Guide • Compliance • 16 min read
Hybrid and remote work policy guide (incl. right to disconnect)
Design fair, compliant hybrid and remote policies for Irish, UK and EU teams, covering the right to disconnect and remote-work requests.
Att fastställa spelreglerna
Hybrid and remote working are now permanent features of the European labour market rather than temporary arrangements. A clear written policy prevents confusion and inequity, sets expectations around where and when work happens, and protects both the organisation and its people. Vague, unwritten norms tend to favour the loudest and disadvantage those with caring responsibilities.
En god policy omfattar behörighet, förväntade dagar på kontoret om sådana finns, kärntider för samarbete, utrustning och utlägg, datasäkerhet samt hur prestation ska bedömas rättvist oavsett plats. Förankra den i resultat snarare än närvaro.
The right to request remote work
In Ireland, employees have a statutory right to request remote working, and employers must consider such requests through a defined process with reasons for any refusal, under the Work Life Balance and Miscellaneous Provisions Act 2023. There is also a right to request flexible working for those with caring responsibilities. The UK likewise gives employees a statutory right to request flexible working from day one.
Rätten är att begära och att få begäran vederbörligen prövad — det är inte en automatisk rättighet att arbeta på distans. Upprätta en tydlig, dokumenterad process för att hantera begäranden konsekvent och inom de föreskrivna tidsfristerna, och dokumentera resonemanget bakom besluten.
The right to disconnect
Ireland has a Code of Practice on the Right to Disconnect, giving employees the right not to routinely work outside normal hours and not to be penalised for switching off. Several other EU countries have introduced similar measures, and the topic is increasingly on the European agenda. Remote work makes this especially important, because the boundary between home and office can dissolve entirely.
Practical measures include agreeing communication norms (for example, no expectation of after-hours replies), respecting time zones and working patterns, and leaders modelling healthy behaviour. A policy that says the right words but is contradicted by senior managers emailing at midnight will not be believed.
Hälsa, säkerhet och dataskydd i hemmet
Arbetsgivarens omsorgsplikt gäller även arbetsplatsen i hemmet. Ge vägledning om hur man ställer i ordning en säker arbetsstation, överväg en självbedömning av bildskärmsutrustning och var tydliga med vilken utrustning ni tillhandahåller. Arbetstidsbestämmelser gäller fortfarande, så säkerställ att distansarbetare kan och faktiskt tar sina rest pauser.
Remote work also raises data-protection considerations under the GDPR: secure devices, encrypted connections, clear rules about handling personal and confidential data at home, and safe disposal of any printed material. Address these explicitly in the policy so employees know their obligations.
Att hålla hybridarbete rättvist och sammanhållet
Den största kulturella risken med hybridarbete är närhetsbias — tendensen att gynna dem som är fysiskt närvarande. Motverka detta i beslut om befordran, utveckling och erkännande, och säkerställ att kollegor på distans har lika tillgång till information och möjlighet.
Use your HRIS to administer the policy consistently: recording work locations, managing remote-work and flexible-working requests through a documented workflow, and tracking approvals. Consistency is what makes a hybrid policy feel fair and defensible.
