1.Formål og omfang
BambooHR LLC ("BambooHR") har vedtatt denne retningslinjen for biometriske data for å overholde Illinois Biometric Information Privacy Act (BIPA) og lignende lover om personvern for biometriske data i andre jurisdiksjoner. Denne retningslinjen gjelder for innsamling, bruk, sikring, lagring, oppbevaring og destruksjon av biometriske identifikatorer og biometrisk informasjon (samlet omtalt som "Biometric Data") i forbindelse med BambooHR's produkter og tjenester.
Denne retningslinjen gjelder for BambooHR's tidsregistreringsfunksjoner som kan bruke fingeravtrykk- eller ansiktsgeometri-skanning for å muliggjøre ansattes inn- og utregistrering, samt for andre funksjoner som BambooHR måtte introdusere og som innebærer Biometric Data. Denne retningslinjen gjelder ikke for kundekonfigurerte integrasjoner med tredjeparts leverandører av biometrisk maskinvare eller programvare.
2.Innsamling av biometriske data
BambooHR samler kun inn biometriske data med uttrykkelig, skriftlig samtykke fra den personen hvis biometriske data samles inn. Før det samles inn biometriske data, skal BambooHR eller dets kunde (som arbeidsgiver): (a) informere personen skriftlig om at biometriske data samles inn eller lagres; (b) forklare det spesifikke formålet og tidsperioden som biometriske data samles inn, lagres og brukes for; og (c) motta en skriftlig fullmakt signert av personen.
BambooHR samler ikke inn biometriske data uten individets kjennskap. BambooHR krever ikke at en person oppgir biometriske data som vilkår for å tilby tjenester som ikke er relatert til formålet biometriske data samles inn for.
3.Oppbevarings- og destruksjonsplan
BambooHR vil oppbevare biometriske data bare i den perioden som er nødvendig for å oppfylle formålet de ble samlet inn for, eller slik loven krever. Under ingen omstendigheter skal BambooHR oppbevare biometriske data lenger enn tre (3) år fra datoen for individets siste interaksjon med BambooHR, eller datoen arbeidsforholdet med kunden opphører, avhengig av hva som inntreffer først, med mindre gjeldende lov krever en lengre oppbevaringsperiode.
Når formålet biometriske data ble samlet inn for er oppfylt, eller ved utløp av oppbevaringsperioden, vil BambooHR permanent destruere de biometriske dataene ved bruk av metoder som gjør dataene ugjenopprettelige og i samsvar med gjeldende lov. BambooHR vil føre oversikt over destruksjon som kreves av gjeldende lov.
4.Beskyttelse og lagring
BambooHR bruker samme eller høyere grad av aktsomhet for å lagre, overføre og beskytte biometriske data som det bruker for å lagre, overføre og beskytte annen konfidensiell og sensitiv informasjon. Biometriske data er kryptert under overføring og hos rest ved bruk av bransjestandard kryptering. Tilgang til biometriske data er begrenset til autorisert personell som har behov for tilgang for å utføre sine arbeidsoppgaver.
BambooHR lagrer ikke Biometric Data lokalt. All Biometric Data behandles og lagres i BambooHR's sikre skyinfrastruktur og er underlagt BambooHR's standard sikkerhetskontroller beskrevet i sikkerhetstillegget.
5.Utlevering til tredjeparter
BambooHR vil ikke selge, lease, bytte eller på annen måte tjene på individers biometriske data. BambooHR vil ikke utlevere eller spre biometriske data til noen annen part uten først å innhente skriftlig samtykke fra individet eller fra kunden på individets vegne, unntatt i følgende begrensede omstendigheter: (a) når loven krever det; (b) når utlevering er nødvendig for å fullføre en finansiell transaksjon som er forespurt av individet; eller (c) når dette pålegges av en domstol med kompetent jurisdiksjon.
BambooHR kan utlevere Biometric Data til tjenesteleverandører som bistår med driften av BambooHR's plattform, forutsatt at disse tjenesteleverandørene er bundet av kontraktsmessige forpliktelser til å beskytte Biometric Data og kun bruke den til de formålene den ble utlevert for.
6.Individuelle rettigheter
Personer hvis biometriske data BambooHR har samlet inn, har rett til: (a) å motta en kopi av denne retningslinjen på forespørsel; (b) å be om innsyn i sine biometriske data; (c) å be om sletting av sine biometriske data, med forbehold om gjeldende oppbevaringskrav; og (d) å inngi en klage dersom de mener at deres biometriske data er blitt samlet inn, brukt eller utlevert i strid med gjeldende lov.
Forespørsler knyttet til biometriske data bør sendes til BambooHR via kontaktsiden vår. BambooHR vil svare på slike forespørsler innen rimelig tid og i samsvar med gjeldende lov.
