Những hồ sơ bạn phải lưu giữ
Người sử dụng lao động có trách nhiệm duy trì một số hồ sơ nhất định cho mọi nhân viên. Ở Ireland, điều này bao gồm các chi tiết như tên, số PPS, ngày làm việc, và — đặc biệt quan trọng — hồ sơ chứng minh việc tuân thủ các quy định về thời giờ làm việc, bao gồm số giờ làm việc, các giờ nghỉ rest và nghỉ phép hằng năm. WRC có thể kiểm tra các hồ sơ này, và việc không lưu giữ chúng là một hành vi vi phạm độc lập.
Tại Vương quốc Anh, người sử dụng lao động phải lưu giữ hồ sơ đủ để chứng minh tuân thủ Mức Lương Tối Thiểu Quốc Gia và Mức Lương Sống Quốc Gia, giới hạn thời gian làm việc, và các nghĩa vụ tiền lương đối với HMRC. Các khoản thanh toán theo luật định như lương ốm đau và nghỉ phép gia đình cũng cần có hồ sơ hỗ trợ.
Ngoài mức tối thiểu pháp lý nghiêm ngặt, việc lưu một hồ sơ nhân sự nhất quán cho từng nhân viên, bao gồm hợp đồng, thư từ quan trọng, hồ sơ hiệu suất và lịch sử đào tạo, là điều hợp lý. Hồ sơ được tổ chức tốt giúp công việc HR hằng ngày nhanh hơn và vô cùng giá trị nếu phát sinh tranh chấp.
GDPR, lưu trữ dữ liệu và bảo mật
Hồ sơ nhân viên là dữ liệu cá nhân, vì vậy GDPR (tại Ireland và EU) và UK GDPR (tại Vương quốc Anh) áp dụng đầy đủ. Quý vị phải xử lý dữ liệu một cách hợp pháp, giữ cho dữ liệu chính xác, hạn chế quyền truy cập đối với những người cần đến nó và bảo vệ dữ liệu trước mất mát hoặc tiết lộ trái phép. Dữ liệu thuộc nhóm đặc biệt, chẳng hạn như sức khỏe hoặc tư cách thành viên công đoàn, được hưởng thêm các biện pháp bảo vệ.
Lưu trữ là một điểm yếu thường gặp. Nguyên tắc giới hạn lưu trữ của GDPR có nghĩa là bạn không nên giữ dữ liệu cá nhân lâu hơn mức cần thiết. Hãy thiết lập một lịch lưu trữ bằng văn bản phản ánh cả các thời hạn lưu trữ tối thiểu theo luật định — ví dụ, hồ sơ thời giờ làm việc và tiền lương — và nhu cầu thực tế để tự bảo vệ trước các khiếu nại tiềm tàng, sau đó xóa dữ liệu khi các thời hạn đó kết thúc.
Nhân viên có các quyền đối với dữ liệu của họ, bao gồm quyền truy cập. Hãy sẵn sàng phản hồi yêu cầu truy cập của chủ thể dữ liệu trong thời hạn luật định (thường là một tháng), và bảo đảm rằng các quản lý hiểu rằng ghi chú không chính thức về nhân sự cũng có thể thuộc phạm vi này. Đào tạo bất kỳ ai xử lý dữ liệu nhân sự về các nguyên tắc vệ sinh bảo vệ dữ liệu cơ bản.
Hợp đồng lao động
Hợp đồng lao động là nền tảng của mối quan hệ và là điểm tham chiếu cho hầu như mọi tranh chấp. Hợp đồng nên rõ ràng, hợp pháp và phù hợp với bản tuyên bố bằng văn bản về các điều khoản mà quý vị có nghĩa vụ cung cấp. Các điều khoản có thể là điều khoản rõ ràng (bằng văn bản hoặc lời nói) hoặc được suy diễn bởi pháp luật, tập quán hoặc hành vi.
Hãy cẩn trọng với các điều khoản hạn chế cạnh tranh, điều khoản thử việc, thời gian báo trước và mọi quy định về thưởng hoặc hoa hồng. Những điều khoản không rõ ràng, không hợp lý hoặc trái với quyền theo luật định có thể không thể thực thi, và bạn không thể loại trừ các quyền lợi theo luật định của người lao động bằng hợp đồng.
Rà soát định kỳ các mẫu hợp đồng. Luật lao động thay đổi, và một mẫu được soạn vài năm trước có thể không còn phản ánh các yêu cầu hiện hành — ví dụ, các thay đổi đối với chế độ ốm đau có trả lương theo luật ở Ireland hoặc thời điểm ban hành bản tuyên bố bằng văn bản ở UK.
Các nghĩa vụ liên tục đối với WRC, HMRC và Revenue
Ở Ireland, bảng lương vận hành thông qua hệ thống PAYE của Revenue, với báo cáo theo thời gian thực về tiền lương và các khoản khấu trừ trong mỗi kỳ trả lương. Người sử dụng lao động phải vận hành PAYE, PRSI và USC đúng cách và lưu giữ hồ sơ nền tảng. WRC thực thi pháp luật về quyền lao động và có thể tiến hành kiểm tra, vì vậy hồ sơ thời giờ làm việc, nghỉ phép và tiền lương của bạn phải đầy đủ.
Tại Vương quốc Anh, người sử dụng lao động báo cáo tiền lương và các khoản khấu trừ cho HMRC theo thời gian thực thông qua PAYE, khấu trừ thuế thu nhập và Bảo hiểm Quốc gia. Nghĩa vụ tự động ghi danh hưu trí được giám sát bởi The Pensions Regulator. Cũng như tại Ireland, hồ sơ chính xác là nền tảng cho tất cả những việc này.
Các nghĩa vụ báo cáo này là đặc thù của Hoa Kỳ: các biểu mẫu tương đương của Mỹ như mẫu khấu trừ W-4 và bảng kê lương W-2 không áp dụng ở đây. Nếu quý vị bắt gặp hướng dẫn đề cập đến chúng, hãy coi đó là dành riêng cho Hoa Kỳ và thay vào đó hãy tham chiếu đến báo cáo theo thời gian thực PAYE tại Ireland và Vương quốc Anh.
Chính sách và sổ tay nhân viên
Một sổ tay nhân viên tập hợp các chính sách chủ chốt của bạn — quy trình khiếu nại và kỷ luật, phẩm giá tại nơi làm việc, bảo vệ dữ liệu, an toàn và sức khỏe, và nghỉ phép — vào một nơi dễ tiếp cận. Nó đặt ra kỳ vọng, thúc đẩy tính nhất quán và hỗ trợ việc ra quyết định công bằng, có thể bảo vệ được.
Chính sách không nên chỉ để cất trên kệ. Hãy truyền thông, áp dụng nhất quán và rà soát khi pháp luật và thực tiễn thay đổi. Một sổ tay được tuân thủ tốt là bằng chứng mạnh mẽ cho một quy trình công bằng; một sổ tay bị bỏ qua có thể còn tệ hơn là không có.
