Guide • Compliance • 14 min lesing
Kontroller av arbeidstillatelse i Irland og Storbritannia
Hvordan verifisere en kandidats rett til å arbeide i Irland og UK, unngå sanksjoner for ulovlig arbeid og føre samsvarende registre.
Hvorfor kontroller av arbeidstillatelse er viktige
Arbeidsgivere i Irland og Storbritannia har en lovpålagt plikt til å sikre at alle de ansetter, har lov til å arbeide. Feil her utsetter virksomheten for sivile sanksjoner og, i alvorlige tilfeller, strafferettslig ansvar. Det er den lokale varianten av den amerikanske I-9-prosessen, men reglene, dokumentene og kravene til dokumentasjon er forskjellige og må ikke blandes sammen.
Riktig fremgangsmåte er å kontrollere konsekvent for hver nyansettelse, ikke selektivt, fordi inkonsekvent kontroll kan føre til diskrimineringskrav. Legg kontrollen inn i den vanlige onboardingsflyten slik at den skjer på samme måte hver gang.
Situasjonen i Irland
Irske og EØS-/sveitsiske statsborgere har automatisk rett til å arbeide i Irland. Statsborgere fra land utenfor EØS trenger som hovedregel arbeidstillatelse (for eksempel Critical Skills Employment Permit eller General Employment Permit) eller annen tillatelse som gir adgang til arbeid, slik som enkelte immigrasjonsstempler. Department of Enterprise, Trade and Employment forvalter ordningen med arbeidstillatelser.
Arbeidsgivere bør verifisere personens nasjonalitet og, der det er relevant, se og registrere riktig tillatelse eller immigrasjonsadgang før ansettelsen begynner. Det er straffbart å ansette en ikke-EEA-borger uten nødvendig tillatelse, så oppbevar dokumentasjon på kontrollen og noter eventuelle utløpsdatoer i kalenderen slik at tillatelser fornyes i tide.
Situasjonen i UK
I Storbritannia må arbeidsgivere gjennomføre en foreskrevet kontroll av arbeidstillatelse for å etablere et lovbestemt forsvar mot sivil bot for ulovlig arbeid. Etter Brexit har EU-borgere ikke lenger automatisk rett til å arbeide og må dokumentere statusen sin, oftest gjennom nettjenesten med share code eller under EU Settlement Scheme.
Det finnes tre måter: en manuell dokumentkontroll, Home Office sin nettbaserte kontrolltjeneste (ved bruk av en share code), eller bruk av en sertifisert Identity Service Provider for enkelte dokumentinnehavere. Følg gjeldende Home Office-veiledning nøyaktig, fordi godkjente dokumentlister og prosesser oppdateres jevnlig.
Register, timing og gjentatte kontroller
Utfør kontrollen før arbeidsforholdet starter, oppbevar en tydelig datert kopi av dokumentasjonen under hele ansettelsen og i en definert periode etterpå, og lagre den sikkert i samsvar med GDPR. For personer med tidsbegrenset tillatelse må en oppfølgingskontroll planlegges før tillatelsen utløper.
Et HRIS hjelper ved å lagre dokumentasjon på arbeidstillatelse knyttet til hver ansattpost med begrenset tilgang, og ved å utløse påminnelser før utløpsdatoer. Dette gjør et etterlevelseskrav om til et rutinemessig, automatisert steg i stedet for noe som avhenger av at en enkeltperson husker å handle.
