Användarvillkor

3.1 BambooHR-plattformen

BambooHR is a human resources information system and people-management platform designed to assist organisations with managing employee information, human resources processes and workforce administration.

Beroende på Kundens prenumeration kan Tjänsterna inkludera funktionalitet som rör:

• employee records
• introduktion och avslut
• rekrytering och ansöknarspårning
• tid och närvaro
• leave management
• performance management
• compensation management
• förmånsadministration
• lönrelaterade tjänster
• employee experience
• rapportering och analys
• elektroniska signaturer
• integrations
• APIs
• funktioner för artificiell intelligens
• andra HR-relaterade tjänster

3.2 Grouper’s roll

Grouper provides the Customer with European commercial, implementation, support, service-management and related services in connection with BambooHR. Grouper may procure or arrange the relevant BambooHR subscriptions on behalf of the Customer. BambooHR remains the Technology Provider for the underlying BambooHR software.

3.3 Beställningsformulär

The Customer will purchase Services through an applicable Order Form. Each Order Form forms part of this Agreement. If there is a conflict between an Order Form and this Agreement, the Order Form shall take precedence in relation to the specific commercial terms expressly identified in that Order Form, except where this Agreement expressly states otherwise.

3.4 Tilläggstjänster

Additional Services may be subject to Additional Terms. Where Additional Terms directly conflict with this Agreement, the Additional Terms shall take precedence solely in relation to the relevant Additional Service.

4.1 Right to Use the Services

Förutsatt att de tillämpliga Avgifterna betalas och detta avtal följs, beviljas Kunden en begränsad, icke-exklusiv, icke-överlåtbar och icke-subbensionsbar rätt under den tillämpliga Prenumerationsperioden att tillåta sina Auktoriserade Användare att få tillgång till och använda Tjänsterna för Kundens interna affärsändamål. Äganderätt till Tjänsterna eller den underliggande programvaran överförs inte till Kunden.

4.2 Behöriga Användare

Kunden ansvarar för att avgöra vilka individer som har behörighet att få åtkomst till sitt konto. Kunden ska säkerställa att:

• inloggningsuppgifter inte delas
• user access is promptly removed when no longer required
• administrativa behörigheter hanteras på ett lämpligt sätt
• users comply with this Agreement
• inloggningsuppgifter hålls konfidentiella och säkra

4.3 Närstående Bolag och Uppdragstagare

Kunden får tillåta anställda och entreprenörer hos sina Överföringar att använda Tjänsterna till Kundens fördel, under förutsättning att Kunden förblir ansvarig för deras efterlevnad av detta Avtal.

8.1 Äganderätt

The Customer retains all right, title and interest in Customer Data. Neither Grouper nor BambooHR acquires ownership of Customer Data by providing the Services.

8.2 Kundens ansvar

Kunden är ansvarig för:

• närheten av Kunddata
• lagligheten av Kunddata
• avgöra vilken information som laddas upp
• upprätthålla en lämplig laglig grund för Personuppgifter
• ska erhållas erforderliga tillstånd eller samtycken
• tillhandahålla erforderliga sekretessmeddelanden
• ensuring that Customer Data does not infringe third-party rights

8.3 Behandling av Kunddata

Customer Data may be processed only as reasonably necessary to provide, implement, configure, secure and support the Services, respond to Customer instructions, comply with Applicable Law, or as otherwise permitted under the DPA.

8.4 Data Processing Agreement

Where Grouper Processes Personal Data on behalf of the Customer, the DPA forms part of this Agreement. If there is a conflict concerning the Processing of Personal Data, the following order of precedence shall apply:

• obligatorisk Tillämplig Dataskyddslag
• tillämpliga internationella överföringsvillkor
• DPA:t
• this Agreement
• den tillämpliga Orderformen, om inte Orderformen uttryckligen säger att den åsidosätter DPA

9.1 Lagring inom EES

Kundens personuppgifter kopplade till Grouper’s europeiska BambooHR-tjänst lagras och är lagrade inom EES. Den primära hosting‑platsen är Irland.

