Guide • Compliance • 16 min read
Hybrid and remote work policy guide (incl. right to disconnect)
Design fair, compliant hybrid and remote policies for Irish, UK and EU teams, covering the right to disconnect and remote-work requests.
De spelregels vastleggen
Hybrid and remote working are now permanent features of the European labour market rather than temporary arrangements. A clear written policy prevents confusion and inequity, sets expectations around where and when work happens, and protects both the organisation and its people. Vague, unwritten norms tend to favour the loudest and disadvantage those with caring responsibilities.
Een goed beleid omvat geschiktheid, verwachte dagen op kantoor indien van toepassing, kernuren voor samenwerking, apparatuur en onkosten, gegevensbeveiliging en hoe prestaties eerlijk worden beoordeeld ongeacht locatie. Veranker het in resultaten in plaats van aanwezigheid.
The right to request remote work
In Ireland, employees have a statutory right to request remote working, and employers must consider such requests through a defined process with reasons for any refusal, under the Work Life Balance and Miscellaneous Provisions Act 2023. There is also a right to request flexible working for those with caring responsibilities. The UK likewise gives employees a statutory right to request flexible working from day one.
Het recht is om een verzoek in te dienen en dat verzoek naar behoren te laten beoordelen — het is geen automatisch recht om op afstand te werken. Bouw een duidelijk, gedocumenteerd proces op voor het consistent en binnen de vereiste termijnen behandelen van verzoeken, en leg de redenering achter beslissingen vast.
The right to disconnect
Ireland has a Code of Practice on the Right to Disconnect, giving employees the right not to routinely work outside normal hours and not to be penalised for switching off. Several other EU countries have introduced similar measures, and the topic is increasingly on the European agenda. Remote work makes this especially important, because the boundary between home and office can dissolve entirely.
Practical measures include agreeing communication norms (for example, no expectation of after-hours replies), respecting time zones and working patterns, and leaders modelling healthy behaviour. A policy that says the right words but is contradicted by senior managers emailing at midnight will not be believed.
Gezondheid, veiligheid en gegevensbescherming thuis
De zorgplicht van een werkgever strekt zich uit tot de thuiswerkplek. Geef richtlijnen voor het inrichten van een veilige werkplek, overweeg een zelfbeoordeling voor display screen equipment, en wees duidelijk over welke apparatuur u levert. Arbeidstijdverplichtingen blijven van toepassing, dus zorg ervoor dat thuiswerkers hun rest pauzes kunnen en ook nemen.
Remote work also raises data-protection considerations under the GDPR: secure devices, encrypted connections, clear rules about handling personal and confidential data at home, and safe disposal of any printed material. Address these explicitly in the policy so employees know their obligations.
Hybride eerlijk en verbonden houden
Het grootste culturele risico van hybride werken is proximity bias — de neiging om de voorkeur te geven aan wie fysiek aanwezig is. Waak daartegen bij promotie-, ontwikkelings- en erkenningsbeslissingen, en zorg ervoor dat collega’s op afstand gelijke toegang hebben tot informatie en kansen.
Use your HRIS to administer the policy consistently: recording work locations, managing remote-work and flexible-working requests through a documented workflow, and tracking approvals. Consistency is what makes a hybrid policy feel fair and defensible.
