HRIS ทำอะไรได้จริง
ระบบสารสนเทศทรัพยากรบุคคล (HRIS) คือสถานที่เดียวสำหรับเก็บและจัดการข้อมูลพนักงาน และดำเนินกระบวนการประจำวันรอบ ๆ ข้อมูลนั้น ฟังก์ชันที่พบได้ทั่วไป ได้แก่ บันทึกพนักงานส่วนกลาง การติดตามการขาดงานและการลา การเก็บเอกสาร เวิร์กโฟลว์การปฐมนิเทศ เครื่องมือด้านผลงาน การรายงาน และบริการตนเองสำหรับพนักงานและผู้จัดการ
ประโยชน์หลักคือการมีแหล่งข้อมูลอ้างอิงเดียว แทนที่ข้อมูลชุดเดียวกันจะกระจายอยู่ในสเปรดชีตและกล่องจดหมายหลายสิบแห่ง ทุกคนจะทำงานจากบันทึกที่ถูกต้องเพียงชุดเดียว ซึ่งช่วยลดข้อผิดพลาด ประหยัดเวลา และทำให้การรายงานที่อธิบายในบทก่อนหน้าเชื่อถือได้จริง
บริการตนเองมักเป็นฟีเจอร์ที่พนักงานสังเกตเห็นมากที่สุด การให้ผู้คนจองการลา อัปเดตรายละเอียดของตนเอง และค้นหานโยบายได้โดยไม่ต้องส่งอีเมลถึงฝ่าย HR ช่วยลดงานธุรการที่มีมูลค่าต่ำจำนวนมาก และมอบประสบการณ์ที่รวดเร็วและทันสมัยกว่าแก่พนักงาน
สร้างเองหรือซื้อมาใช้
บางองค์กรมีแรงจูงใจที่จะสร้างระบบของตนเอง หรือประกอบระบบจากสเปรดชีตและเครื่องมือทั่วไป แม้ในตอนแรกจะดูประหยัดกว่า แต่ต้นทุนที่แท้จริงรวมถึงการบำรุงรักษาต่อเนื่อง ความปลอดภัย การอัปเดตด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด และต้นทุนค่าเสียโอกาสของเวลาทีมงาน กฎหมายแรงงานและข้อกำหนด GDPR เปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ และระบบที่พัฒนาขึ้นเองต้องตามให้ทัน
การซื้อ HRIS ที่มีอยู่แล้วช่วยกระจายต้นทุนเหล่านั้นไปยังลูกค้าจำนวนมาก และให้ผลิตภัณฑ์ที่ได้รับการบำรุงรักษา ปลอดภัย และอัปเดตโดยผู้จำหน่ายผู้เชี่ยวชาญ สำหรับนายจ้างขนาดเล็กและขนาดกลางส่วนใหญ่ การซื้อเป็นทางเลือกที่เหมาะสม ช่วยให้เวลาภายในอันจำกัดสามารถไปใช้กับงานที่มีเพียงคุณเท่านั้นที่ทำได้
มีทางสายกลาง: ซื้อระบบหลักและกำหนดค่าให้ตรงกับความต้องการของคุณ แทนที่จะสร้างซอฟต์แวร์เฉพาะทาง HRIS ที่ดีควรมีความยืดหยุ่นพอที่จะเข้ากับกระบวนการของคุณได้โดยไม่ต้องพัฒนาแบบกำหนดเอง ซึ่งช่วยให้คุณยังคงอยู่ในเส้นทางการอัปเกรดที่ได้รับการสนับสนุน
เกณฑ์การคัดเลือก
เริ่มจากข้อกำหนดของคุณ ไม่ใช่จากรายการฟีเจอร์ของผู้จำหน่าย ระบุกระบวนการที่สร้างปัญหาให้คุณมากที่สุดในปัจจุบันและความสามารถที่คุณจะต้องใช้เมื่อเติบโต จากนั้นแยกสิ่งที่ต้องมีออกจากสิ่งที่มีแล้วดี การทำเช่นนี้ช่วยให้การสาธิตมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญสำหรับคุณ
