Perspective HR • 10 MIN CITIRE
Înțelegerea GDPR pentru departamentele de HR
APR 2, 2026
Departamentele de HR gestionează zilnic date personale sensibile. Iată un ghid în limbaj simplu privind obligațiile GDPR și modul de a rămâne conform.
Bazele GDPR pentru HR
Regulamentul general privind protecția datelor din Regatul Unit (UK GDPR) și echivalentul său din UE reglementează modul în care datele personale sunt colectate, stocate, utilizate și șterse. Pentru departamentele de HR, datele personale includ totul, de la o cerere de angajare la un fluturaș de salariu și până la un dosar de boală. Cele șase principii de protecție a datelor sunt legalitatea, echitatea și transparența; limitarea scopului; minimizarea datelor; exactitatea; limitarea stocării; precum și integritatea și confidențialitatea. HR trebuie să poată demonstra conformitatea cu toate cele șase.
Legal bases for processing employee data
Every HR data processing activity must have a legal basis. The most common for employees are: performance of a contract (processing payroll data to pay an employee), legal obligation (maintaining right-to-work records), and legitimate interests (monitoring email use on company devices for security purposes). Special category data, which includes health information, racial or ethnic origin, and biometric data, requires an additional condition: most commonly explicit consent or necessity for employment law purposes.
Employee rights you must honour
Employees have the right to access their personal data (subject access requests must be responded to within one month), the right to have inaccurate data corrected, the right to erasure in some circumstances, and the right to restrict processing. Establish a clear process for handling these requests, train your HR team to recognise them, and ensure you can retrieve the relevant data from your HRIS quickly. Late or incomplete responses can result in regulatory action.
Zone cu risc ridicat pentru HR
Certain HR activities carry higher data protection risk: automated decision-making in recruitment (using AI to screen CVs), the transfer of employee data to third-party payroll providers, the collection of biometric data for time-and-attendance systems, and the use of employee monitoring tools. Conduct a Data Protection Impact Assessment (DPIA) before implementing any new technology that processes special category data or involves automated decisions affecting individuals.
