1.Doel en reikwijdte
BambooHR LLC ("BambooHR") heeft dit Beleid inzake biometrische gegevens aangenomen om te voldoen aan de Illinois Biometric Information Privacy Act (BIPA) en soortgelijke wetten inzake biometrische privacy in andere rechtsgebieden. Dit Beleid is van toepassing op het verzamelen, gebruiken, beveiligen, opslaan, bewaren en vernietigen van biometrische identificatoren en biometrische informatie (gezamenlijk, "Biometrische gegevens") in verband met de producten en diensten van BambooHR.
Dit Beleid is van toepassing op de tijdregistratiefuncties van BambooHR die vingerafdruk- of gezichtsgeometriescanning kunnen gebruiken om het in- en uitklokken van werknemers mogelijk te maken, en op andere functies die BambooHR mogelijk introduceert en die Biometrische gegevens omvatten. Dit Beleid is niet van toepassing op klantgeconfigureerde integraties met externe aanbieders van biometrische hardware of software.
2.Verzameling van biometrische gegevens
BambooHR verzamelt Biometrische gegevens alleen met de expliciete, schriftelijke toestemming van de persoon van wie de Biometrische gegevens worden verzameld. Voordat enige Biometrische gegevens worden verzameld, zal BambooHR of haar klant (als werkgever): (a) de betrokkene schriftelijk informeren dat Biometrische gegevens worden verzameld of opgeslagen; (b) het specifieke doel en de duur uitleggen waarvoor de Biometrische gegevens worden verzameld, opgeslagen en gebruikt; en (c) een schriftelijke verklaring ontvangen die door de betrokkene is ondertekend.
BambooHR verzamelt geen Biometrische gegevens zonder medeweten van de betrokkene. BambooHR eist niet dat een persoon Biometrische gegevens verstrekt als voorwaarde voor het leveren van diensten die niet verband houden met het doel waarvoor de Biometrische gegevens worden verzameld.
3.Bewaar- en vernietigingsschema
BambooHR bewaart Biometrische gegevens alleen gedurende de periode die nodig is om het doel waarvoor zij zijn verzameld te vervullen, of zoals wettelijk vereist. In geen geval zal BambooHR Biometrische gegevens langer bewaren dan drie (3) jaar vanaf de datum van de laatste interactie van de betrokkene met BambooHR, of vanaf de datum waarop de arbeidsrelatie met de klant eindigt, afhankelijk van wat eerder is, tenzij toepasselijke wetgeving een langere bewaartermijn vereist.
Wanneer het doel waarvoor de Biometrische gegevens zijn verzameld is vervuld, of wanneer de bewaartermijn afloopt, zal BambooHR de Biometrische gegevens permanent vernietigen met methoden die de gegevens onherstelbaar maken en in overeenstemming met toepasselijke wetgeving. BambooHR zal vernietigingsgegevens bijhouden zoals vereist door toepasselijke wetgeving.
4.Bescherming en opslag
BambooHR gebruikt hetzelfde of een hoger zorgniveau om Biometrische gegevens op te slaan, over te dragen en te beschermen als voor andere vertrouwelijke en gevoelige informatie. Biometrische gegevens worden tijdens overdracht en bij rest versleuteld met industrienormversleuteling. Toegang tot Biometrische gegevens is beperkt tot geautoriseerd personeel dat toegang nodig heeft om zijn of haar taken uit te voeren.
BambooHR slaat Biometrische gegevens niet on-premises op. Alle Biometrische gegevens worden verwerkt en opgeslagen in de beveiligde cloudinfrastructuur van BambooHR en zijn onderworpen aan de standaard beveiligingscontroles van BambooHR, zoals beschreven in de Beveiligingsbijlage.
5.Openbaarmaking aan derden
BambooHR zal de Biometrische gegevens van personen niet verkopen, verhuren, verhandelen of daar anderszins winst uit halen. BambooHR zal Biometrische gegevens niet openbaar maken of verspreiden aan enige andere partij zonder eerst schriftelijke toestemming te verkrijgen van de persoon of van de klant namens de persoon, behalve in de volgende beperkte omstandigheden: (a) wanneer wettelijk vereist; (b) wanneer openbaarmaking vereist is om een door de persoon verzochte financiële transactie te voltooien; of (c) wanneer bevolen door een bevoegde rechtbank.
BambooHR kan Biometrische gegevens openbaar maken aan dienstverleners die helpen bij het beheren van het platform van BambooHR, mits die dienstverleners gebonden zijn aan contractuele verplichtingen om de Biometrische gegevens te beschermen en deze uitsluitend te gebruiken voor de doeleinden waarvoor zij zijn openbaar gemaakt.
6.Individuele rechten
Personen van wie BambooHR Biometrische gegevens heeft verzameld, hebben het recht om: (a) op verzoek een kopie van dit Beleid te ontvangen; (b) toegang tot hun Biometrische gegevens te vragen; (c) verwijdering van hun Biometrische gegevens te verzoeken, onder voorbehoud van toepasselijke bewaarplichten; en (d) een klacht in te dienen als zij van mening zijn dat hun Biometrische gegevens in strijd met toepasselijke wetgeving zijn verzameld, gebruikt of openbaar gemaakt.
Verzoeken met betrekking tot Biometrische gegevens dienen via onze contactpagina aan BambooHR te worden ingediend. BambooHR zal binnen een redelijke termijn en in overeenstemming met toepasselijke wetgeving op dergelijke verzoeken reageren.