ให้ความสำคัญกับการใช้งานได้จริงอย่างมาก ระบบที่ทรงพลังแต่ผู้คนรู้สึกว่ายุ่งยากจะไม่ได้รับการยอมรับ และการยอมรับคือสิ่งที่จะส่งมอบประโยชน์ต่าง ๆ ให้เกี่ยวข้องให้ผู้จัดการและพนักงานที่จะใช้จริงเข้ามามีส่วนร่วม และยืนยันให้มีการทดลองใช้งานจริงแบบลงมือทำแทนการสาธิตการขายที่ดูสวยงาม
สำหรับนายจ้างในไอร์แลนด์ สหราชอาณาจักร และสหภาพยุโรป การปฏิบัติตาม GDPR เป็นสิ่งที่ไม่อาจต่อรองได้ ตรวจสอบว่าโฮสต์ข้อมูลอยู่ที่ใด ผู้ให้บริการมีใบรับรองความปลอดภัยใดบ้าง มีข้อตกลงการประมวลผลข้อมูลที่เหมาะสมหรือไม่ และระบบรองรับสิทธิของเจ้าของข้อมูลและกฎการเก็บรักษาข้อมูลอย่างไร นอกจากนี้ควรยืนยันว่าระบบสะท้อนข้อเท็จจริงในท้องถิ่น เช่น PAYE การลาโดยกฎหมาย และคำศัพท์ที่ถูกต้อง — ไม่ใช่แนวคิดแบบสหรัฐฯ
การนำไปใช้งาน
ระบบที่ดีแต่ติดตั้งใช้งานไม่เหมาะสมย่อมให้คุณค่าน้อย จึงควรปฏิบัติต่อการติดตั้งใช้งานในฐานะโครงการหนึ่งโดยเฉพาะ กำหนดเจ้าของงานภายในองค์กร ตกลงกรอบเวลาที่เป็นจริง และทำความสะอาดข้อมูลเดิมก่อนย้ายเข้าไป — เพราะการนำเข้าข้อมูลที่สกปรกก็เป็นเพียงการย้ายความยุ่งเหยิงไปยังบ้านหลังใหม่
กำหนดค่าระบบให้สอดคล้องกับกระบวนการที่สมเหตุสมผลและตกลงร่วมกัน แทนที่จะจำลองความแปลกเฉพาะทุกอย่างของวิธีทำงานปัจจุบัน การนำระบบมาใช้เป็นช่วงเวลาที่เหมาะสมในการปรับปรุงแนวปฏิบัติที่ไม่สอดคล้องกัน แต่ควรหลีกเลี่ยงการปรับแต่งมากเกินไป ซึ่งจะสะสมความซับซ้อนสำหรับอนาคต
ลงทุนในการฝึกอบรมและการสื่อสาร อธิบายให้พนักงานเข้าใจว่าทำไมการเปลี่ยนแปลงจึงเกิดขึ้นและพวกเขาได้อะไรจากการเปลี่ยนแปลงนั้น จัดการฝึกอบรมที่เหมาะสมกับบทบาท และทำให้การสนับสนุนเข้าถึงได้ง่ายในช่วงสัปดาห์แรก ๆ การยอมรับ ไม่ใช่การติดตั้ง คือมาตรวัดความสำเร็จที่แท้จริง
การสร้างคุณค่าในระยะยาว
ประโยชน์ของ HRIS จะทวีคูณเมื่อข้อมูลสะสมและกระบวนการลงตัว หลังใช้งานจริง ให้ทบทวนว่าระบบถูกใช้อย่างไร เลิกใช้สเปรดชีตเงาที่ตั้งใจจะมาแทนที่ และค่อย ๆ เปิดใช้ฟีเจอร์ที่คุณเลื่อนไว้ในช่วงเริ่มต้น
ทบทวนระบบเป็นระยะเทียบกับความต้องการที่เปลี่ยนไปของคุณ เมื่อคุณเติบโตหรือเข้าสู่ตลาดใหม่ ข้อกำหนดก็จะเปลี่ยน และระบบที่เหมาะกับพนักงานยี่สิบคนอาจต้องกำหนดค่าใหม่สำหรับหนึ่งร้อยคนในหลายประเทศ แพลตฟอร์มที่เลือกอย่างเหมาะสมและได้รับการสนับสนุนจากพันธมิตรผู้มีความรู้เช่น Grouper ควรเติบโตไปพร้อมกับคุณแทนที่จะถ่วงคุณไว้
