Guide • Compliance • 14 min read
Right-to-work checks in Ireland and the UK
Cách xác minh quyền làm việc của ứng viên tại Ireland và Vương quốc Anh, tránh các khoản phạt do tuyển dụng trái phép, và lưu giữ hồ sơ tuân thủ.
Why right-to-work checks matter
Employers in Ireland and the UK have a legal duty to ensure that everyone they employ is permitted to work. Getting this wrong exposes the business to civil penalties and, in serious cases, criminal liability. It is the local equivalent of the US I-9 process, but the rules, documents and record-keeping requirements are different and must not be conflated.
The right approach is to check consistently for every new hire, not selectively, because inconsistent checking risks discrimination claims. Build the check into your standard onboarding workflow so it happens the same way every time.
Tình hình tại Ireland
Irish and EEA/Swiss nationals have an automatic right to work in Ireland. Non-EEA nationals generally require an employment permit (such as a Critical Skills Employment Permit or a General Employment Permit) or another permission that allows employment, such as certain immigration stamps. The Department of Enterprise, Trade and Employment administers the employment-permit system.
Người sử dụng lao động nên xác minh quốc tịch của cá nhân và, khi có liên quan, trực tiếp xem và ghi nhận giấy phép hoặc quyền nhập cư phù hợp trước khi bắt đầu làm việc. Tuyển dụng công dân không thuộc EEA mà không có giấy phép bắt buộc là hành vi vi phạm, vì vậy hãy lưu bằng chứng của việc kiểm tra và ghi lịch các ngày hết hạn để quyền được gia hạn kịp thời.
Tình hình tại Vương quốc Anh
In the UK, employers must carry out a prescribed right-to-work check to establish a statutory excuse against a civil penalty for illegal working. Since Brexit, EU nationals no longer have an automatic right to work and must evidence their status, most commonly through the online share-code service or under the EU Settlement Scheme.
Có ba cách: kiểm tra tài liệu thủ công, dịch vụ kiểm tra trực tuyến của Home Office (sử dụng share code), hoặc sử dụng Nhà cung cấp Dịch vụ Danh tính được chứng nhận đối với một số loại giấy tờ. Hãy tuân thủ chính xác hướng dẫn hiện hành của Home Office, vì danh mục tài liệu được chấp nhận và quy trình được cập nhật định kỳ.
Hồ sơ, thời điểm và kiểm tra lại
Carry out the check before employment starts, retain a clear dated copy of the evidence for the duration of employment and for a defined period afterwards, and store it securely in line with the GDPR. For people with time-limited permission, schedule a follow-up check before their permission expires.
An HRIS helps by storing right-to-work evidence against each employee record with restricted access, and by triggering reminders ahead of expiry dates. This turns a compliance risk into a routine, automated step rather than something that depends on an individual remembering to act.
