Vad ett HRIS faktiskt gör
Ett HR-informationssystem (HRIS) är en samlad plats för att lagra och hantera personaldata och driva de dagliga processerna kring dem. Typiska funktioner omfattar ett centralt personalregister, spårning av frånvaro och ledighet, dokumentlagring, onboarding-flöden, verktyg för prestation, rapportering och självservice för medarbetare och chefer.
Den viktigaste fördelen är en enda sanningskälla. I stället för att samma data finns i ett dussin kalkylblad och inkorgar arbetar alla utifrån en korrekt och gemensam uppgift. Det minskar fel, sparar tid och gör den rapportering som beskrevs i föregående kapitel verkligen tillförlitlig.
Självservice är ofta den funktion som anställda märker mest. Att låta människor boka ledighet, uppdatera sina egna uppgifter och hitta policys utan att mejla HR tar bort en stor mängd administration med lågt värde och ger personalen en snabbare och modernare upplevelse.
Bygga kontra köpa
Vissa organisationer lockas av att bygga sitt eget system eller att sätta ihop ett med kalkylblad och generiska verktyg. Detta kan till en början verka billigare, men den verkliga kostnaden omfattar löpande underhåll, säkerhet, uppdateringar av regelefterlevnad och alternativkostnaden för ert teams tid. Arbetsrätten och kraven enligt GDPR förändras, och ett egenutvecklat system måste hålla jämna steg.
Att köpa ett etablerat HRIS fördelar dessa kostnader över många kunder och ger er en produkt som underhålls, säkras och uppdateras av en specialistleverantör. För de flesta små och medelstora arbetsgivare är köp det pragmatiska valet och frigör knapp intern tid för arbete som bara ni kan göra.
Det finns en mellanväg: köp ett kärnsystem och konfigurera det efter era behov i stället för att bygga specialanpassad programvara. Ett bra HRIS är tillräckligt flexibelt för att passa era processer utan kundanpassad utveckling, vilket håller er kvar på den supportade uppgraderingsvägen.
Urvalskriterier
Börja med era krav, inte leverantörernas funktionslistor. Lista de processer som orsakar er mest problem i dag och de förmågor ni kommer att behöva när ni växer, och skilj sedan mellan nödvändigt och önskvärt. Detta håller demonstrationerna fokuserade på det som är viktigt för er.
Väg användbarhet mycket tungt. Ett kraftfullt system som människor upplever som förvirrande kommer inte att användas, och det är användningen som ger nyttan. Involvera de chefer och anställda som faktiskt ska använda det, och insistera på praktiska tester snarare än välputsade säljpresentationer.
För arbetsgivare i Irland, Storbritannien och EU är GDPR-efterlevnad inte förhandlingsbar. Kontrollera var data är lagrad, vilka säkerhetscertifieringar leverantören har, om ett lämpligt personuppgiftsbiträdesavtal erbjuds, och hur systemet stödjer registrerades rättigheter och regler för lagringstid. Bekräfta också att systemet återspeglar lokala förhållanden såsom PAYE, lagstadgad ledighet och korrekt terminologi — inte amerikanska begrepp.
Implementering
Ett bra system som implementeras dåligt ger föga, så behandla implementeringen som ett projekt i sin egen rätt. Utse en intern ansvarig, kom överens om en realistisk tidsplan och rensa era befintliga uppgifter innan de migreras — att importera röriga uppgifter flyttar bara röran till en ny plats.
Konfigurera systemet så att det matchar rimliga, överenskomna processer i stället för att återskapa varje egenhet i hur ni arbetar i dag. Implementering är ett idealiskt tillfälle att rensa upp inkonsekventa arbetssätt, men undvik överanpassning, eftersom det bygger upp komplexitet för framtiden.
Investera i utbildning och kommunikation. Förklara för personalen varför förändringen sker och vad de har för nytta av den, ge rollanpassad utbildning och gör stöd lätt tillgängligt under de första veckorna. Det är användningen, inte installationen, som är det verkliga måttet på framgång.
Att skapa värde över tid
Fördelarna med ett HRIS växer i takt med att data samlas och processerna stabiliseras. Efter driftsättning bör ni se över hur systemet används, avveckla de skuggblad som det var avsett att ersätta och gradvis aktivera funktioner som ni sköt upp under den första utrullningen.
Se över systemet regelbundet i förhållande till era föränderliga behov. När ni växer eller går in på nya marknader ändras kraven, och ett system som passade tjugo anställda kan behöva omkonfigureras för hundra i flera länder. En väl vald plattform, stödd av en kunnig partner såsom Grouper, bör växa med er i stället för att hålla er tillbaka.
