Perspective HR • 10 MIN CITIRE
Înțelegerea GDPR pentru departamentele HR
APR 2, 2026
Departamentele HR gestionează zilnic date personale sensibile. Iată un ghid în limbaj clar privind obligațiile GDPR și cum să rămâneți conformi.
Noțiuni de bază GDPR pentru HR
Regulamentul general privind protecția datelor din Regatul Unit (UK GDPR) și echivalentul său din UE reglementează modul în care datele personale sunt colectate, stocate, utilizate și șterse. Pentru departamentele HR, datele personale includ totul, de la o cerere de angajare la un fluturaș de salariu și la o evidență a concediului medical. Cele șase principii de protecție a datelor sunt legalitatea, echitatea și transparența; limitarea scopului; minimizarea datelor; exactitatea; limitarea stocării; și integritatea și confidențialitatea. HR trebuie să fie în măsură să demonstreze conformitatea cu toate cele șase.
Temeiuri legale pentru prelucrarea datelor angajaților
Fiecare activitate de prelucrare a datelor HR trebuie să aibă un temei legal. Cele mai frecvente pentru angajați sunt: executarea unui contract (prelucrarea datelor de salarizare pentru a plăti un angajat), obligația legală (păstrarea înregistrărilor privind dreptul de muncă) și interesele legitime (monitorizarea utilizării e-mailului pe dispozitivele companiei în scopuri de securitate). Datele din categorii speciale, care includ informații despre sănătate, originea rasială sau etnică și datele biometrice, necesită o condiție suplimentară: cel mai frecvent consimțământ explicit sau necesitate în scopuri de drept al muncii.
Drepturile angajaților pe care trebuie să le respectați
Angajații au dreptul de a-și accesa datele personale (cererile de acces trebuie soluționate în termen de o lună), dreptul de a corecta datele inexacte, dreptul la ștergere în anumite circumstanțe și dreptul de a restricționa prelucrarea. Stabiliți un proces clar pentru gestionarea acestor cereri, instruiți echipa HR să le recunoască și asigurați-vă că puteți extrage rapid datele relevante din HRIS. Răspunsurile întârziate sau incomplete pot duce la măsuri de reglementare.
Domenii cu risc ridicat pentru HR
Anumite activități HR implică un risc mai mare de protecție a datelor: luarea automată a deciziilor în recrutare (folosind AI pentru a selecta CV-uri), transferul datelor angajaților către furnizori terți de salarizare, colectarea datelor biometrice pentru sistemele de pontaj și utilizarea instrumentelor de monitorizare a angajaților. Efectuați o Evaluare a Impactului asupra Protecției Datelor (DPIA) înainte de a implementa orice tehnologie nouă care prelucrează date din categorii speciale sau implică decizii automatizate care afectează persoanele.