9.2 Säkerhetskopior och katastrofåterställning

Säkerhetskopior och katastrofåterställningskopior som innehåller kundens personuppgifter förvaras inom EES där de utgör en del av den europeiska tjänstemiljön.

9.3 Sub-processors

Where a Sub-processor stores Customer Personal Data for the European service, the relevant Customer Personal Data shall remain stored within the EEA.

9.4 Åtkomst utanför EES

Åtagandet om lagring inom EES innebär inte nödvändigtvis att all behörig supportåtkomst fysiskt måste ske från EES. När åtkomst från ett land utanför EES undantagsvis krävs ska Grouper säkerställa att sådan åtkomst begränsas till vad som rimligen är nödvändigt, är korrekt godkänd, omfattas av lämpliga tekniska och avtalsmässiga kontroller, följer Tillämplig Dataskyddslagstiftning och använder en lämplig mekanism för internationell överföring när lagen kräver det. Sådan åtkomst ska inte ändra Kundpersonuppgifternas lagringsplats inom EES, såvida inte Kunden uttryckligen instruerar något annat och ändringen är tillåten enligt lag.

10.1 Säkerhetsåtgärder

Grouper shall maintain commercially reasonable and appropriate technical and organisational measures designed to protect Customer Data against accidental or unlawful destruction, loss, alteration, disclosure, access and other unauthorised Processing. Measures may include encryption, access controls, multi-factor authentication, role-based permissions, network protection, audit logging, monitoring, backup controls, vulnerability management, incident-response procedures, disaster recovery, business continuity and security awareness and training.

10.2 Kundens säkerhetsansvar

Kunden ansvarar för att hantera sina användare och behörigheter, upprätthålla säkra inloggningsuppgifter, aktivera säkerhetsfunktioner där det krävs, omgående inaktivera konton som inte behövs, skydda integrationer och API-inloggningsuppgifter samt omgående underrätta Grouper vid misstanke om obehörig åtkomst.

10.3 Säkerhetsincidenter

När Grouper får kännedom om en bekräftad Personuppgiftsincident som påverkar Kundpersonuppgifter ska Grouper underrätta Kunden utan onödigt dröjsmål och i enlighet med DPA:t. Om tillämpligt DPA anger en särskild tidsfrist för underrättelse ska den tidsfristen gälla.

11.1 Tillgänglighet

Grouper ska med kommersiellt rimliga ansträngningar, tillsammans med Teknikleverantören, göra Tjänsterna tillgängliga dygnet runt alla dagar i veckan, med förbehåll för schemalagt underhåll, akut underhåll, Force Majeure, internet- eller telekommunikationsfel, Kundens system eller nätverk, Tjänster från tredje part, säkerhetskrav samt omständigheter utanför Grouper rimliga kontroll. Om inget annat åtagande specificeras i ett Order Form eller tjänsteplan ska den månatliga tillgängligheten vara 98 procent.

11.2 Support

Om inget annat anges i ett Beställningsformulär är Grouper:s standardsupport tillgänglig under irländsk kontorstid, kritiska incidenter kan övervakas utanför ordinarie kontorstid, incidenter prioriteras efter allvarlighetsgrad och verksamhetspåverkan och Kunden måste tillhandahålla den rimliga information och medverkan som krävs för att utreda en incident. Mål för svarstider kan beskrivas i tillämplig policy för support och tjänstenivåer.

14.1 Avgifter

Kunden ska betala de avgifter som anges i varje tillämplad orderformulär. Om inget annat anges i en orderformulär är avgifterna exklusive moms och övriga tillämpliga skatter.

