Hvilke opplysninger du må oppbevare
Arbeidsgivere er pålagt å føre visse opplysninger for hver ansatt. I Irland omfatter dette detaljer som navn, PPS-nummer, ansettelsesdatoer og — kritisk — dokumentasjon som viser etterlevelse av regler om arbeidstid, inkludert arbeidede timer, rest pauser og ferie. WRC kan inspisere disse opplysningene, og manglende oppbevaring er i seg selv en overtredelse.
I Storbritannia må arbeidsgivere føre registre som er tilstrekkelige til å dokumentere samsvar med National Minimum Wage og National Living Wage, grenser for arbeidstid og lønnsforpliktelser overfor HMRC. Lovbestemte ytelser som sykepenger og familiepermisjon krever også støttende dokumentasjon.
Utover det strengt lovpålagte minimumet er det fornuftig å ha en sammenhengende personalmappe for hver ansatt som inneholder kontrakten, sentral korrespondanse, prestasjonsopptegnelser og opplæringshistorikk. Godt organiserte registre gjør daglig HR-arbeid raskere og er uvurderlige dersom det noen gang oppstår en tvist.
GDPR, datalagring og sikkerhet
Personalregistre er personopplysninger, så GDPR (i Irland og EU) og UK GDPR (i Storbritannia) gjelder fullt ut. Du må behandle dataene lovlig, holde dem korrekte, begrense tilgangen til dem som trenger dem, og beskytte dem mot tap eller uautorisert utlevering. Særlige kategorier av data, som helseopplysninger eller fagforeningsmedlemskap, har ytterligere vern.
Oppbevaring er et hyppig svakt punkt. GDPRs prinsipp om lagringsbegrensning betyr at du ikke skal oppbevare personopplysninger lenger enn nødvendig. Etabler en skriftlig oppbevaringsplan som gjenspeiler både lovbestemte minimumsperioder for oppbevaring — for eksempel arbeidstids- og lønnsopplysninger — og det praktiske behovet for å forsvare mulige krav, og slett deretter opplysningene når periodene er passert.
Ansatte har rettigheter knyttet til sine data, inkludert retten til innsyn. Vær forberedt på å svare på en forespørsel om innsyn i henhold til lovbestemt frist (vanligvis én måned), og sørg for at ledere forstår at uformelle notater om ansatte kan falle innenfor virkeområdet. Gi opplæring i grunnleggende personvernhygiene til alle som håndterer personaldata.
Arbeidskontrakten
Arbeidskontrakten er ryggraden i forholdet og referansepunktet for nesten enhver tvist. Den bør være klar, lovlig og i samsvar med den skriftlige erklæringen om vilkår du er forpliktet til å gi. Vilkår kan være uttrykkelige (skriftlige eller muntlige) eller underforstått ved lov, praksis eller handling.
Vær oppmerksom på konkurransebegrensende klausuler, prøvetidsklausuler, oppsigelsestider og eventuelle bestemmelser om bonuser eller provisjon. Klausuler som er uklare, urimelige eller i strid med lovfestede rettigheter, kan være ugyldige, og du kan ikke fraskrive deg en ansatts lovfestede rettigheter gjennom kontrakt.
Gjennomgå kontraktsmaler med jevne mellomrom. Arbeidsretten utvikler seg, og en mal utarbeidet for flere år siden gjenspeiler kanskje ikke lenger gjeldende krav — for eksempel endringer i lovfestet sykepengerett i Irland eller tidspunktet for den skriftlige erklæringen i Storbritannia.
Løpende forpliktelser overfor WRC, HMRC og Revenue
I Irland skjer lønnssystemet gjennom Revenues PAYE-system, med sanntidsrapportering av lønn og trekk i hver lønnsperiode. Arbeidsgivere må håndtere PAYE, PRSI og USC korrekt og føre de underliggende opplysningene. WRC håndhever arbeidsrettslovgivning og kan gjennomføre inspeksjoner, så opplysningene om arbeidstid, ferie og lønn må være i orden.
I Storbritannia rapporterer arbeidsgivere lønn og fradrag til HMRC i sanntid gjennom PAYE, og trekker inntektsskatt og National Insurance. Pensjonsplikt etter auto-innmelding overvåkes av The Pensions Regulator. Som i Irland danner nøyaktige registre grunnlaget for alt dette.
Disse rapporteringspliktene er særegne for USA: de amerikanske tilsvarende skjemaene, som W-4 trekkingsskjema og W-2 lønnsoppgave, gjelder ikke her. Dersom du kommer over veiledning som viser til dem, skal den behandles som USA-spesifikk, og du bør i stedet se til sanntidsrapportering via PAYE i Irland og Storbritannia.
Retningslinjer og personalhåndboken
En personalhåndbok samler de viktigste retningslinjene — klage- og disiplinærprosedyrer, verdighet på arbeidsplassen, personvern, helse og sikkerhet samt permisjon — på ett tilgjengelig sted. Den setter forventninger, fremmer konsekvens og støtter rettferdig, forsvarlig beslutningstaking.
Retningslinjer bør være mer enn hyllepryd. Kommuniser dem, anvend dem konsekvent og revider dem etter hvert som lov og praksis endrer seg. En håndbok som følges, er sterk dokumentasjon på en rettferdig prosess; en håndbok som ignoreres, kan være verre enn ingen håndbok i det hele tatt.
