Guide • Compliance • 14 phút đọc
Kiểm tra quyền làm việc tại Ireland và UK
Cách xác minh quyền làm việc của ứng viên tại Ireland và UK, tránh các chế tài đối với lao động bất hợp pháp và lưu giữ hồ sơ tuân thủ.
Tại sao kiểm tra quyền làm việc lại quan trọng
Người sử dụng lao động tại Ireland và UK có nghĩa vụ pháp lý phải bảo đảm rằng mọi người họ tuyển dụng đều được phép làm việc. Làm sai điều này khiến doanh nghiệp đối mặt với các khoản phạt dân sự và, trong những trường hợp nghiêm trọng, cả trách nhiệm hình sự. Đây là quy trình tương đương tại địa phương với quy trình I-9 của US, nhưng các quy tắc, tài liệu và yêu cầu lưu giữ hồ sơ là khác nhau và không được nhầm lẫn.
Cách tiếp cận đúng là kiểm tra nhất quán đối với mọi nhân viên mới, không được chọn lọc, vì việc kiểm tra không nhất quán có nguy cơ dẫn đến khiếu nại phân biệt đối xử. Hãy tích hợp bước kiểm tra vào quy trình hội nhập tiêu chuẩn của bạn để nó diễn ra theo cùng một cách mỗi lần.
Tình hình tại Ireland
Công dân Ireland và EEA/Swiss có quyền làm việc tự động tại Ireland. Công dân ngoài EEA thường cần giấy phép lao động (chẳng hạn Critical Skills Employment Permit hoặc General Employment Permit) hoặc một quyền cho phép việc làm khác, như một số dấu nhập cư nhất định. Department of Enterprise, Trade and Employment quản lý hệ thống giấy phép lao động.
Người sử dụng lao động nên xác minh quốc tịch của người đó và, khi phù hợp, kiểm tra trực tiếp và ghi nhận giấy phép hoặc quyền cư trú nhập cư thích hợp trước khi việc làm bắt đầu. Tuyển dụng một công dân không thuộc EEA mà không có giấy phép bắt buộc là hành vi vi phạm, vì vậy hãy lưu giữ bằng chứng của việc kiểm tra và ghi lịch nhắc bất kỳ ngày hết hạn nào để quyền cho phép được gia hạn kịp thời.
Tình hình tại UK
Tại UK, người sử dụng lao động phải thực hiện một kiểm tra quyền làm việc theo quy định để xác lập biện hộ theo luật định chống lại tiền phạt dân sự đối với việc làm bất hợp pháp. Kể từ Brexit, công dân EU không còn quyền làm việc tự động và phải chứng minh tình trạng của mình, phổ biến nhất là thông qua dịch vụ mã chia sẻ trực tuyến hoặc theo EU Settlement Scheme.
Có ba cách: kiểm tra giấy tờ thủ công, dịch vụ kiểm tra trực tuyến của Home Office (sử dụng mã chia sẻ), hoặc sử dụng Nhà cung cấp Dịch vụ Danh tính được chứng nhận cho một số người giữ giấy tờ nhất định. Hãy tuân thủ chính xác hướng dẫn hiện hành của Home Office, vì danh sách giấy tờ và quy trình được chấp nhận được cập nhật định kỳ.
Hồ sơ, thời điểm và kiểm tra lại
Hãy thực hiện kiểm tra trước khi việc làm bắt đầu, lưu giữ một bản sao rõ ràng, có ngày tháng của bằng chứng trong suốt thời gian làm việc và trong một khoảng thời gian xác định sau đó, và lưu trữ an toàn theo GDPR. Đối với những người có quyền hạn có thời hạn, hãy lên lịch kiểm tra lại trước khi quyền hạn của họ hết hạn.
Một HRIS hỗ trợ bằng cách lưu trữ bằng chứng quyền làm việc trong hồ sơ từng nhân viên với quyền truy cập hạn chế, và bằng cách kích hoạt nhắc nhở trước ngày hết hạn. Điều này biến rủi ro tuân thủ thành một bước thường quy, tự động thay vì điều phụ thuộc vào việc một cá nhân nhớ thực hiện.