14.2 Betalningsintervall

Den betalningsfrekvens som anges i ett Order Form ( beställningsformulär ) bestämmer endast när avgifter faktureras och betalas. Den bestämmer inte eller ändrar inte längden på kundens prenumerationsperiod. För tydlighetens skull, om ett Order Form anger en tolvmånadersprenumerationsperiod är kunden kontraktsenligt bunden till tjänsterna under hela tolvmånadersperioden oavsett om avgifter faktureras eller betalas månatligen, kvartalsvis, årligen eller enligt annan överenskommen betalningsplan. Betalning av prenumerationsavgifter i månatliga avbetalningar skapar inte en månad-till-månad-prenumeration och ger inte kunden en månatlig avbeställningsrätt.

14.3 Årliga åtaganden betalda månadsvis

När Kunden ingår ett tolvförmånskêche eller annat fast prenumerationsavtal men tillåts betala prenumerationsavgifterna i månatliga delbetalningar:

• (a) varje månadsbetalning utgör en del av de totala avgifterna som ålagts för hela prenumerationsperioden;
• (b) Kunden förblir ansvarig för alla avgifter som förfaller under hela prenumerationsperioden;
• (c) Kunden får inte säga upp prenumerationsperioden i förväg för bekvämlighet;
• (d) avbokning av en betalningsinstruktion eller misslyckande att använda Tjänsterna upphäver inte prenumerationsperioden eller befriar Kunden från att betala avgifter;
• (e) om överenskommelsen eller den berörda orderformuläret upphör av Grouper på grund av Kundens väsentliga avbrott, ska eventuella obetalda avgifter som åtgärdats för resten av prenumerationsperioden bli omedelbart förfallna och ska erläggas, med beaktande av gällande lagstiftning.

14.4 Employee Numbers and Usage

Where pricing is based upon employee headcount, users, modules, usage or another variable measure, Fees may be adjusted in accordance with the actual level of usage. An increase in employee headcount, products, modules or other chargeable usage may result in additional Fees during the Subscription Term where provided for in the Order Form. A decrease in employee headcount does not reduce any minimum contractual commitment stated in an Order Form unless expressly agreed otherwise.

14.5 Tilläggstjänster

Additional Services purchased during an existing Subscription Term may be charged on a pro-rata basis for the remainder of the applicable billing period unless otherwise specified in the relevant Order Form.

14.6 Skatter

Kunden ansvarar för tillämplig mervärdesskatt och övriga skatter, tullar eller myndighetsavgifter, utöver de skatter som tas ut på Grouper’s nettoinkomst.

14.7 Sen betalning

If an undisputed invoice remains unpaid after its due date, Grouper may charge interest to the extent permitted by Applicable Law. Before suspending Services solely for non-payment, Grouper shall provide reasonable notice and an opportunity to remedy the outstanding payment.

15.1 Abonnemangsperiod

Varje Tjänst tillhandahålls under den prenumerationsperiod som anges i tillämplig orderformulär. En prenumerationsperiod kan vara en fast-periodprenumeration, inklusive en tolv månader eller längre prenumeration, eller, där det uttryckligen anges i orderformuläret, en månad-till-månad-prenumeration. Om inte en orderformulär uttryckligen anger att prenumerationen är månad-till-månad, ska prenumerationen behandlas som en fast-periodsprenumeration för den period som anges i orderformuläret.

15.2 Tidsbestämt åtagande

Ett fastställt prenumerationsperiod är ett fast och icke-avbrytbart avtalsåtagande för hela den period som anges i det tillämpliga orderformuläret. Kunden får inte avsluta, avbryta eller minska en fast prenumerationsperiod i förebyggande syfte före utgången av den prenumerationsperioden. Detta gäller oavsett om avgifter betalas månadsvis, kvartalsvis, årligen eller på annat sätt, kundens faktiska användningsnivå av tjänsterna, förändringar i kundens affärsbehov, förändringar i antal anställda förutom där orderformuläret uttryckligen föreskriver en motsvarande prisjustering, eller ett beslut från kunden att sluta använda tjänsterna. Inget i denna avsnitt begränsar någon parts uttryckliga rätt att avsluta vid väsentligt avtalsbrott, insolvens eller annan uppsägningsgrund som särskilt föreskrivs i detta avtal.

