Guide • Công nghệ nhân sự • 15 phút đọc
AI trong nhân sự: quản trị và các trường hợp sử dụng thực tiễn
AI thực sự giúp ích cho nhân sự ở đâu, các rủi ro cần quản lý, và cách quản trị việc sử dụng một cách có trách nhiệm theo EU AI Act và GDPR.
Vượt qua sự thổi phồng
Trí tuệ nhân tạo đang được tiếp thị mạnh mẽ cho các nhóm HR, và thật dễ bị cuốn theo những lời hứa đó. Cách tiếp cận khôn ngoan là tập trung vào những nơi AI thực sự giảm gánh nặng hành chính hoặc cải thiện quyết định, trong khi vẫn thận trọng thích đáng với các quyết định nhân sự có mức độ rủi ro cao. AI là công cụ hỗ trợ phán đoán của con người trong HR, chứ không phải để thay thế nó.
Đối với các nhà tuyển dụng châu Âu, còn có một chiều cạnh bổ sung: AI được sử dụng trong bối cảnh việc làm chịu sự chú ý điều tiết cụ thể, vì vậy quản trị phải là một phần của mọi hoạt động áp dụng ngay từ đầu chứ không phải là điều làm sau.
Các trường hợp sử dụng thực tiễn, rủi ro thấp hơn
Những lợi ích an toàn nhất nằm ở năng suất và hành chính. AI có thể soạn thảo bản mô tả công việc và bản nháp đầu tiên của chính sách, tóm tắt các tài liệu dài, trả lời các câu hỏi thường xuyên của nhân viên thông qua một trợ lý tri thức, và giúp phân tích các phản hồi khảo sát dạng văn bản tự do ở quy mô lớn. Trong mọi trường hợp, một con người xem xét và phê duyệt đầu ra.
Những ứng dụng này tiết kiệm thời gian mà không đưa ra các quyết định hệ trọng về cá nhân. Đây là điểm tốt để xây dựng sự tự tin và hiểu biết trước khi xem xét bất kỳ điều gì ảnh hưởng đến tuyển dụng hoặc kết quả hiệu suất.
Các trường hợp sử dụng rủi ro cao hơn cần xử lý cẩn trọng
Sử dụng AI để sàng lọc hoặc xếp hạng ứng viên, đánh giá hiệu suất, hoặc cung cấp thông tin cho các quyết định về lương, thăng tiến hoặc sa thải là rủi ro cao hơn rất nhiều. Những hệ thống này có thể nhúng và khuếch đại thiên kiến, thường thiếu minh bạch, và có thể ảnh hưởng đến sinh kế của con người. Chúng đòi hỏi sự xem xét nghiêm ngặt, giám sát của con người và, trong nhiều trường hợp, khả năng giải thích cách một quyết định được đưa ra.
GDPR hạn chế các quyết định hoàn toàn tự động tạo ra hiệu lực pháp lý hoặc hiệu lực tương tự đáng kể đối với cá nhân, và trao cho họ quyền được can thiệp và giải thích bởi con người. Các quyết định tuyển dụng và hiệu suất thường rơi vào phạm vi này, vì vậy một con người phải vẫn nắm quyền kiểm soát thực chất.
Bối cảnh quy định
EU AI Act đưa ra một khuôn khổ dựa trên rủi ro và phân loại một số hệ thống AI được sử dụng trong việc làm — như các hệ thống dùng cho tuyển dụng, phân bổ công việc và đánh giá — là rủi ro cao, với các nghĩa vụ liên quan đến quản lý rủi ro, chất lượng dữ liệu, minh bạch, giám sát của con người và lưu giữ hồ sơ. Người sử dụng lao động triển khai các hệ thống như vậy sẽ có nghĩa vụ ngay cả khi công cụ do bên thứ ba xây dựng.
Điều này song hành với các nghĩa vụ theo GDPR và, tại Ireland và UK, các biện pháp bảo vệ của luật lao động chống phân biệt đối xử. Trước khi triển khai bất kỳ AI nào ảnh hưởng đến quyết định về con người, hãy hiểu chế độ nào áp dụng và yêu cầu của nó là gì — và nhớ rằng các nhà cung cấp tập trung vào Hoa Kỳ có thể không được xây dựng với những nghĩa vụ châu Âu này trong tâm trí.
Một khuôn khổ quản trị đơn giản
Thiết lập quản trị rõ ràng trước khi áp dụng: một danh mục các công cụ AI đang dùng, đánh giá rủi ro cho từng công cụ, giám sát của con người được xác định, tính minh bạch với nhân viên về cách AI được sử dụng, và một quy trình để nhân viên thách thức quyết định. Bao gồm đánh giá tác động bảo vệ dữ liệu khi dữ liệu cá nhân được xử lý ở quy mô lớn hoặc theo những cách nhạy cảm.
Hãy tập hợp nhân sự, pháp lý, bảo vệ dữ liệu và IT để cùng chịu trách nhiệm về việc này. Khi được triển khai một cách thận trọng và được quản trị tốt, AI có thể giải phóng các nhóm nhân sự khỏi công việc thường nhật để họ tập trung vào phán đoán mang tính con người mà máy móc không thể thay thế — suy cho cùng, đó chính là mục đích của nghề này.
