People 数据与分析 • 4 分钟阅读
如何推动员工真正采用 HRIS 自助服务功能
JUL 3, 2026
从 HR 作为人工瓶颈转向员工自助服务，需要的不仅仅是推出新功能。以下介绍如何真正推动个人信息、休假申请和工资单访问的采用。
从“为什么”开始，并坚定不移地讲清楚
员工不会仅仅因为 HR 希望他们这样做就接受自助服务。他们需要明白这对他们有什么好处：无需等待回复即可立即查看工资单，休假申请通过得更快而无需邮件往返，个人信息可实时更新而不是提交工单。请在上线前通过多种渠道反复传达这些好处。把它描述为赋能和便利，而不是把工作转嫁出去。当人们明白自助服务意味着更快、更透明地访问自己的信息时，采用就会自然发生。
围绕具体任务设计发布沟通，而不是围绕系统功能
不要宣布“我们已实施 BambooHR 自助服务。”而应发送有针对性的消息：“您现在可以立即查看所有工资单”、“在 60 秒内申请年假”或“无需发邮件给 HR 即可更新您的地址。”基于任务的表达直接连接员工需求。为每个核心功能制作简短视频演示，准确展示点击位置以及接下来会发生什么。带截图的书面指南很有用，但一段 90 秒的屏幕录制演示如何申请休假，每次都比 PDF 更有效。让这些资源可搜索，并永久保存在您的内联网或沟通平台中。
在最初的 90 天内移除所有替代路径
扼杀采用速度最快的方法，就是让员工继续通过电子邮件向 HR 申请系统本可处理的事项。在合理的过渡期之后，请礼貌地将每个请求引导回系统：“我看到您想更新紧急联系人。请使用此链接登录系统，我会在一小时内批准。”这并不是不帮忙；这是必要的边界设定。指导经理对休假申请也这么做。是的，起初您会遇到阻力。请为 HR 团队准备好经过脚本化的、支持性的回复，既承认调整过程，也坚定地把人们引向自助服务。几周之内，大多数员工就会选择直接路径，而不是再经历被重新引导的步骤。
跟踪采用指标并通过有针对性的支持进行干预
监控哪些员工在 30 天后仍未登录，或继续提交手工请求。这些人并不是拒绝者；他们通常是错过了沟通、对技术感到不确定，或者工作岗位电脑访问受限。提供个性化的 15 分钟培训，而不是再发一封他们会忽略的全员邮件。对于现场或一线员工，确保移动端访问真正可用，并演示它能在他们的设备上正常工作。分析哪些功能使用率低，然后调查原因。有时问题出在系统设计不佳，或工作流令人困惑，需要上报给您的 HRIS 提供商进行改进。
将自助服务期望融入入职和管理实践
新员工会在第一周形成习惯。将 HRIS 登录纳入首日入职流程，安排专门课程讲解如何访问工资单、申请休假和更新个人信息。对于现有员工，请向所有直属经理说明：通过系统审批休假现在是核心职责，而不是可以重新推回给 HR 的可选任务。将 HRIS 自助服务使用纳入经理培训，并在绩效对话中再次强调。当自助服务成为“这里的运作方式”而不是“新系统”时，它就会从一项举措转变为既定实践。
庆祝成果，并持续提醒人们节省了多少时间
三个月后，分享采用统计：“共有 450 个休假申请未经过 HR 干预，估计节省了 18 小时的管理时间。”把节省的时间转化为它所带来的能力：更多战略项目容量、更快的复杂查询响应，或更少的审批延迟。突出自助服务改善员工体验的具体例子，例如有人在搬家后立即更新银行信息，而不必等待 HR 处理表格。定期提醒员工这些功能存在。每季度发送一条“您知道吗？”消息，介绍使用率较低的功能，例如查看历史工资单或下载税务文件，可让自助服务始终留在大家的注意力中。
