Checklist • Công nghệ nhân sự • 13 phút đọc
Chọn một HRIS: danh sách đánh giá
Một danh sách kiểm tra có cấu trúc để đánh giá và lựa chọn một HRIS phù hợp với nhu cầu tuân thủ và kinh doanh của Ireland, UK và châu Âu.
Hãy bắt đầu bằng vấn đề, không phải sản phẩm
Trước khi xem bất kỳ bản trình diễn nào, hãy viết ra điều bạn đang cố gắng khắc phục. Bạn có đang bị ngập trong bảng tính, không giữ được hồ sơ tuân thủ, gặp khó khăn trong việc báo cáo cho ban lãnh đạo, hay không thể mở rộng quy mô tiếp nhận? Một tuyên bố rõ ràng về các vấn đề và kết quả bạn mong muốn sẽ giữ cho việc đánh giá tập trung và ngăn bạn bị mê hoặc bởi các tính năng bạn sẽ không bao giờ sử dụng.
Hãy lôi kéo các bên liên quan ngay từ đầu — nhân sự, tài chính, IT và một nhóm mẫu gồm quản lý và nhân viên sẽ sử dụng hệ thống. Các yêu cầu của họ, và sự ủng hộ của họ, sẽ quyết định thành bại của việc triển khai.
Danh sách kiểm tra chức năng cốt lõi
Đánh giá các yếu tố thiết yếu: một hồ sơ nhân viên trung tâm, tự phục vụ cho nhân viên và quản lý, quản lý nghỉ phép và vắng mặt, quy trình hội nhập, lưu trữ tài liệu với ký điện tử, quản lý hiệu suất, và báo cáo cùng phân tích. Chấm điểm từng mục theo các yêu cầu bắt buộc và các tính năng mong muốn để bạn có thể so sánh nhà cung cấp một cách khách quan.
Hãy xem xét các mô-đun phối hợp với nhau tốt đến mức nào. Một hệ thống tích hợp duy nhất thường tốt hơn một tập hợp công cụ rời rạc, vì dữ liệu chảy tự động và có một nguồn sự thật duy nhất. Kiểm tra xem các khu vực bạn quan tâm có thực sự trưởng thành hay chỉ là những tiện ích bổ sung hời hợt.
Phù hợp về tuân thủ và bảo vệ dữ liệu
Đối với các nhà tuyển dụng Ireland, UK và EU, mức độ phù hợp về tuân thủ là điều thiết yếu. Hãy kiểm tra rằng hệ thống hỗ trợ các nghĩa vụ GDPR: quyền truy cập chi tiết theo vai trò, ghi nhật ký kiểm toán, kiểm soát lưu giữ, và khả năng đáp ứng các yêu cầu truy cập của chủ thể dữ liệu. Xác nhận nơi dữ liệu được lưu trữ và các biện pháp bảo đảm chuyển dữ liệu quốc tế nào đang được áp dụng.
Hãy tìm hỗ trợ cho các yêu cầu địa phương như hồ sơ thời gian làm việc và nghỉ phép, lưu trữ tài liệu quyền làm việc, và báo cáo khoảng cách lương theo giới cũng như báo cáo minh bạch lương sắp tới. Một hệ thống thiên về US có thể giả định các tính năng như I-9 hoặc 401(k) vốn không liên quan ở đây, trong khi thiếu các năng lực địa phương mà bạn thực sự cần.
Tích hợp, khả năng sử dụng và hỗ trợ
Lập bản đồ các hệ thống mà HRIS phải kết nối — tiền lương, nhà cung cấp phúc lợi, đăng nhập một lần, theo dõi ứng viên, tài chính. Xác nhận rằng các tích hợp cần thiết tồn tại và được hỗ trợ, lý tưởng là thông qua một hệ sinh thái đối tác hoặc API mở. Tính dễ sử dụng cũng quan trọng không kém: nếu hệ thống cồng kềnh, mức độ chấp nhận sẽ giảm và bạn sẽ không nhận được lợi ích.
Đánh giá chất lượng triển khai và hỗ trợ liên tục. Hãy hỏi về hỗ trợ onboarding, di chuyển dữ liệu, đào tạo, và bạn sẽ liên hệ với ai khi có vấn đề. Mua thông qua một đối tác được ủy quyền có thể bổ sung chuyên môn triển khai tại địa phương và một điểm chịu trách nhiệm duy nhất.
Tổng chi phí và quyết định
Hãy nhìn xa hơn mức giá công bố theo đầu người để xem tổng chi phí sở hữu: triển khai, di chuyển dữ liệu, tích hợp, đào tạo và mọi khoản phí cho các mô-đun bổ sung hoặc cấp hỗ trợ cao hơn. Mô hình hóa chi phí theo đà tăng trưởng của bạn, vì giá thường tăng theo quy mô nhân sự.
Cuối cùng, hãy đối chiếu danh sách rút gọn với tuyên bố vấn đề ban đầu và kết quả mong muốn, chứ không chỉ với một bảng tính tính năng riêng lẻ. Các cuộc tham chiếu với những tổ chức tương tự và một lần thử nghiệm thực tế với dữ liệu của chính bạn có giá trị hơn rất nhiều so với một buổi trình diễn bán hàng bóng bẩy.
