Guide • Compliance • 14 min leestijd
Controle op het recht om te werken in Ierland en het VK
Hoe je het recht van een kandidaat om te werken in Ierland en het VK controleert, boetes voor illegale arbeid vermijdt en conforme dossiers bijhoudt.
Waarom controles op het recht om te werken belangrijk zijn
Werkgevers in Ierland en het VK hebben de wettelijke plicht om ervoor te zorgen dat iedereen die zij in dienst nemen gerechtigd is om te werken. Als u dit fout doet, stelt u het bedrijf bloot aan civiele sancties en, in ernstige gevallen, strafrechtelijke aansprakelijkheid. Het is het lokale equivalent van het Amerikaanse I-9 proces, maar de regels, documenten en vereisten voor administratie verschillen en mogen niet met elkaar worden verward.
De juiste aanpak is om consequent te controleren bij elke nieuwe aanwerving, niet selectief, omdat inconsistente controles het risico op discriminatieclaims vergroten. Bouw de controle in uw standaard onboardingworkflow in, zodat deze elke keer op dezelfde manier verloopt.
De situatie in Ierland
Ierse en EER/Zwitserse staatsburgers hebben een automatisch recht om in Ierland te werken. Niet-EER-onderdanen hebben doorgaans een employment permit nodig (zoals een Critical Skills Employment Permit of een General Employment Permit) of een andere toestemming die tewerkstelling toestaat, zoals bepaalde immigratiestempels. Het Department of Enterprise, Trade and Employment beheert het employment-permit systeem.
Werkgevers moeten de nationaliteit van de persoon verifiëren en, indien relevant, de juiste vergunning of immigratietoestemming zien en registreren voordat de arbeid begint. Het in dienst nemen van een niet-EEA-onderdaan zonder de vereiste vergunning is een strafbaar feit, dus bewaar bewijs van de controle en noteer eventuele vervaldatums zodat toestemmingen tijdig worden verlengd.
De situatie in het VK
In het VK moeten werkgevers een voorgeschreven right-to-work check uitvoeren om een statutory excuse tegen een civiele boete voor illegale arbeid vast te stellen. Sinds Brexit hebben EU-onderdanen niet langer automatisch recht op werk en moeten zij hun status aantonen, meestal via de online share-code service of onder de EU Settlement Scheme.
Er zijn drie routes: een handmatige documentcontrole, de online controledienst van het Home Office (met een share code), of het gebruik van een gecertificeerde Identity Service Provider voor bepaalde documenthouders. Volg de actuele richtlijnen van het Home Office nauwgezet, omdat de aanvaarde documentenlijsten en procedures periodiek worden bijgewerkt.
Registraties, timing en herhaalde controles
Voer de controle uit voordat het dienstverband begint, bewaar een duidelijk gedateerde kopie van het bewijs gedurende de duur van het dienstverband en gedurende een vastgestelde periode daarna, en bewaar deze veilig in overeenstemming met de AVG. Voor mensen met een tijdelijke toestemming plant u een vervolgscontrole voordat hun toestemming verloopt.
Een HRIS helpt door bewijs van het recht om te werken per werknemersdossier op te slaan met beperkte toegang, en door herinneringen te activeren vóór vervaldatums. Daarmee wordt een nalevingsrisico een routinematige, geautomatiseerde stap in plaats van iets dat afhangt van een individu dat eraan denkt te handelen.
