Checklist • เทคโนโลยี HR • 13 นาทีในการอ่าน
การเลือก HRIS: รายการตรวจประเมิน
รายการตรวจสอบอย่างเป็นระบบสำหรับการประเมินและคัดเลือก HRIS ที่สอดคล้องกับข้อกำกับดูแลและความต้องการทางธุรกิจของไอร์แลนด์ สหราชอาณาจักร และยุโรป
เริ่มจากปัญหา ไม่ใช่ตัวผลิตภัณฑ์
ก่อนที่คุณจะดูเดโมใด ๆ ให้เขียนลงไปก่อนว่าคุณกำลังพยายามแก้ไขอะไรอยู่ คุณกำลังจมอยู่กับสเปรดชีต ไม่สามารถรักษาบันทึกที่เป็นไปตามข้อกำหนดได้ มีปัญหาในการรายงานต่อผู้นำองค์กร หรือไม่สามารถขยายการออนบอร์ดได้ใช่หรือไม่ คำอธิบายปัญหาและผลลัพธ์ที่คุณต้องการอย่างชัดเจนจะช่วยให้การประเมินมุ่งเป้าและป้องกันไม่ให้คุณหลงใหลกับฟีเจอร์ที่คุณจะไม่ใช้เลย
ให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเข้ามามีส่วนร่วมตั้งแต่เนิ่น ๆ — HR การเงิน IT และตัวแทนผู้จัดการและพนักงานบางส่วนที่จะใช้งานระบบ ความต้องการของพวกเขาและการสนับสนุนของพวกเขาจะเป็นปัจจัยชี้ขาดความสำเร็จหรือความล้มเหลวของการนำไปใช้
รายการตรวจสอบฟังก์ชันหลัก
ประเมินสิ่งจำเป็น: บันทึกพนักงานส่วนกลาง self-service สำหรับพนักงานและผู้จัดการ การจัดการการลาและการขาดงาน เวิร์กโฟลว์การปฐมนิเทศ การจัดเก็บเอกสารพร้อมลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ การบริหารผลงาน และการรายงานกับการวิเคราะห์ ให้คะแนนแต่ละข้อเทียบกับสิ่งที่ต้องมีและสิ่งที่ควรมี เพื่อให้คุณเปรียบเทียบผู้ขายได้อย่างเป็นกลาง
พิจารณาว่าโมดูลต่าง ๆ ทำงานร่วมกันได้ดีเพียงใด ระบบแบบบูรณาการระบบเดียวมักดีกว่าชุดเครื่องมือที่กระจัดกระจาย เพราะข้อมูลไหลอัตโนมัติและมีแหล่งข้อมูลความจริงเพียงแหล่งเดียว ตรวจสอบว่าพื้นที่ที่คุณสนใจมีความสมบูรณ์จริง ไม่ใช่เพียงส่วนเสริมผิวเผิน
ความสอดคล้องด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบและการคุ้มครองข้อมูล
สำหรับนายจ้างในไอร์แลนด์ สหราชอาณาจักร และสหภาพยุโรป ความเหมาะสมด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดเป็นสิ่งจำเป็น ตรวจสอบว่าระบบรองรับภาระหน้าที่ GDPR ได้แก่ การเข้าถึงแบบอิงบทบาทอย่างละเอียด บันทึกการตรวจสอบ การควบคุมการเก็บรักษา และความสามารถในการตอบ subject access requests ยืนยันว่าข้อมูลโฮสต์อยู่ที่ใดและมีมาตรการคุ้มครองการโอนข้อมูลระหว่างประเทศใดบ้าง
มองหาการรองรับข้อกำหนดในท้องถิ่น เช่น บันทึกเวลาทำงานและการลา การจัดเก็บเอกสาร right-to-work และการรายงาน gender pay gap รวมถึงการรายงาน pay-transparency ที่กำลังจะมาถึง ระบบที่เน้นสหรัฐฯ อาจสมมติว่ามีคุณสมบัติเช่น I-9 หรือ 401(k) ซึ่งไม่เกี่ยวข้องที่นี่ ขณะเดียวกันก็ขาดความสามารถในท้องถิ่นที่คุณต้องการจริง
การเชื่อมต่อ ความสะดวกในการใช้งาน และการสนับสนุน
ระบุระบบที่ HRIS ต้องเชื่อมต่อด้วย — ระบบเงินเดือน ผู้ให้บริการสวัสดิการ ระบบติดตามผู้สมัคร การเงิน ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการเชื่อมต่อที่จำเป็นและได้รับการสนับสนุน โดยอุดมคติควรผ่านระบบนิเวศของพันธมิตรหรือ API แบบเปิด ความสะดวกในการใช้งานสำคัญไม่แพ้กัน: หากระบบใช้งานยาก การยอมรับจะลดลง และคุณจะไม่ได้ประโยชน์ตามที่คาดหวัง
ประเมินคุณภาพของการนำไปใช้และการสนับสนุนต่อเนื่อง สอบถามเกี่ยวกับความช่วยเหลือในการเริ่มใช้งาน การย้ายข้อมูล การฝึกอบรม และผู้ที่คุณจะติดต่อเมื่อเกิดปัญหา การซื้อผ่านพันธมิตรที่ได้รับอนุญาตสามารถเพิ่มความเชี่ยวชาญด้านการนำไปใช้ในท้องถิ่นและจุดรับผิดชอบที่ชัดเจน
ต้นทุนรวมและการตัดสินใจ
มองให้ไกลกว่าราคาต่อพนักงานที่พาดหัว ไปดูต้นทุนการเป็นเจ้าของโดยรวม: การนำไปใช้ การย้ายข้อมูล การเชื่อมต่อระบบ การฝึกอบรม และค่าใช้จ่ายสำหรับโมดูลเพิ่มเติมหรือระดับการสนับสนุนต่าง ๆ จำลองต้นทุนเมื่อคุณเติบโต เพราะราคามักปรับตามจำนวนพนักงาน
สุดท้าย ชั่งน้ำหนักรายการสุดท้ายที่คัดเลือกไว้กับโจทย์ปัญหาและผลลัพธ์เดิมของคุณ ไม่ใช่กับสเปรดชีตคุณสมบัติแยกส่วน การอ้างอิงจากองค์กรที่คล้ายกันและการทดลองใช้จริงด้วยข้อมูลของคุณเองมีคุณค่ามากกว่าการสาธิตการขายที่ขัดเกลาอย่างมาก
