Đặt mục tiêu rõ ràng
Mọi người làm việc hiệu quả hơn khi họ hiểu điều gì được kỳ vọng ở họ và điều đó gắn kết như thế nào với tổ chức rộng lớn hơn. Mục tiêu được xây dựng tốt phải cụ thể, đo lường được và có thời hạn, đồng thời tập trung vào kết quả thay vì chỉ là hoạt động. Các khung như mục tiêu SMART hoặc OKR tinh gọn có thể hữu ích, nhưng khung không quan trọng bằng sự rõ ràng.
Hãy thống nhất mục tiêu một cách hợp tác khi có thể. Những mục tiêu mà một người đã góp phần hình thành sẽ tạo ra cam kết cao hơn nhiều so với những chỉ tiêu áp đặt từ trên xuống. Hãy xem xét lại chúng trong năm thay vì cố định nguyên trạng, vì các ưu tiên kinh doanh luôn thay đổi.
Phân biệt giữa cái được hoàn thành và cách nó được hoàn thành. Hành vi và giá trị quan trọng không kém kết quả đầu ra thuần túy, đặc biệt trong các nhóm nhỏ nơi hành vi của một người ảnh hưởng đến mọi người. Phản ánh cả hai chiều cạnh trong mục tiêu sẽ cho bức tranh hiệu suất đầy đủ và công bằng hơn.
Đánh giá và thẩm định
Một cuộc đánh giá chính thức là cơ hội để lùi lại, xem xét thực trạng và lập kế hoạch cho phía trước. Cuộc đánh giá không nên có bất ngờ: nếu một quản lý đã cung cấp phản hồi trung thực trong suốt năm, thì đánh giá chỉ đơn giản là tổng hợp lại những gì đã được thảo luận. Những cuộc đánh giá bất ngờ đưa ra chỉ trích chưa từng được nêu trước đó sẽ làm tổn hại lòng tin và hiếm khi cải thiện hiệu suất.
Hãy giữ quy trình tương xứng với quy mô của quý vị. Các hệ thống chấm điểm phức tạp và phân phối bắt buộc có thể tạo ra nhiều ma sát hơn là giá trị trong một doanh nghiệp nhỏ. Một cuộc trao đổi có cấu trúc nhưng mang tính con người, được ghi chép ngắn gọn, thường là đủ.
Hãy cảnh giác với các thiên kiến thường gặp: đánh giá dựa trên các sự kiện gần đây thay vì cả giai đoạn, để một đặc điểm nổi trội hoặc yếu kém làm lu mờ mọi thứ, hoặc chấm mọi người ở mức trung bình để tránh các cuộc trao đổi khó khăn. Chỉ cần nhận biết đơn giản các xu hướng này đã giúp tăng tính công bằng.
Phản hồi hằng ngày
Công cụ mạnh mẽ nhất về hiệu suất là phản hồi kịp thời, cụ thể được đưa ra trong quá trình làm việc bình thường. Sự ghi nhận được đưa ra ngay sẽ củng cố công việc tốt, trong khi một mối quan ngại được nêu ra sớm sẽ dễ giải quyết hơn nhiều so với việc để dồn lại hàng tháng trời. Các buổi trao đổi một - một thường xuyên tạo ra không gian cho cả hai.
Phản hồi hiệu quả là cụ thể và tập trung vào hành vi và tác động thay vì tính cách. Mô tả điều gì đã xảy ra, tác động của nó là gì và điều gì sẽ tốt hơn vào lần sau sẽ hữu ích hơn và ít gây phòng thủ hơn so với một kết luận chung về con người.
Phản hồi nên diễn ra theo hai chiều. Mời nhóm của bạn cho biết điều gì đang và không đang hiệu quả sẽ xây dựng niềm tin và thường bộc lộ các vấn đề — với quy trình, công cụ hoặc khối lượng công việc — mà không biểu mẫu đánh giá nào có thể ghi nhận.
Kế hoạch cải thiện hiệu suất
Khi hiệu suất liên tục thấp hơn kỳ vọng dù đã được phản hồi, một kế hoạch cải thiện hiệu suất (PIP) sẽ cung cấp một lộ trình có cấu trúc và được ghi chép đầy đủ. Một PIP công bằng nêu rõ các thiếu sót cụ thể, tiêu chuẩn cần đạt, hỗ trợ sẽ được cung cấp, khung thời gian thực tế và các hệ quả nếu tình hình không cải thiện.
Một PIP phải là nỗ lực thực sự nhằm giúp một người thành công, chứ không phải là một thủ tục giấy tờ để biện minh cho một quyết định sa thải đã được định sẵn. Khi tiếp cận một cách chân thành, PIP thường đảo ngược tình trạng hiệu suất; khi tiếp cận với thái độ hoài nghi, chúng làm xói mòn niềm tin và hiếm khi đứng vững trước sự xem xét nếu sau này bị thách thức.
Hãy lưu hồ sơ đồng thời trong suốt quá trình: bản kế hoạch, các cuộc họp rà soát, phản hồi đã đưa ra và mọi điều chỉnh. Những hồ sơ này là thiết yếu nếu tình hình cuối cùng dẫn đến chấm dứt hợp đồng và tính công bằng của quy trình bị đặt câu hỏi.
Rủi ro sa thải và quy trình công bằng
Sa thải một người vì hiệu suất kém đi kèm rủi ro pháp lý thực sự ở Ireland và UK, nơi những nhân viên đủ thời gian làm việc được bảo vệ khỏi việc sa thải không công bằng. Không có chế độ việc làm tùy ý chấm dứt như ở Hoa Kỳ; bạn cần cả lý do công bằng lẫn quy trình công bằng.
Một quy trình công bằng thường có nghĩa là nhân viên hiểu tiêu chuẩn yêu cầu, nhận được cảnh báo rõ ràng và có cơ hội thực sự để cải thiện, được phép có người đại diện tại các cuộc họp chính thức, và có quyền kháng cáo. Bỏ qua những bước này có thể khiến một quyết định chấm dứt hợp đồng vốn có cơ sở trở nên không công bằng.
Một số trường hợp sa thải mặc nhiên là không công bằng bất kể thời gian làm việc — ví dụ, các trường hợp liên quan đến mang thai, hoạt động công đoàn, tố giác hoặc thực thi một quyền theo luật định. Khi có bất kỳ sự phức tạp nào, hãy xin tư vấn chuyên môn trước khi hành động; chi phí tư vấn thường thấp hơn nhiều so với chi phí của một khiếu nại thành công trước WRC hoặc tòa án lao động.
