De rol en de functieomschrijving definiëren
Elke goede aanwerving begint met duidelijkheid over waarvoor u eigenlijk werft. Voordat u een advertentie schrijft, zet u de kernverantwoordelijkheden uiteen, de resultaten die de functie moet opleveren, en de vaardigheden en ervaring die werkelijk nodig zijn om die resultaten te bereiken. Het scheiden van essentiële criteria van gewenste criteria houdt uw latere voorselectie objectief en verdedigbaar.
Een functieomschrijving en een persoonsprofiel dienen verschillende doelen. De functieomschrijving beschrijft het werk; het persoonsprofiel beschrijft de eigenschappen die een kandidaat nodig heeft. Houd het persoonsprofiel gericht op capaciteiten die relevant zijn voor de functie, en vermijd criteria die beschermde groepen indirect zouden kunnen uitsluiten zonder goede rechtvaardiging.
Wees voorzichtig met de taal van je advertentie. Zowel in Ierland als in het VK verbiedt discriminatiewetgeving formuleringen die kandidaten zouden kunnen afschrikken op grond van bijvoorbeeld leeftijd, geslacht, ras, handicap, religie, seksuele geaardheid, burgerlijke staat of gezinssituatie. Uitdrukkingen als 'jong en dynamisch' of 'pas afgestudeerd' kunnen zelfs onbedoeld een risico op leeftijdsdiscriminatie opleveren.
Kandidaten werven
Er zijn veel routes naar kandidaten: uw eigen carrièrepagina, vacaturebanken, professionele netwerken zoals LinkedIn, wervingsbureaus en doorverwijzingen van bestaande medewerkers. Elk heeft andere kosten en opbrengsten, en de meeste werkgevers gebruiken een mix afhankelijk van senioriteit en schaarste van de functie.
Medewerker-verwijzingsregelingen kunnen zeer effectief zijn voor kleinere bedrijven, maar let erop dat zij de diversiteit van uw kandidatenpool niet verkleinen. Als iedereen via de persoonlijke netwerken van een homogene ploeg wordt aangenomen, kunt u onbedoeld een gebrek aan diversiteit bestendigen, wat zowel een ethische als een juridische zorg is.
Welke wervingskanalen je ook gebruikt, houd een consistent overzicht bij van waar sollicitaties vandaan komen en hoe ze worden behandeld. Dit helpt je meten welke kanalen werken en biedt een audittrail als een kandidaat ooit vraagt hoe hij of zij is behandeld.
Sollicitatiegesprekken en selectie
Gestructureerde interviews — waarbij elke kandidaat dezelfde kernvragen krijgt en wordt gescoord aan de hand van vooraf bepaalde criteria — zijn eerlijker en voorspellender dan ongestructureerde gesprekken. Spreek de vragen en scorecriteria vooraf af en gebruik waar praktisch meer dan één interviewer om individuele bias te verminderen.
Houd vragen functiegerelateerd. Vragen naar iemands plannen om kinderen te krijgen, hun leeftijd, gezondheid of religie is niet alleen slechte praktijk, maar kan ook neerkomen op onwettige discriminatie in Ierland en het VK. Als er een reëel beroepsvereiste bestaat, vraag dan advies voordat je erop vertrouwt.
Documenteer je beslissingen. Korte, feitelijke notities die uitleggen waarom elke kandidaat wel of niet is doorgegaan, beschermen je als een beslissing later wordt aangevochten, en ze brengen een gezonde discipline aan die de selectie op verdienste gericht houdt.
Controles op het recht om te werken en pre-employment checks
Voordat iemand begint, moet u bevestigen dat diegene wettelijk bevoegd is om voor u te werken. Dit is het lokale equivalent van wat Amerikaanse werkgevers doen met Form I-9, maar het proces is anders: in het VK voeren werkgevers voorgeschreven right-to-work checks uit (steeds vaker via de online dienst van het Home Office of een identity service provider) en bewaren zij bewijs om een statutory excuse tegen boetes voor illegale arbeid vast te stellen.
In Ierland hebben niet-EER-onderdanen doorgaans een employment permit of andere toestemming nodig om te werken, en werkgevers moeten zich ervan vergewissen dat de juiste toestemming aanwezig is. EER- en Zwitserse staatsburgers hebben geen permit nodig om in Ierland te werken. Controleer altijd de actuele regels bij de relevante overheidsdienst, aangezien immigratievereisten vaak veranderen.
Andere pre-employment checks — referenties, controle van kwalificaties en, voor bepaalde functies, screening via Garda vetting in Ierland of de DBS in het VK — moeten in verhouding staan tot de functie. Voer alleen controles uit die echt noodzakelijk zijn, omdat bij elke controle persoonsgegevens worden verwerkt.
GDPR bij werving
Werving genereert een grote hoeveelheid persoonsgegevens — cv’s, sollicitatieformulieren, aantekeningen van interviews, referenties en soms bijzondere categorieën gegevens zoals gezondheidsinformatie voor redelijke-aanpassingen. Onder GDPR en UK GDPR moet u een rechtsgrond hebben om deze te verwerken, kandidaten vertellen hoe hun gegevens worden gebruikt, en ze alleen bewaren zolang u ze echt nodig hebt.
Geef sollicitanten een duidelijke privacyverklaring voor werving waarin wordt uitgelegd wat u verzamelt, waarom, hoelang u het bewaart en welke rechten zij daarop hebben. Bewaar gegevens van afgewezen kandidaten niet stilzwijgend voor onbepaalde tijd 'voor het geval er iets opduikt' zonder hen daarvan op de hoogte te stellen en een passende grondslag te verkrijgen om dat te doen.
Stel een vast bewaartermijn in voor wervingsgegevens en verwijder gegevens zodra die is verstreken. Een gebruikelijke aanpak is om de gegevens van afgewezen sollicitanten gedurende een beperkte periode na de beslissing te bewaren, lang genoeg om een mogelijke discriminatieclaim te kunnen weerleggen, en ze daarna veilig te wissen.
