Xác định vai trò và bản mô tả công việc
Mọi lần tuyển dụng tốt đều bắt đầu bằng sự rõ ràng về việc bạn thực sự đang tuyển cho điều gì. Trước khi viết một thông báo tuyển dụng, hãy xác định rõ các trách nhiệm cốt lõi, kết quả mà vị trí phải mang lại, và các kỹ năng cùng kinh nghiệm thực sự cần thiết để đạt được chúng. Việc tách tiêu chí thiết yếu khỏi tiêu chí mong muốn giúp quá trình sàng lọc sau này của bạn khách quan và có cơ sở.
Bản mô tả công việc và bản mô tả ứng viên phục vụ các mục đích khác nhau. Bản mô tả công việc nói về công việc; bản mô tả ứng viên nói về các phẩm chất mà ứng viên cần có. Hãy giữ bản mô tả ứng viên tập trung vào năng lực liên quan đến công việc, và tránh các tiêu chí có thể gián tiếp loại trừ các nhóm được bảo vệ mà không có lý do chính đáng.
Hãy cẩn trọng với ngôn ngữ trong tin tuyển dụng của bạn. Ở cả Ireland và UK, luật phân biệt đối xử cấm cách diễn đạt có thể ngăn cản ứng viên vì các lý do như tuổi tác, giới tính, chủng tộc, khuyết tật, tôn giáo, xu hướng tính dục, tình trạng dân sự hoặc tình trạng gia đình. Các cụm từ như 'trẻ trung và năng động' hoặc 'mới tốt nghiệp' có thể mang rủi ro phân biệt đối xử theo tuổi tác dù không có chủ ý.
Tìm kiếm ứng viên
Có nhiều kênh để tìm ứng viên: trang tuyển dụng của chính bạn, các bảng việc làm, mạng lưới chuyên môn như LinkedIn, các công ty tuyển dụng, và giới thiệu từ nhân viên hiện tại. Mỗi kênh có chi phí và hiệu quả khác nhau, và đa số nhà tuyển dụng sử dụng kết hợp tùy theo cấp bậc và mức độ khan hiếm của vị trí.
Các chương trình giới thiệu nhân viên có thể rất hiệu quả đối với các doanh nghiệp nhỏ hơn, nhưng cần lưu ý tránh để chúng làm thu hẹp sự đa dạng của nhóm ứng viên. Nếu mọi người đều được tuyển dụng thông qua mạng lưới cá nhân của một đội ngũ đồng nhất, quý vị có thể vô tình củng cố tình trạng thiếu đa dạng, điều này vừa là vấn đề đạo đức vừa là vấn đề pháp lý.
Dù bạn sử dụng kênh tìm kiếm nào, hãy lưu giữ hồ sơ nhất quán về nguồn ứng tuyển đến từ đâu và cách chúng được xử lý. Điều này giúp bạn đo lường kênh nào hiệu quả và cung cấp dấu vết kiểm toán nếu một ứng viên từng đặt câu hỏi về cách họ được đối xử.
Phỏng vấn và lựa chọn
Phỏng vấn có cấu trúc — nơi mỗi ứng viên được hỏi cùng một nhóm câu hỏi cốt lõi và được chấm điểm theo các tiêu chí xác định — công bằng hơn và dự đoán tốt hơn các cuộc trò chuyện không có cấu trúc. Hãy thống nhất trước các câu hỏi và cách chấm điểm, và nếu có thể hãy dùng hơn một người phỏng vấn để giảm thiên kiến cá nhân.
Hãy giữ câu hỏi liên quan đến công việc. Hỏi về kế hoạch sinh con, tuổi tác, sức khỏe hoặc tôn giáo của ai đó không chỉ là thực hành kém mà còn có thể cấu thành phân biệt đối xử trái pháp luật ở Ireland và UK. Nếu tồn tại một yêu cầu nghề nghiệp chính đáng, hãy xin tư vấn trước khi dựa vào nó.
Hãy ghi chép các quyết định của bạn. Các ghi chú ngắn, mang tính sự kiện giải thích vì sao mỗi ứng viên được hoặc không được tiến tiếp sẽ bảo vệ bạn nếu một quyết định sau này bị thách thức, đồng thời tạo ra kỷ luật lành mạnh giúp việc lựa chọn tập trung vào năng lực.
Kiểm tra quyền làm việc và trước tuyển dụng
Trước khi ai đó bắt đầu làm việc, quý vị phải xác nhận họ có quyền làm việc hợp pháp cho quý vị. Đây là phiên bản tương đương tại địa phương với những gì các nhà tuyển dụng tại Hoa Kỳ thực hiện bằng Mẫu I-9, nhưng quy trình khác nhau: tại Vương quốc Anh, người sử dụng lao động thực hiện các kiểm tra quyền làm việc theo quy định (ngày càng thông qua dịch vụ trực tuyến của Home Office hoặc nhà cung cấp dịch vụ danh tính) và lưu giữ bằng chứng để thiết lập lý do miễn trừ theo luật định đối với các khoản phạt lao động bất hợp pháp.
Tại Ireland, công dân ngoài EEA nhìn chung cần giấy phép lao động hoặc sự cho phép khác để làm việc, và người sử dụng lao động phải tự bảo đảm rằng giấy phép phù hợp đã được cấp. Công dân EEA và Thụy Sĩ không cần giấy phép để làm việc tại Ireland. Luôn kiểm tra các quy định hiện hành với bộ phận chính phủ có liên quan, vì các yêu cầu nhập cư thay đổi thường xuyên.
Các kiểm tra trước tuyển dụng khác — tham chiếu, xác minh bằng cấp và, đối với một số vai trò nhất định, kiểm tra thông qua Garda vetting ở Ireland hoặc DBS ở UK — nên tương xứng với vai trò. Chỉ thực hiện các kiểm tra thực sự cần thiết, vì mỗi kiểm tra đều liên quan đến việc xử lý dữ liệu cá nhân.
GDPR trong tuyển dụng
Tuyển dụng tạo ra khối lượng lớn dữ liệu cá nhân — CV, đơn ứng tuyển, ghi chú phỏng vấn, thư giới thiệu và đôi khi là dữ liệu thuộc nhóm đặc biệt như thông tin sức khỏe cho mục đích bố trí điều chỉnh hợp lý. Theo GDPR và UK GDPR, bạn phải có cơ sở pháp lý để xử lý dữ liệu này, thông báo cho ứng viên về cách dữ liệu của họ sẽ được sử dụng, và chỉ lưu giữ trong thời gian thực sự cần thiết.
Cung cấp cho ứng viên một thông báo quyền riêng tư về tuyển dụng rõ ràng, giải thích bạn thu thập những gì, vì sao, trong bao lâu và các quyền của họ đối với dữ liệu đó. Đừng âm thầm giữ thông tin của các ứng viên không được tuyển vô thời hạn 'phòng khi có việc gì đó phát sinh' mà không thông báo cho họ và không có căn cứ phù hợp để làm như vậy.
Thiết lập thời hạn lưu trữ rõ ràng cho hồ sơ tuyển dụng và xóa dữ liệu khi thời hạn đó hết hiệu lực. Cách làm phổ biến là giữ dữ liệu của ứng viên không được tuyển trong một thời gian giới hạn sau khi ra quyết định, đủ để tự bảo vệ trước một khiếu nại phân biệt đối xử tiềm tàng, rồi xóa an toàn dữ liệu đó.