15.3 Exempel på tolv månaders prenumeration

Where an Order Form specifies a twelve-month Subscription Term, the Customer is committed for the full twelve months. If the Customer pays the annual Subscription Fees in twelve monthly instalments, the Customer remains committed to the full twelve-month Subscription Term. The Customer cannot terminate the subscription after, for example, three, six or nine months merely by giving notice. Any notice of non-renewal given during the twelve-month Subscription Term applies only to the renewal that would otherwise commence after the current twelve-month Subscription Term expires.

15.4 Automatic Renewal

Unless otherwise specified in the Order Form, each fixed Subscription Term shall automatically renew for a further period of twelve months at the end of the then-current Subscription Term. The renewal becomes a new Subscription Term and, once commenced, is itself a fixed and non-cancellable commitment for its full duration.

15.5 Notice of Non-Renewal

Båda parter kan förhindra automatisk förnyelse genom att lämna den andra parten skriftligen minst 90 dagar före utgången av den dåvarande prenumerationsperioden. En uppsägnelse om icke-förnyelse:

• upphör inte eller förlänger inte den nuvarande prenumerationsperioden;
• skapar inte rätt till återbetalning för någon del av den aktuella prenumerationsperioden;
• frigör inte Kunden från att betala avgifter som förfaller under den aktuella prenumerationsperioden; och
• träder i kraft först vid utgången av den då gällande prenumerationsperioden.

15.6 Misslyckad förlängning med försenad icke-förnyelse

If the Customer does not give valid notice of non-renewal at least 90 days before the end of the current Subscription Term, the subscription shall automatically renew for the next Subscription Term. Once the renewal Subscription Term begins, the Customer is committed to that renewed Subscription Term for its full duration.

15.7 Månad-till-månad-prenumerationer

Denna sektion gäller endast när en orderformulär uttryckligen anger att Kunden har köpt en månad-till-månad-prenumeration. En månad-till-månad-prenumeration förnyas för på varandra följande månatliga perioder tills den sägs upp i enlighet med den tillämpliga orderformulären. Om orderformulären inte anger något annat får Kunden säga upp en månad-till-månad-prenumeration genom skriftlig uppsägning före slutet av den då gällande månatliga prenumerationsperioden, där uppsägningen träder i kraft vid slutet av den perioden. En kund som betalar månadsvis under en tolv månaders eller annan fast prenumerationsperiod räknas inte som en månad-till-månads-kund i syfte att denna sektion.

15.8 Pris för den aktuella prenumerationsperioden

Except where expressly permitted by the applicable Order Form, Grouper will not increase the base Subscription Fee during an existing fixed Subscription Term. This does not prevent changes to Fees arising from increased employee headcount, increased usage, additional products, Additional Services, taxes, changes to a variable charging component or other adjustments expressly provided for in the Order Form.

15.9 Prisändringar för förnyelseperioder

Grouper kan ändra de prenumerationsavgifter som gäller för en framtida förnyad prenumerationsperiod genom att informera Kunden minst 60 dagar innan den nya prissättningen träder i kraft. En prisändring som meddelas enligt denna sektion gäller för nästa förnyade prenumerationsperiod och ändrar inte, om inte annat uttryckligen tillåts någon annanstans i överenskommelsen, de avgifter som ska betalas för den nuvarande fasta prenumerationsperioden.

15.10 Samband mellan prismeddelande och icke-förnyelsemeddelande

Den 60-dagars prisändringsperioden och den 90-dagars uppsägningsperioden för icke-förnyelse är separata. En prisavisering som tillhandahålls av Grouper förlänger inte, startar om eller upphäver Kundens skyldighet att lämna 90 dagar före utgången av den nuvarande prenumerationsperioden om Kunden inte önskar förnya. Följaktligen, när Kunden önskar förhindra förnyelse, måste den lämna sin uppsägnelse om icke-förnyelse minst 90 dagar före slutet av den nuvarande prenumerationsperioden, oavsett när en prisavisering utfärdas. En prisändringsavisering öppnar inte upp eller förlänger Kundens icke-förnyelsefönster. Om 90-dagarsdeadlinen för icke-förnyelse redan har passerat, är Kunden fortfarande bunden till nästa förnyade prenumerationsperiod trots senare prisändringsavisering, förutsatt att tillämplig lag kräver annars.

