención definido para los registros de reclutamiento y eliminen los datos cuando expire. Un enfoque común es conservar los datos de los solicitantes no seleccionados durante un periodo limitado después de la decisión, suficiente para defender una posible reclamación por discriminación, y luego borrarlos de forma segura.
