Definiera rollen och personspecifikationen
Varje bra anställning börjar med tydlighet om vad ni faktiskt anställer för. Innan ni skriver en annons ska ni ange kärnansvaret, de resultat som rollen måste leverera och de färdigheter och den erfarenhet som verkligen krävs för att uppnå dem. Att skilja på nödvändiga kriterier och önskvärda sådana håller er senare gallring objektiv och försvarbar.
En befattningsbeskrivning och en personspecifikation har olika syften. Befattningsbeskrivningen beskriver arbetet; personspecifikationen beskriver de egenskaper en kandidat behöver. Håll personspecifikationen fokuserad på förmågor som är relevanta för jobbet, och undvik kriterier som indirekt kan utesluta skyddade grupper utan god motivering.
Var försiktiga med språket i er annons. I både Irland och Storbritannien förbjuder diskrimineringslagstiftning formuleringar som kan avskräcka kandidater på grunder som ålder, kön, ras, funktionsnedsättning, religion, sexuell läggning, civilstånd eller familjestatus. Uttryck som 'ung och dynamisk' eller 'nyutexaminerad' kan innebära risk för åldersdiskriminering även när det inte är avsett.
Söka kandidater
Det finns många vägar till kandidater: er egen karriärsida, jobbportaler, professionella nätverk som LinkedIn, rekryteringsbyråer och rekommendationer från befintlig personal. Varje kanal har olika kostnader och utfall, och de flesta arbetsgivare använder en blandning beroende på rollens senioritet och knapphet.
Medarbetarrekryteringssystem kan vara mycket effektiva för mindre företag, men se upp så att de inte begränsar mångfalden i er sökandebas. Om alla anställs genom personliga nätverk i ett homogent team kan ni oavsiktligt befästa en brist på mångfald, vilket är både en etisk och en juridisk fråga.
Oavsett vilka kanaler ni använder för att hitta kandidater, för en konsekvent registrering av var ansökningar kommer ifrån och hur de hanteras. Det hjälper er att mäta vilka kanaler som fungerar och ger ett revisionsspår om en kandidat någon gång ifrågasätter hur de behandlades.
Intervjuer och urval
Strukturerade intervjuer — där varje kandidat får samma kärnfrågor och bedöms mot definierade kriterier — är rättvisare och mer förutsägbara än ostrukturerade samtal. Kom överens om frågorna och bedömningen i förväg, och använd mer än en intervjuare när det är praktiskt möjligt för att minska individuell bias.
Var sakliga i frågorna. Att fråga om någons planer på att få barn, deras ålder, hälsa eller religion är inte bara dålig praxis utan kan utgöra olaglig diskriminering i Irland och Storbritannien. Om ett verkligt yrkeskrav finns, sök råd innan ni förlitar er på det.
Dokumentera era beslut. Kortfattade, faktabaserade anteckningar som förklarar varför varje kandidat gick vidare eller inte skyddar er om ett beslut senare ifrågasätts, och de skapar en sund disciplin som håller urvalet fokuserat på meriter.
Rätt att arbeta och kontroller före anställning
Innan någon börjar måste ni bekräfta att personen lagligen har rätt att arbeta för er. Detta är den lokala motsvarigheten till vad amerikanska arbetsgivare gör med Form I-9, men processen är annorlunda: i Storbritannien genomför arbetsgivare föreskrivna kontroller av rätten att arbeta (i allt högre grad via Home Office onlinetjänst eller en leverantör av identitetstjänster) och behåller underlag för att fastställa en lagstadgad ursäkt mot påföljder för olagligt arbete.
I Irland kräver medborgare utanför EES i allmänhet ett arbetstillstånd eller annat tillstånd för att arbeta, och arbetsgivare måste förvissa sig om att rätt tillstånd finns på plats. Medborgare i EES och Schweiz behöver inte arbetstillstånd för att arbeta i Irland. Kontrollera alltid de aktuella reglerna med berörd myndighet, eftersom immigrationskrav ändras ofta.
Andra kontroller före anställning — referenser, verifiering av kvalifikationer och, för vissa roller, granskning genom Garda-vetting i Irland eller DBS i Storbritannien — bör stå i proportion till rollen. Gör endast kontroller som verkligen är nödvändiga, eftersom varje kontroll innebär behandling av personuppgifter.
GDPR i rekrytering
Rekrytering genererar stora mängder personuppgifter — CV:n, ansökningsformulär, intervjunoteringar, referenser och ibland särskilda kategorier av uppgifter såsom hälsoinformation för anpassningsändamål. Enligt GDPR och UK GDPR måste ni ha en laglig grund för behandlingen, tala om för kandidaterna hur deras uppgifter kommer att användas och behålla dem bara så länge ni verkligen behöver dem.
Ge sökande en tydlig integritetspolicy för rekrytering som förklarar vad ni samlar in, varför, hur länge ni kommer att behålla det och deras rättigheter avseende det. Behåll inte i det tysta uppgifterna om misslyckade kandidater på obestämd tid 'om något skulle dyka upp' utan att berätta det för dem och utan att ha en lämplig grund för det.
Fastställ en definierad lagringsperiod för rekryteringsregister och radera uppgifterna när den löper ut. Ett vanligt tillvägagångssätt är att behålla uppgifter om sökande som inte anställs under en begränsad period efter beslutet, tillräckligt för att försvara ett möjligt diskrimineringskrav, och därefter säkert radera dem.
