Thực sự HRIS làm gì
Hệ thống thông tin nhân sự (HRIS) là một nơi duy nhất để lưu trữ và quản lý dữ liệu nhân viên và vận hành các quy trình hằng ngày xoay quanh dữ liệu đó. Các tính năng điển hình bao gồm hồ sơ nhân viên trung tâm, theo dõi nghỉ ốm và nghỉ phép, lưu trữ tài liệu, quy trình onboarding, công cụ đánh giá hiệu suất, báo cáo và tự phục vụ cho nhân viên và quản lý.
Lợi ích cốt lõi là một nguồn sự thật duy nhất. Thay vì cùng một dữ liệu tồn tại trong hàng chục bảng tính và hộp thư, mọi người làm việc từ một hồ sơ chính xác duy nhất. Điều đó giảm sai sót, tiết kiệm thời gian và làm cho việc báo cáo được mô tả ở chương trước thực sự đáng tin cậy.
Tự phục vụ thường là tính năng mà nhân viên chú ý nhiều nhất. Cho phép mọi người đăng ký nghỉ phép, cập nhật thông tin của chính họ và tìm chính sách mà không cần gửi email cho HR sẽ loại bỏ một phần lớn công việc hành chính ít giá trị và mang đến cho nhân viên trải nghiệm nhanh hơn, hiện đại hơn.
Tự xây dựng hay mua sẵn
Một số tổ chức bị cám dỗ tự xây dựng hệ thống của riêng mình hoặc ghép một hệ thống từ bảng tính và các công cụ chung. Ban đầu điều này có vẻ rẻ hơn, nhưng chi phí thực sự bao gồm bảo trì liên tục, bảo mật, cập nhật tuân thủ và chi phí cơ hội từ thời gian của nhóm bạn. Các yêu cầu của luật lao động và GDPR thay đổi, và một hệ thống tự phát triển phải theo kịp.
Mua một HRIS đã được thiết lập giúp phân bổ các chi phí đó trên nhiều khách hàng và mang đến cho quý vị một sản phẩm được duy trì, bảo mật và cập nhật bởi một nhà cung cấp chuyên môn. Đối với hầu hết các nhà tuyển dụng quy mô nhỏ và vừa, mua là lựa chọn thực tế, giải phóng thời gian nội bộ khan hiếm cho những công việc chỉ quý vị mới có thể làm.
Có một con đường trung gian: mua một hệ thống lõi và cấu hình nó theo nhu cầu của quý vị thay vì xây dựng phần mềm tùy biến. Một HRIS tốt đủ linh hoạt để phù hợp với quy trình của quý vị mà không cần phát triển tùy chỉnh, nhờ đó quý vị vẫn nằm trên lộ trình nâng cấp được hỗ trợ.
Tiêu chí lựa chọn
Hãy bắt đầu từ yêu cầu của quý vị, không phải từ danh sách tính năng của nhà cung cấp. Liệt kê các quy trình đang gây khó khăn nhất hiện nay và các năng lực quý vị sẽ cần khi phát triển, rồi tách những yêu cầu bắt buộc khỏi những điều mong muốn. Điều này giữ cho các buổi trình diễn tập trung vào những gì quan trọng với quý vị.
Hãy đánh giá cao tính dễ sử dụng. Một hệ thống mạnh nhưng khiến mọi người thấy khó hiểu sẽ không được áp dụng, và chính việc áp dụng mới tạo ra lợi ích. Hãy lôi kéo các quản lý và nhân viên thực sự sẽ sử dụng nó, và yêu cầu dùng thử thực tế thay vì các buổi trình diễn bán hàng được trau chuốt.
Đối với người sử dụng lao động ở Ireland, UK và EU, việc tuân thủ GDPR là điều không thể thương lượng. Hãy kiểm tra dữ liệu được lưu trữ ở đâu, nhà cung cấp có những chứng nhận bảo mật nào, liệu có cung cấp thỏa thuận xử lý dữ liệu phù hợp hay không, và hệ thống hỗ trợ quyền của chủ thể dữ liệu cũng như các quy tắc lưu trữ như thế nào. Đồng thời xác nhận hệ thống phản ánh các thực tế địa phương như PAYE, nghỉ phép theo luật định và thuật ngữ chính xác — không phải các khái niệm của Hoa Kỳ.
Triển khai
Một hệ thống tốt nhưng triển khai kém sẽ mang lại rất ít giá trị, vì vậy hãy xem việc triển khai như một dự án độc lập. Chỉ định một người phụ trách nội bộ, thống nhất một mốc thời gian thực tế và làm sạch dữ liệu hiện có trước khi di chuyển — nhập dữ liệu lộn xộn chỉ đơn giản là chuyển sự lộn xộn sang một nơi mới.
Cấu hình hệ thống để phù hợp với các quy trình hợp lý, đã được thống nhất thay vì sao chép mọi nét riêng lẻ trong cách quý vị làm việc hiện nay. Triển khai là thời điểm lý tưởng để chỉnh lý các thực hành không nhất quán, nhưng hãy tránh tùy biến quá mức, vì điều đó sẽ tích tụ sự phức tạp cho tương lai.
Hãy đầu tư vào đào tạo và truyền thông. Giải thích cho nhân viên lý do thay đổi đang diễn ra và lợi ích họ nhận được, cung cấp đào tạo phù hợp với từng vai trò, và bảo đảm hỗ trợ luôn sẵn sàng trong những tuần đầu tiên. Việc được áp dụng, chứ không phải cài đặt, mới là thước đo thực sự của thành công.
Tạo giá trị theo thời gian
Lợi ích của một HRIS sẽ tăng lên khi dữ liệu tích lũy và các quy trình dần ổn định. Sau khi go-live, hãy xem xét cách hệ thống đang được sử dụng, loại bỏ các bảng tính song song mà hệ thống được thiết kế để thay thế, và dần dần bật các tính năng mà quý vị đã hoãn trong lần triển khai ban đầu.
Hãy xem xét lại hệ thống định kỳ theo nhu cầu đang thay đổi của quý vị. Khi quý vị phát triển hoặc bước vào thị trường mới, các yêu cầu sẽ thay đổi, và một hệ thống phù hợp với hai mươi nhân viên có thể cần được cấu hình lại cho một trăm nhân viên ở nhiều quốc gia. Một nền tảng được lựa chọn tốt, được hỗ trợ bởi một đối tác am hiểu như Grouper, nên phát triển cùng quý vị chứ không cản trở quý vị.
