تحديد الدور والمواصفات الوظيفية
يبدأ كل تعيين جيد بوضوح بشأن ما الذي توظف من أجله فعلياً. قبل كتابة الإعلان، حدد المسؤوليات الأساسية، والنتائج التي يجب أن يحققها الدور، والمهارات والخبرة المطلوبة فعلياً لتحقيقها. إن الفصل بين المعايير الأساسية والمعايير المرغوبة يجعل الاختيار اللاحق موضوعياً وقابلاً للدفاع.
تؤدي المواصفات الوظيفية ومواصفات الشخص غرضين مختلفين. فالمواصفات الوظيفية تصف العمل؛ بينما تصف مواصفات الشخص السمات التي يحتاجها المرشح. حافظوا على تركيز مواصفات الشخص على القدرات ذات الصلة بالوظيفة، وتجنبوا المعايير التي قد تستبعد بصورة غير مباشرة الفئات المحمية من دون مبرر جيد.
احذروا من لغة الإعلان. ففي كل من أيرلندا والمملكة المتحدة، يحظر قانون التمييز الصياغة التي قد تثني المرشحين لأسباب مثل العمر أو الجنس أو العرق أو الإعاقة أو الدين أو التوجه الجنسي أو الحالة المدنية أو الوضع العائلي. فعبارات مثل 'شاب وديناميكي' أو 'خريج حديث' قد تحمل خطراً لتمييز بسبب العمر حتى لو لم يكن ذلك مقصوداً.
استقطاب المرشحين
توجد قنوات عديدة للوصول إلى المرشحين: صفحة الوظائف الخاصة بك، ولوحات الوظائف، والشبكات المهنية مثل LinkedIn، ووكالات التوظيف، والإحالات من الموظفين الحاليين. ولكل منها تكاليف وعوائد مختلفة، ويستخدم معظم أصحاب العمل مزيجاً منها حسب مستوى الأقدمية وندرة الدور.
يمكن أن تكون برامج إحالة الموظفين فعّالة للغاية للشركات الأصغر، ولكن احذر من أن تؤدي إلى تضييق تنوّع مجموعة المتقدمين لديك. إذا كان الجميع يُعيَّن عبر الشبكات الشخصية لفريق متجانس، فقد تُرسِّخ عن غير قصد نقص التنوع، وهو ما يُعدّ مصدر قلق أخلاقيًا وقانونيًا على حد سواء.
مهما كانت قنوات الاستقطاب التي تستخدمونها، احتفظوا بسجل متسق لمصدر الطلبات وكيفية التعامل معها. فهذا يساعدكم على قياس القنوات الفعالة ويوفر أثراً تدقيقياً إذا تساءل أي مرشح لاحقاً عن كيفية معاملته.
إجراء المقابلات والاختيار
المقابلات المنظمة — حيث يُطرح على كل مرشح الأسئلة الجوهرية نفسها ويُقيَّم وفق معايير محددة — أكثر عدلاً وقدرة على التنبؤ من الأحاديث غير المنظمة. اتفقوا مسبقاً على الأسئلة والتقييم، واستخدموا أكثر من محاور واحداً حيثما أمكن لتقليل التحيز الفردي.
اجعلوا الأسئلة متعلقة بالوظيفة. فالسؤال عن خطط شخص ما لإنجاب الأطفال، أو عمره، أو صحته، أو دينه ليس مجرد ممارسة سيئة، بل قد يرقى إلى تمييز غير قانوني في أيرلندا والمملكة المتحدة. وإذا وُجد شرط مهني حقيقي، فاطلبوا المشورة قبل الاعتماد عليه.
وثّقوا قراراتكم. فالملاحظات القصيرة والموضوعية التي تشرح سبب تقدم كل مرشح أو عدم تقدمه تحميكم إذا ما طُعن في القرار لاحقاً، كما أنها تفرض انضباطاً صحياً يبقي الاختيار مركزاً على الجدارة.
فحوصات حق العمل وما قبل التوظيف
قبل أن يبدأ أي شخص العمل، يجب أن تؤكد أنه مخوّل قانونيًا للعمل لديك. وهذا هو النظير المحلي لما يفعله أصحاب العمل في الولايات المتحدة باستخدام النموذج I-9، ولكن الإجراء يختلف: ففي المملكة المتحدة، يجري أصحاب العمل فحوصات حق العمل المقررة (وعلى نحو متزايد عبر خدمة وزارة الداخلية الإلكترونية أو أحد مقدمي خدمات التحقق من الهوية) ويحتفظون بالأدلة لإثبات وجود عذر نظامي ضد غرامات العمل غير القانوني.
في أيرلندا، يحتاج المواطنون من خارج المنطقة الاقتصادية الأوروبية عمومًا إلى تصريح عمل أو إذن آخر للعمل، ويجب على أصحاب العمل أن يتيقنوا من أن التصريح الصحيح قائم. ولا يحتاج مواطنو المنطقة الاقتصادية الأوروبية والمواطنون السويسريون إلى تصريح للعمل في أيرلندا. تحقّق دائمًا من القواعد الحالية لدى الجهة الحكومية المختصة، إذ تتغير متطلبات الهجرة كثيرًا.
أما الفحوص الأخرى السابقة للتوظيف — مثل المراجع، والتحقق من المؤهلات، وبالنسبة إلى بعض الأدوار، التدقيق عبر Garda vetting في أيرلندا أو DBS في المملكة المتحدة — فينبغي أن تكون متناسبة مع الدور. ولا تجروا إلا الفحوص الضرورية فعلاً، لأن كل فحص ينطوي على معالجة بيانات شخصية.
GDPR في التوظيف
يولّد التوظيف كمية كبيرة من البيانات الشخصية — السير الذاتية، ونماذج الطلب، وملاحظات المقابلات، والمراجع، وأحياناً بيانات من الفئة الخاصة مثل المعلومات الصحية لأغراض التكيف المعقول. وبموجب GDPR وGDPR في المملكة المتحدة، يجب أن يكون لديكم أساس مشروع لمعالجتها، وأن تخبروا المرشحين بكيفية استخدام بياناتهم، وأن تحتفظوا بها فقط للمدة التي تحتاجونها فعلاً.
زوّدوا المتقدمين بإشعار خصوصية واضح للتوظيف يشرح ما تجمعونه، ولماذا، وكم ستحتفظون به، وما حقوقهم بشأنه. ولا تحتفظوا بهدوء بتفاصيل المرشحين غير الناجحين إلى أجل غير مسمى 'تحسباً لحدوث أمر ما' من دون إخبارهم والحصول على أساس مناسب لذلك.
ضعوا فترة احتفاظ محددة بسجلات التوظيف واحذفوا البيانات عند انتهاء مدتها. ومن النهج الشائع الاحتفاظ ببيانات المتقدمين غير الناجحين لمدة محدودة بعد القرار، بما يكفي للدفاع عن مطالبة تمييز محتملة، ثم مسحها بأمان.
