Guide • Compliance • 16 phút đọc
Hướng dẫn chính sách làm việc kết hợp và từ xa (bao gồm quyền ngắt kết nối)
Thiết kế các chính sách làm việc kết hợp và từ xa công bằng, tuân thủ cho các nhóm ở Ireland, UK và EU, bao gồm quyền ngắt kết nối và các yêu cầu làm việc từ xa.
Đặt ra các nguyên tắc nền tảng
Làm việc kết hợp và làm việc từ xa giờ đây là đặc điểm lâu dài của thị trường lao động châu Âu chứ không còn là các sắp xếp tạm thời. Một chính sách bằng văn bản rõ ràng giúp tránh nhầm lẫn và bất công, đặt ra kỳ vọng về nơi và thời điểm công việc diễn ra, đồng thời bảo vệ cả tổ chức lẫn nhân viên của tổ chức. Những chuẩn mực mơ hồ, không được viết ra thường có xu hướng ưu ái người nói lớn nhất và gây bất lợi cho những người có trách nhiệm chăm sóc.
Một chính sách tốt bao gồm điều kiện đủ, số ngày có mặt tại văn phòng nếu có, giờ hợp tác cốt lõi, thiết bị và chi phí, an ninh dữ liệu, và cách đánh giá hiệu suất công bằng bất kể địa điểm. Hãy đặt trọng tâm vào kết quả thay vì sự hiện diện.
Quyền yêu cầu làm việc từ xa
Tại Ireland, người lao động có quyền theo luật định được yêu cầu làm việc từ xa, và người sử dụng lao động phải xem xét các yêu cầu này thông qua một quy trình xác định với lý do cho bất kỳ sự từ chối nào, theo Đạo luật Cân bằng Cuộc sống và Công việc cùng các Quy định Nhiều Nội dung 2023. Cũng có quyền yêu cầu làm việc linh hoạt đối với những người có trách nhiệm chăm sóc. UK cũng trao cho người lao động quyền theo luật định được yêu cầu làm việc linh hoạt ngay từ ngày đầu tiên.
Đó là quyền được yêu cầu và được xem xét đúng đắn — không phải là quyền tự động được làm việc từ xa. Hãy xây dựng một quy trình rõ ràng, có tài liệu để xử lý các yêu cầu một cách nhất quán và trong thời hạn bắt buộc, đồng thời ghi lại lý do đằng sau các quyết định.
Quyền ngắt kết nối
Ireland có Bộ Quy tắc Thực hành về Quyền Ngắt Kết Nối, trao cho người lao động quyền không phải làm việc thường xuyên ngoài giờ bình thường và không bị trừng phạt vì tắt kết nối. Một số quốc gia EU khác đã áp dụng các biện pháp tương tự, và chủ đề này ngày càng xuất hiện trên chương trình nghị sự châu Âu. Làm việc từ xa khiến điều này đặc biệt quan trọng, vì ranh giới giữa nhà và văn phòng có thể hoàn toàn mờ đi.
Các biện pháp thực tế bao gồm thống nhất chuẩn mực giao tiếp (ví dụ, không kỳ vọng trả lời ngoài giờ), tôn trọng múi giờ và mô hình làm việc, và lãnh đạo nêu gương hành vi lành mạnh. Một chính sách nói đúng lời nhưng bị các quản lý cấp cao phủ nhận bằng cách gửi email lúc nửa đêm sẽ không được tin tưởng.
An toàn, sức khỏe và bảo vệ dữ liệu tại nhà
Nghĩa vụ chăm sóc của người sử dụng lao động mở rộng đến nơi làm việc tại nhà. Hãy cung cấp hướng dẫn về cách thiết lập một chỗ làm việc an toàn, cân nhắc tự đánh giá thiết bị màn hình, và nêu rõ thiết bị nào công ty cung cấp. Các nghĩa vụ về thời giờ làm việc vẫn áp dụng, vì vậy hãy bảo đảm rằng nhân viên làm việc từ xa có thể và thực sự nghỉ các rest của họ.
Làm việc từ xa cũng đặt ra các cân nhắc về bảo vệ dữ liệu theo GDPR: thiết bị an toàn, kết nối được mã hóa, quy định rõ ràng về việc xử lý dữ liệu cá nhân và bí mật tại nhà, và việc tiêu hủy an toàn mọi tài liệu in ra. Hãy nêu rõ những điểm này trong chính sách để nhân viên biết nghĩa vụ của mình.
Giữ cho mô hình hybrid công bằng và gắn kết
Rủi ro văn hóa lớn nhất của làm việc hybrid là thiên kiến gần gũi — xu hướng ưu ái những người hiện diện trực tiếp. Hãy ngăn chặn điều này trong các quyết định thăng tiến, phát triển và ghi nhận, và bảo đảm rằng đồng nghiệp làm việc từ xa có quyền tiếp cận thông tin và cơ hội ngang bằng.
Hãy dùng HRIS của bạn để quản lý chính sách một cách nhất quán: ghi nhận địa điểm làm việc, quản lý các yêu cầu làm việc từ xa và làm việc linh hoạt thông qua quy trình được ghi nhận, và theo dõi phê duyệt. Tính nhất quán là điều làm cho chính sách làm việc kết hợp trở nên công bằng và có cơ sở.
