Guide • Compliance • 16 นาทีในการอ่าน
คู่มือนโยบายการทำงานแบบไฮบริดและทางไกล (รวมถึงสิทธิในการตัดการเชื่อมต่อ)
ออกแบบนโยบายการทำงานแบบไฮบริดและทางไกลที่เป็นธรรมและสอดคล้องกับข้อกำหนดสำหรับทีมในไอร์แลนด์ สหราชอาณาจักร และสหภาพยุโรป ครอบคลุมสิทธิในการตัดการเชื่อมต่อและคำร้องขอทำงานทางไกล
การกำหนดกติกาพื้นฐาน
การทำงานแบบไฮบริดและทางไกลได้กลายเป็นลักษณะถาวรของตลาดแรงงานยุโรป ไม่ใช่การจัดรูปแบบชั่วคราวอีกต่อไป นโยบายที่เป็นลายลักษณ์อักษรและชัดเจนช่วยป้องกันความสับสนและความไม่เป็นธรรม กำหนดความคาดหวังเกี่ยวกับสถานที่และเวลาที่งานเกิดขึ้น และคุ้มครองทั้งองค์กรและบุคลากร แนวปฏิบัติที่คลุมเครือและไม่ได้เขียนไว้มีแนวโน้มเอื้อประโยชน์ต่อผู้ที่ส่งเสียงดังที่สุด และเสียเปรียบผู้ที่มีภาระดูแลครอบครัว
นโยบายที่ดีครอบคลุมคุณสมบัติ วันที่ต้องเข้าทำงานในสำนักงานหากมี ชั่วโมงการทำงานร่วมกันหลัก อุปกรณ์และค่าใช้จ่าย ความปลอดภัยของข้อมูล และวิธีประเมินผลการปฏิบัติงานอย่างเป็นธรรมโดยไม่คำนึงถึงสถานที่ทำงาน ยึดผลลัพธ์เป็นหลัก ไม่ใช่การปรากฏตัว
สิทธิในการขอทำงานทางไกล
ในไอร์แลนด์ พนักงานมีสิทธิตามกฎหมายในการขอทำงานทางไกล และนายจ้างต้องพิจารณาคำขอดังกล่าวผ่านกระบวนการที่กำหนดไว้ พร้อมเหตุผลสำหรับการปฏิเสธใด ๆ ตาม Work Life Balance and Miscellaneous Provisions Act 2023 นอกจากนี้ยังมีสิทธิในการขอการทำงานยืดหยุ่นสำหรับผู้ที่มีภาระดูแลครอบครัวด้วย ในสหราชอาณาจักร พนักงานก็มีสิทธิตามกฎหมายในการขอทำงานยืดหยุ่นตั้งแต่วันแรกเช่นกัน
สิทธิคือการยื่นคำขอและให้คำขอได้รับการพิจารณาอย่างเหมาะสม — ไม่ใช่สิทธิอัตโนมัติที่จะทำงานจากระยะไกล จัดทำกระบวนการที่ชัดเจน มีเอกสารรองรับ สำหรับการจัดการคำขออย่างสม่ำเสมอและภายในกรอบเวลาที่กำหนด และบันทึกเหตุผลเบื้องหลังการตัดสินใจ
สิทธิในการตัดการเชื่อมต่อ
ไอร์แลนด์มี Code of Practice on the Right to Disconnect ซึ่งให้สิทธิพนักงานไม่ต้องทำงานนอกเวลาปกติเป็นประจำ และไม่ถูกลงโทษเพราะปิดการติดต่อ ประเทศสมาชิกสหภาพยุโรปอื่น ๆ หลายแห่งได้ออกมาตรการที่คล้ายกัน และประเด็นนี้กำลังอยู่ในวาระยุโรปมากขึ้นเรื่อย ๆ การทำงานทางไกลทำให้เรื่องนี้สำคัญเป็นพิเศษ เพราะเส้นแบ่งระหว่างบ้านกับสำนักงานอาจเลือนหายไปโดยสิ้นเชิง
มาตรการเชิงปฏิบัติรวมถึงการตกลงบรรทัดฐานการสื่อสาร (เช่น ไม่คาดหวังการตอบกลับนอกเวลางาน) การเคารพเขตเวลาและรูปแบบการทำงาน และผู้นำแสดงพฤติกรรมที่ดีต่อสุขภาพ นโยบายที่ใช้ถ้อยคำถูกต้องแต่ถูกขัดแย้งด้วยการที่ผู้บริหารส่งอีเมลตอนเที่ยงคืนจะไม่มีใครเชื่อ
สุขภาพ ความปลอดภัย และการคุ้มครองข้อมูลที่บ้าน
หน้าที่ดูแลเอาใจใส่ของนายจ้างครอบคลุมถึงสถานที่ทำงานที่บ้าน ให้คำแนะนำเกี่ยวกับการจัดตั้งสถานีงานที่ปลอดภัย พิจารณาการประเมินตนเองเกี่ยวกับอุปกรณ์แสดงผลหน้าจอ และชี้แจงอย่างชัดเจนว่าอุปกรณ์ใดที่บริษัทจัดหาให้ ภาระผูกพันด้านเวลาทำงานยังคงมีผลบังคับใช้ ดังนั้นจึงต้องมั่นใจว่าพนักงานที่ทำงานทางไกลสามารถและได้ใช้ช่วงพักของพวกเขาตาม rest อย่างครบถ้วน
การทำงานทางไกลยังนำมาซึ่งข้อพิจารณาด้านการคุ้มครองข้อมูลภายใต้ GDPR ด้วย ได้แก่ อุปกรณ์ที่ปลอดภัย การเชื่อมต่อที่เข้ารหัส กฎที่ชัดเจนเกี่ยวกับการจัดการข้อมูลส่วนบุคคลและข้อมูลลับที่บ้าน และการกำจัดเอกสารที่พิมพ์ออกมาอย่างปลอดภัย ระบุเรื่องเหล่านี้ไว้ในนโยบายอย่างชัดเจนเพื่อให้พนักงานทราบหน้าที่ของตน
ทำให้รูปแบบการทำงานแบบไฮบริดเป็นธรรมและเชื่อมโยงกัน
ความเสี่ยงทางวัฒนธรรมที่ใหญ่ที่สุดของการทำงานแบบไฮบริดคืออคติจากความใกล้ชิด — แนวโน้มที่จะให้ความสำคัญกับผู้ที่อยู่ในสถานที่จริง ป้องกันสิ่งนี้ในการตัดสินใจเรื่องการเลื่อนตำแหน่ง การพัฒนา และการยกย่อง และตรวจสอบให้แน่ใจว่าเพื่อนร่วมงานที่ทำงานทางไกลมีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลและโอกาสอย่างเท่าเทียมกัน
ใช้ HRIS ของคุณเพื่อบริหารนโยบายอย่างสม่ำเสมอ: บันทึกสถานที่ทำงาน จัดการคำร้องขอทำงานทางไกลและการทำงานยืดหยุ่นผ่านเวิร์กโฟลว์ที่มีเอกสาร และติดตามการอนุมัติ ความสม่ำเสมอคือสิ่งที่ทำให้นโยบายไฮบริดรู้สึกเป็นธรรมและมีเหตุผลรองรับ
