Vilka register ni måste behålla
Arbetsgivare är skyldiga att upprätthålla vissa register för varje anställd. I Irland inkluderar detta uppgifter som namn, PPS-nummer, anställningsdatum och — avgörande — register som visar efterlevnad av arbetstidsregler, inklusive arbetade timmar, rest raster och årlig ledighet. WRC kan inspektera dessa register, och att inte föra dem är en överträdelse i sig.
I Storbritannien måste arbetsgivare föra tillräckliga register för att visa efterlevnad av National Minimum Wage och National Living Wage, arbetstidsgränser och löneadministration till HMRC. Lagstadgade ersättningar såsom sjuklön och föräldraledighet kräver också stödjande register.
Utöver den strikta rättsliga miniminivån är det klokt att ha en sammanhållen personalakt för varje anställd med avtal, viktig korrespondens, prestationsunderlag och utbildningshistorik. Välorganiserade register gör den dagliga HR-verksamheten snabbare och är ovärderliga om en tvist någonsin uppstår.
GDPR, datalagring och säkerhet
Personalregister är personuppgifter, så GDPR (i Irland och EU) och UK GDPR (i Storbritannien) gäller fullt ut. Ni måste behandla uppgifterna lagligt, hålla dem korrekta, begränsa åtkomsten till dem som behöver dem och skydda dem mot förlust eller obehörig utlämning. Känsliga kategorier av uppgifter, såsom hälsa eller fackföreningsmedlemskap, omfattas av ytterligare skydd.
Lagring är en vanlig svag punkt. GDPR:s princip om lagringsminimering innebär att ni inte ska behålla personuppgifter längre än nödvändigt. Upprätta ett skriftligt lagringsschema som både speglar lagstadgade minsta lagringsperioder — till exempel arbetstids- och löneuppgifter — och det praktiska behovet av att försvara möjliga anspråk, och radera sedan uppgifterna när dessa perioder har passerat.
Anställda har rättigheter avseende sina uppgifter, inklusive rätten att få tillgång till dem. Var beredda att besvara en begäran om registerutdrag inom den lagstadgade tidsfristen (i allmänhet en månad), och se till att chefer förstår att informella anteckningar om personal kan omfattas. Utbilda alla som hanterar personaluppgifter i grundläggande dataskyddshygien.
Anställningsavtalet
Anställningsavtalet är relationens ryggrad och referenspunkten för nästan varje tvist. Det bör vara tydligt, lagligt och förenligt med den skriftliga villkorsbeskrivning som ni är skyldiga att tillhandahålla. Villkor kan vara uttryckliga (skriftliga eller muntliga) eller underförstådda genom lag, sedvana eller agerande.
Var noga med konkurrensklausuler, provanställningsklausuler, uppsägningstider och alla bestämmelser om bonus eller provision. Klausuler som är oklara, orimliga eller strider mot lagstadgade rättigheter kan vara ogiltiga, och ni kan inte avtala bort en anställds lagstadgade rättigheter.
Granska avtalsmallar regelbundet. Arbetsrätten utvecklas, och en mall som skrevs för flera år sedan kanske inte längre speglar aktuella krav — till exempel förändringar av lagstadgad sjuklön i Irland eller tidpunkten för det skriftliga anställningsvillkoret i Storbritannien.
Pågående skyldigheter gentemot WRC, HMRC och Revenue
I Irland fungerar löneadministrationen genom Revenue's PAYE-system, med rapportering i realtid av lön och avdrag varje löneperiod. Arbetsgivare måste tillämpa PAYE, PRSI och USC korrekt och behålla de underliggande registren. WRC tillämpar lagstiftning om anställningsrättigheter och kan genomföra inspektioner, så era register för arbetstid, ledighet och lön måste vara i ordning.
I Storbritannien rapporterar arbetsgivare lön och avdrag till HMRC i realtid genom PAYE och drar av inkomstskatt och National Insurance. Pensionsskyldigheter för autoenrolment övervakas av The Pensions Regulator. Liksom i Irland utgör korrekta register grunden för allt detta.
Dessa rapporteringsskyldigheter är specifika för USA: de amerikanska motsvarigheterna såsom W-4 withholding form och W-2 wage statement gäller inte här. Om ni stöter på vägledning som hänvisar till dem, behandla den som USA-specifik och se i stället till rapportering i realtid via PAYE i Irland och Storbritannien.
Policyer och personalhandboken
En personalhandbok samlar era viktigaste policyer — klagomåls- och disciplinärenden, värdighet på arbetet, dataskydd, arbetsmiljö och ledighet — på ett tillgängligt ställe. Den sätter förväntningar, främjar konsekvens och stödjer rättvisa, försvarbara beslut.
Policyer bör vara mer än hyllvärmare. Kommunicera dem, tillämpa dem konsekvent och se över dem när lag och praxis förändras. En välanvänd handbok är starkt bevis för en rättvis process; en handbok som ignoreras kan vara sämre än ingen alls.