16.1 Ingen uppsägning av bekvämlighet under en fast prenumerationsperiod

Såvida inte ett månads- till månadsprenumerationsavtal eller där en uttrycklig uppsägningsrätt uppstår enligt detta Avtal, har Kunden ingen rätt att avsluta en fast prenumerationstid för bekvämlighet. Att lämna 90 dagars uppsägning enligt avsnitt 15.5 är endast en uppsägning pgaicke-förnyelse. Det är inte en uppsägningsvarsel för den aktuella prenumerationstiden. Ingen bestämmelse i detta Avtal ska tolkas som att tillåta Kunden att säga upp en tolvmånaders- eller annan fast prenumerationstid enbart genom att lämna 60 dagar, 90 dagar eller någon annan uppsägningstid.

16.2 Tillfälligt stopp

Grouper får tillfälligt stoppa åtkomsten till hela eller delar av Tjänsterna när det rimligen är nödvändigt på grund av att:

• (a) omstridiga avgifter är väsentligen förfallen;
• (b) Kunden gör materiell överträdelse av användningsvillkoren;
• (c) Kundens användning skapar en betydande risk för säkerhet, integritet eller tillgänglighet;
• (d) Grouper har rimliga skäl att misstänka bedrägeri eller olaglig verksamhet;
• (e) avstängning krävs enligt tillämplig lag eller myndighet;
• (f) ett tillfälligt stopp rimligen är nödvändigt för att förhindra väsentlig skada för Grouper, BambooHR, en annan kund eller en tredje part.

16.3 Uppsägning för väsentligt brott

Either party may terminate this Agreement or an affected Order Form if the other party commits a material breach and, where the breach is capable of remedy, fails to remedy that breach within thirty days after receiving written notice requiring it to be remedied. This Section provides a termination right for cause and is not a termination-for-convenience right.

16.4 Insolvens

Either party may terminate where the other party ceases to carry on business, becomes insolvent, enters liquidation other than for a solvent restructuring, has a receiver, examiner or equivalent office holder appointed over a material part of its assets, or becomes subject to an analogous insolvency proceeding, in each case to the extent permitted by Applicable Law.

16.5 Väsentligt dataskyddsbrott

The Customer may terminate the affected Services where Grouper commits a material breach of its obligations under the applicable DPA and fails to remedy the breach within the applicable cure period where that breach is capable of remedy.

16.6 Verkan av utgång eller upphörande

Vid utgång eller laglig uppsägning:

• Kundens rätt att använda de berörda Tjänsterna upphör;
• förfallna avgifter blir betalningsskyldiga;
• Kunddata ska hanteras i enlighet med DPA;
• varje part ska behandla den andra partens Konfidentiella Information i enlighet med detta Avtal;
• bestämmelser som ska fortsätta gälla ska fortsätta att gälla.

16.7 Avgifter efter Kundöverträdelse

När Grouper upphör en fast prenumerationstid på grund av Kundens ouppfyllda väsentliga överträdelse ska alla uppgående prenumerationsavgifter för återstående del av den perioden förbli betalbara och kan förfalla omedelbart, i den mån det tillåts av Tillämplig lag.

16.8 Ingen återbetalning för oanvända fasta-tids-tjänster

Except where this Agreement expressly provides otherwise, Fees paid or payable for a fixed Subscription Term are non-refundable. The Customer is not entitled to a refund or credit merely because:

• kunden upphör att använda tjänsterna;
• antalet anställda minskar;
• kunden önskar byta till en annan leverantör;
• interna omständigheter förändras;
• kunden lämnar förtida uppsägning av förnyelse; eller
• kunden längre inte behöver tjänsterna.

