Thông tin HR • 10 PHÚT ĐỌC
Hiểu về GDPR dành cho Bộ phận Nhân sự
APR 2, 2026
Các bộ phận Nhân sự xử lý dữ liệu cá nhân nhạy cảm mỗi ngày. Dưới đây là hướng dẫn bằng ngôn ngữ dễ hiểu về các nghĩa vụ GDPR và cách tuân thủ.
Kiến thức cơ bản về GDPR dành cho Nhân sự
Quy định Bảo vệ Dữ liệu Chung của Vương quốc Anh (UK GDPR) và quy định tương đương của EU chi phối cách dữ liệu cá nhân được thu thập, lưu trữ, sử dụng và xóa. Đối với các bộ phận Nhân sự, dữ liệu cá nhân bao gồm mọi thứ từ đơn xin việc đến phiếu lương và hồ sơ ốm đau. Sáu nguyên tắc bảo vệ dữ liệu là tính hợp pháp, công bằng và minh bạch; giới hạn mục đích; giảm thiểu dữ liệu; tính chính xác; giới hạn lưu trữ; và tính toàn vẹn, bảo mật. Nhân sự phải có khả năng chứng minh việc tuân thủ cả sáu nguyên tắc.
Legal bases for processing employee data
Every HR data processing activity must have a legal basis. The most common for employees are: performance of a contract (processing payroll data to pay an employee), legal obligation (maintaining right-to-work records), and legitimate interests (monitoring email use on company devices for security purposes). Special category data, which includes health information, racial or ethnic origin, and biometric data, requires an additional condition: most commonly explicit consent or necessity for employment law purposes.
Employee rights you must honour
Employees have the right to access their personal data (subject access requests must be responded to within one month), the right to have inaccurate data corrected, the right to erasure in some circumstances, and the right to restrict processing. Establish a clear process for handling these requests, train your HR team to recognise them, and ensure you can retrieve the relevant data from your HRIS quickly. Late or incomplete responses can result in regulatory action.
Các lĩnh vực rủi ro cao đối với Nhân sự
Certain HR activities carry higher data protection risk: automated decision-making in recruitment (using AI to screen CVs), the transfer of employee data to third-party payroll providers, the collection of biometric data for time-and-attendance systems, and the use of employee monitoring tools. Conduct a Data Protection Impact Assessment (DPIA) before implementing any new technology that processes special category data or involves automated decisions affecting individuals.
