Guide • Compliance • 14 นาทีในการอ่าน
การตรวจสอบสิทธิในการทำงานในไอร์แลนด์และสหราชอาณาจักร
วิธีตรวจสอบสิทธิในการทำงานของผู้สมัครในไอร์แลนด์และสหราชอาณาจักร หลีกเลี่ยงบทลงโทษจากการจ้างงานที่ผิดกฎหมาย และเก็บรักษาบันทึกให้เป็นไปตามข้อกำหนด
เหตุใดการตรวจสอบสิทธิในการทำงานจึงสำคัญ
นายจ้างในไอร์แลนด์และสหราชอาณาจักรมีหน้าที่ตามกฎหมายในการตรวจให้แน่ใจว่าทุกคนที่จ้างงานได้รับอนุญาตให้ทำงาน การทำผิดในเรื่องนี้ทำให้ธุรกิจเสี่ยงต่อบทลงโทษทางแพ่ง และในกรณีร้ายแรงอาจมีความรับผิดทางอาญา เป็นกระบวนการเทียบเท่ากับ US I-9 process แต่กฎ เอกสาร และข้อกำหนดด้านการเก็บบันทึกแตกต่างกัน และไม่ควรนำมาปนกัน
แนวทางที่ถูกต้องคือทำการตรวจอย่างสม่ำเสมอสำหรับพนักงานใหม่ทุกคน ไม่ใช่เลือกตรวจเฉพาะบางราย เพราะการตรวจที่ไม่สม่ำเสมอเสี่ยงต่อการเรียกร้องเรื่องการเลือกปฏิบัติ ควรฝังการตรวจนี้ไว้ในขั้นตอนมาตรฐานการเตรียมความพร้อมเข้าทำงาน เพื่อให้ดำเนินการในลักษณะเดียวกันทุกครั้ง
สถานการณ์ในไอร์แลนด์
พลเมืองไอร์แลนด์และ EEA/สวิสมีสิทธิทำงานในไอร์แลนด์โดยอัตโนมัติ โดยทั่วไปผู้ที่ไม่ใช่พลเมือง EEA ต้องมี employment permit (เช่น Critical Skills Employment Permit หรือ General Employment Permit) หรือการอนุญาตอื่นที่อนุญาตให้ทำงานได้ เช่น immigration stamps บางประเภท Department of Enterprise, Trade and Employment เป็นหน่วยงานที่บริหารระบบใบอนุญาตทำงาน
นายจ้างควรตรวจสอบสัญชาติของบุคคลและ ในกรณีที่เกี่ยวข้อง ให้ตรวจดูและบันทึกใบอนุญาตหรือการอนุญาตเข้าเมืองที่เหมาะสมก่อนเริ่มจ้างงาน การจ้างคนสัญชาติที่ไม่ใช่ EEA โดยไม่มีใบอนุญาตที่กำหนดถือเป็นความผิด ดังนั้นควรเก็บหลักฐานการตรวจสอบไว้ และบันทึกวันที่หมดอายุใด ๆ เพื่อให้ต่ออายุการอนุญาตได้ทันเวลา
สถานการณ์ในสหราชอาณาจักร
ในสหราชอาณาจักร นายจ้างต้องดำเนินการตรวจสิทธิในการทำงานตามที่กำหนดเพื่อให้มี statutory excuse ต่อค่าปรับทางแพ่งสำหรับการจ้างงานผิดกฎหมาย นับตั้งแต่ Brexit พลเมืองสหภาพยุโรปไม่มีสิทธิทำงานโดยอัตโนมัติอีกต่อไป และต้องแสดงหลักฐานสถานะของตน โดยทั่วไปผ่านบริการออนไลน์ share-code หรือภายใต้ EU Settlement Scheme
มีสามวิธี: การตรวจเอกสารแบบใช้เอกสารจริง การใช้บริการตรวจออนไลน์ของ Home Office (โดยใช้ share code) หรือการใช้ certified Identity Service Provider สำหรับผู้ถือเอกสารบางประเภท โปรดปฏิบัติตามคำแนะนำปัจจุบันของ Home Office อย่างเคร่งครัด เพราะรายชื่อเอกสารและกระบวนการที่ยอมรับได้มีการอัปเดตเป็นระยะ
บันทึก เวลา และการตรวจสอบซ้ำ
ดำเนินการตรวจสอบก่อนเริ่มการจ้างงาน เก็บสำเนาหลักฐานที่มีวันที่ชัดเจนไว้ตลอดระยะเวลาการจ้างงานและช่วงเวลาที่กำหนดหลังจากนั้น และจัดเก็บอย่างปลอดภัยให้สอดคล้องกับ GDPR สำหรับผู้ที่มีสิทธิที่จำกัดระยะเวลา ให้ตั้งการตรวจติดตามก่อนที่สิทธิจะหมดอายุ
HRIS ช่วยได้โดยเก็บหลักฐานสิทธิในการทำงานไว้กับบันทึกพนักงานแต่ละรายโดยจำกัดการเข้าถึง และส่งการแจ้งเตือนล่วงหน้าก่อนวันหมดอายุ วิธีนี้เปลี่ยนความเสี่ยงด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดให้เป็นขั้นตอนปกติที่เป็นอัตโนมัติ แทนที่จะต้องอาศัยให้บุคคลใดบุคคลหนึ่งจำได้ว่าต้องดำเนินการ