18.1 Grouper:s och BambooHR:s teknik

Grouper, BambooHR and their respective licensors retain all right, title and interest in the Services, software, Documentation, APIs, interfaces, technology, designs, methodologies, underlying systems and related intellectual property. The Customer receives only the contractual access and usage rights expressly granted under this Agreement.

18.2 Kunddata

Kunden behåller äganderätten till Kunddata.

18.3 Återkoppling

När Kunden lämnar förslag, idéer eller feedback rörande Tjänsterna, Grouper och BambooHR kan använda den feedbacken för att förbättra sina produkter och tjänster, förutsatt att sådan användning inte kräver avslöjande av Kundens Konfidentiella Information.

18.4 Aggregerade data

Subject to Applicable Law, aggregated or appropriately de-identified information may be used for analytics, benchmarking, product improvement and service optimisation where it does not identify the Customer or an individual.

24.1 Indemnity by Grouper

Under denna överenskommelse ska Grouper försvara Kunden mot en berättigad tredje partsanspråk som hävdar att auktoriserad användning av Tjänsterna inkräktar i tredje partens immaterialrättigheter. Grouper har inget ansvar i den utsträckning ett anspråk uppstår på grund av ändringar som görs av Kunden, sammansättning med obehörig teknik, Kundens specifikationer, användning i strid med Dokumentationen eller denna överenskommelse, eller fortsatt användning efter att Grouper har tillhandahållit ett rimligt ickebrottsligt alternativ.

Where a qualifying infringement claim occurs or is reasonably likely to occur, Grouper may obtain the right for the Customer to continue using the affected Service, replace or modify it so that it becomes non-infringing without materially reducing functionality, or terminate the affected Service and refund prepaid Fees attributable to the unused portion of the affected Subscription Term.

24.2 Indemnity by Customer

Kunden ska hålla Grouper skadeslös mot berättigade tredje partsanspråk som uppstår till följd av olagliga Kunddata, överträdelse av tredje parts rättigheter av Kunddata, olaglig användning av Tjänsterna, Kundens väsentliga brott mot denna överenskommelse eller beslut eller åtgärder rörande anställning som Kunden är ansvarig för, förutom i den mån orsakat av Grouper’s brott, vårdslöshet eller uppsåtlig misskötsamhet.

24.3 Förfarande

A party seeking indemnification shall promptly notify the indemnifying party, provide reasonable co-operation and permit the indemnifying party to control the defence and settlement, provided that no settlement may impose liability, an admission of wrongdoing or a material non-financial obligation upon the indemnified party without its consent.

25.1 Undantagna förluster

Under förbehåll av avsnitt 25.2 ska vardera parten inte hållas ansvarig för indirekt, särskilt, straffbart eller följdskada. Ingen av parterna ska hållas ansvarig för förlust av vinst, intäkter, förväntade besparingar eller affärsmöjlighet i den utsträckning sådana förluster är indirekta eller följdskador.

25.2 Ansvar som inte kan uteslutas

Nothing in this Agreement excludes or limits liability for death or personal injury caused by negligence, fraud or fraudulent misrepresentation, wilful misconduct, or liability that cannot lawfully be excluded or limited.

25.3 Ansvar för dataskydd

Med hänsyn till avsnitt 25.2 ska varje parts sammanlagda Ansvar vid brott mot sina avtalsenliga dataskyddsplikter inte överstiga €2 000 000.

25.4 Ansvar för immateriella rättigheter

Med hänsyn till avsnitt 25.2 ska varje parts sammanlagda ansvar vid intrång i immateriella rättigheter inte överstiga €2 000 000.

25.5 Allmänt ansvar

Med hänsyn till Avsnitten 25.2 till 25.4 ska varje parts sammanlagda ansvar som uppkommer enligt eller i samband med denna överenskommelse inte överstiga den större av €1 000 000 eller 125 procent av Avgifterna som betalats eller ska betalas under den berörda Orderformuläret under de tolv månaderna före händelsen som ger upphov till anspråket.