Tiền hòa nhập: khoảng cách giữa lời mời làm việc và ngày bắt đầu
Khoảng thời gian giữa thư mời làm việc đã ký và ngày làm việc đầu tiên thường bị lãng phí, trong khi lại có ảnh hưởng mạnh đến ấn tượng ban đầu của nhân viên mới. Hãy sử dụng giai đoạn này để hoàn tất giấy tờ, đặt mua thiết bị, thiết lập tài khoản và chia sẻ thông tin thực tế như nơi đến, giờ phải có mặt và người cần liên hệ.
Đây cũng là thời điểm để ban hành bản tuyên bố bằng văn bản về các điều khoản lao động. Ở Ireland, người sử dụng lao động phải cung cấp một số điều khoản cốt lõi của việc làm bằng văn bản trong vòng năm ngày kể từ khi bắt đầu, với bản tuyên bố đầy đủ hơn trong vòng một tháng; tại UK, bản tuyên bố các chi tiết phải được cung cấp chậm nhất là ngày đầu tiên làm việc. Đáp ứng các thời hạn này là yêu cầu pháp lý, không phải là sự thiện chí.
Một lời chào mừng ngắn gọn, thân thiện từ quản lý hoặc nhóm trước ngày bắt đầu sẽ giảm bớt căng thẳng trong ngày đầu và cho thấy rằng người mới được mong đợi và trân trọng. Những cử chỉ nhỏ ở giai đoạn này giúp họ hòa nhập nhanh hơn và tăng khả năng giữ chân sớm.
Tuần đầu tiên
Tuần đầu tiên nên cân bằng giữa hành chính thiết yếu và sự kết nối con người thực sự. Hãy bao quát các nhu cầu thực tiễn — quyền truy cập hệ thống, đào tạo an toàn và sức khỏe, các chính sách chủ chốt và chi tiết tiền lương — nhưng đừng để giấy tờ lấn át việc giới thiệu đồng nghiệp và giải thích cách nhóm thực sự vận hành.
Chỉ định một người đồng hành hoặc đầu mối liên hệ không phải là quản lý trực tiếp. Có một người dễ tiếp cận để hỏi những câu hỏi 'ngớ ngẩn' sẽ giúp học nhanh hơn và giảm áp lực cho cả quản lý lẫn nhân viên mới.
Đặt ra kỳ vọng rõ ràng, khiêm tốn cho tuần đầu tiên. Nhân viên mới hiếm khi tạo ra đầu ra có ý nghĩa ngay lập tức, và việc giả định ngược lại sẽ tạo ra căng thẳng không cần thiết. Mục tiêu của tuần đầu là định hướng, không phải năng suất.
Những ngày đầu tiên 90
Một kế hoạch 90 ngày có cấu trúc sẽ định hình những tháng đầu và làm cho tiến độ trở nên hữu hình đối với cả hai bên. Hãy chia thành các giai đoạn sơ bộ — học hỏi và quan sát, sau đó đóng góp dưới sự hướng dẫn, rồi làm việc độc lập hơn — với các mục tiêu cụ thể và các buổi kiểm tra ở từng giai đoạn.
Các buổi trao đổi một-đối-một thường xuyên trong giai đoạn này có giá trị hơn nhiều so với một lần đánh giá duy nhất vào cuối kỳ. Phản hồi thường xuyên, không chính thức giúp quý vị điều chỉnh sớm và trấn an nhân sự mới rằng họ đang đi đúng hướng. Điều này cũng giúp phát hiện mọi mối quan ngại khi vẫn còn thời gian để xử lý.
Hãy lưu giữ ghi chú về các cuộc trao đổi này. Nếu sau này cần gia hạn thời gian thử việc hoặc vai trò không phù hợp, hồ sơ được ghi chép đầy đủ về sự hỗ trợ và phản hồi đã cung cấp sẽ bảo vệ cả hai bên và chứng minh một quy trình công bằng.
Quản lý thời gian thử việc một cách công bằng
Thời gian thử việc cho phép cả người sử dụng lao động và người lao động đánh giá liệu vai trò đó có phù hợp hay không. Hãy quy định rõ thời hạn trong hợp đồng — thường là ba đến sáu tháng — và nêu rõ khi nào và như thế nào sẽ được xem xét. Lưu ý rằng các quyền theo luật định áp dụng từ ngày đầu tiên và các quyền đối với thời gian làm việc ngắn vẫn có hiệu lực trong thời gian thử việc; thử việc không làm vô hiệu các bảo vệ về việc làm.
Lưu ý rằng chế độ việc làm tùy ý chấm dứt, vốn quen thuộc ở Hoa Kỳ, không tồn tại ở Ireland, UK hoặc EU. Bạn không thể sa thải một người vì bất kỳ lý do nào hoặc không có lý do theo ý muốn. Ngay cả trong và ngay sau thời gian thử việc, việc chấm dứt hợp đồng phải có lý do công bằng và, ngày càng hơn, phải theo một quy trình công bằng; một số lý do (như phân biệt đối xử hoặc tố giác) mặc nhiên là không công bằng bất kể thời gian làm việc.
Nếu hiệu suất trong thời gian thử việc là mối quan ngại, hãy nêu vấn đề kịp thời và bằng văn bản, giải thích điều gì cần cải thiện và cho họ một cơ hội thực tế để làm điều đó. Nếu bạn quyết định gia hạn thử việc, hãy xác nhận điều này trước khi giai đoạn ban đầu kết thúc và ghi lại lý do.
Đo lường xem quy trình tiếp nhận có hiệu quả hay không
Nên đo lường hiệu quả onboarding vì tác động của nó thể hiện sớm ở tỷ lệ giữ chân và thời gian đạt năng suất. Một khảo sát ngắn tại 30, 60 và 90 ngày sẽ ghi nhận cảm nhận được hỗ trợ của nhân viên mới và làm nổi bật các khoảng trống lặp lại trong quy trình của bạn.
Đặc biệt theo dõi tình trạng nghỉ việc sớm. Nếu mọi người thường xuyên rời đi trong vài tháng đầu tiên, vấn đề thường nằm ở những cam kết tuyển dụng không thực tế, onboarding yếu hoặc xác định vai trò kém, chứ không phải ở chính cá nhân đó.
