HR-інсайти • 10 ХВ ЧИТАННЯ
Розуміння GDPR для HR-департаментів
APR 2, 2026
HR-департаменти щодня працюють із конфіденційними персональними даними. Ось практичний посібник щодо зобов’язань за GDPR і способів забезпечити відповідність.
Основи GDPR для HR
Загальний регламент про захист даних Великої Британії (UK GDPR) та його еквівалент в ЄС регулюють, як персональні дані збираються, зберігаються, використовуються та видаляються. Для HR-департаментів персональні дані включають усе: від заяви на роботу до розрахункового листка та запису про лікарняний. Шість принципів захисту даних — це законність, добросовісність і прозорість; обмеження мети; мінімізація даних; точність; обмеження строку зберігання; а також цілісність і конфіденційність. HR має бути в змозі продемонструвати дотримання всіх шести принципів.
Legal bases for processing employee data
Every HR data processing activity must have a legal basis. The most common for employees are: performance of a contract (processing payroll data to pay an employee), legal obligation (maintaining right-to-work records), and legitimate interests (monitoring email use on company devices for security purposes). Special category data, which includes health information, racial or ethnic origin, and biometric data, requires an additional condition: most commonly explicit consent or necessity for employment law purposes.
Employee rights you must honour
Employees have the right to access their personal data (subject access requests must be responded to within one month), the right to have inaccurate data corrected, the right to erasure in some circumstances, and the right to restrict processing. Establish a clear process for handling these requests, train your HR team to recognise them, and ensure you can retrieve the relevant data from your HRIS quickly. Late or incomplete responses can result in regulatory action.
Зони підвищеного ризику для HR
Certain HR activities carry higher data protection risk: automated decision-making in recruitment (using AI to screen CVs), the transfer of employee data to third-party payroll providers, the collection of biometric data for time-and-attendance systems, and the use of employee monitoring tools. Conduct a Data Protection Impact Assessment (DPIA) before implementing any new technology that processes special category data or involves automated decisions affecting individuals.
