HRIS가 실제로 하는 일
HR 정보시스템(HRIS)은 직원 데이터를 저장 및 관리하고, 그 주변의 일상 업무를 수행하는 단일 공간입니다. 일반적인 기능에는 중앙 직원 기록, 결근 및 휴가 추적, 문서 저장, 온보딩 워크플로, 성과 도구, 보고, 그리고 직원과 관리자용 셀프서비스가 포함됩니다.
핵심 이점은 단일한 진실의 원천입니다. 같은 데이터가 여러 스프레드시트와 받은편지함에 흩어져 있는 대신, 모두가 하나의 정확한 기록을 사용합니다. 이는 오류를 줄이고 시간을 절약하며, 이전 장에서 설명한 보고를 진정으로 신뢰할 수 있게 만듭니다.
셀프서비스는 직원들이 가장 먼저 체감하는 기능인 경우가 많습니다. 휴가 신청, 본인 정보 수정, HR에 이메일을 보내지 않고도 정책을 찾을 수 있게 하면, 가치가 낮은 행정 업무가 크게 줄어들고 직원 경험이 더 빠르고 현대적으로 개선됩니다.
직접 구축과 구매
일부 조직은 자체 시스템을 구축하거나 스프레드시트와 범용 도구를 엮어 쓰는 데 유혹을 느낍니다. 처음에는 더 저렴해 보일 수 있지만, 실제 비용에는 지속적인 유지보수, 보안, 규정 준수 업데이트, 그리고 팀 시간의 기회비용이 포함됩니다. 고용법과 GDPR 요건은 변하며, 자체 구축 시스템도 그 변화에 따라가야 합니다.
기존 HRIS를 구매하면 이러한 비용을 많은 고객에게 분산시키고, 전문 공급업체가 유지보수·보안·업데이트를 수행하는 제품을 이용할 수 있습니다. 대부분의 소규모 및 중견 고용주에게는 구매가 실용적 선택이며, 귀사만 수행할 수 있는 업무에 내부의 희소한 시간을 확보해 줍니다.
중간 경로도 있습니다. 핵심 시스템을 구매하고, 맞춤형 소프트웨어를 개발하기보다 필요에 맞게 구성하는 것입니다. 우수한 HRIS는 지원되는 업그레이드 경로를 유지하면서도, 사용자 지정 개발 없이도 귀사의 프로세스에 맞을 만큼 유연해야 합니다.
선정 기준
공급업체의 기능 목록이 아니라 귀사의 요구사항에서 시작하십시오. 현재 가장 큰 어려움을 주는 프로세스와 성장하면서 필요할 역량을 나열한 뒤, 필수 항목과 있으면 좋은 항목을 구분하십시오. 이렇게 하면 데모가 귀사에게 중요한 것에 집중됩니다.
사용성을 매우 중시하십시오. 아무리 강력해도 사람들이 이해하기 어려운 시스템은 채택되지 않으며, 채택이 있어야 비로소 혜택이 실현됩니다. 실제로 사용할 관리자와 직원을 참여시키고, 세련된 영업 시연보다 직접 체험할 수 있는 시험 사용을 요구하십시오.
아일랜드, 영국 및 EU의 고용주에게 GDPR 준수는 협상 대상이 아닙니다. 데이터가 어디에 호스팅되는지, 공급업체가 어떤 보안 인증을 보유하는지, 적절한 데이터 처리 계약이 제공되는지, 시스템이 데이터 주체 권리와 보관 규정을 어떻게 지원하는지 확인하십시오. 또한 시스템이 PAYE, 법정 휴가, 그리고 US 개념이 아닌 올바른 용어 등 현지 현실을 반영하는지도 확인해야 합니다.
구현
훌륭한 시스템이라도 구현이 부실하면 효과가 거의 없으므로, 구현을 하나의 독립된 프로젝트로 다루십시오. 내부 책임자를 지정하고, 현실적인 일정을 합의하며, 마이그레이션 전에 기존 데이터를 정리하십시오. 지저분한 데이터를 가져오면 문제를 새로운 집으로 옮겨 놓는 것에 불과합니다.
오늘날의 모든 특이점을 그대로 복제하기보다, 합리적이고 합의된 프로세스에 맞게 시스템을 구성하십시오. 도입은 일관성 없는 관행을 정리하기에 이상적인 시점이지만, 과도한 맞춤화를 피하십시오. 이는 향후 복잡성을 축적합니다.
교육과 커뮤니케이션에 투자하십시오. 변화가 왜 필요한지, 직원에게 어떤 이익이 있는지 설명하고, 역할에 맞는 교육을 제공하며, 초기 몇 주 동안 지원을 쉽게 받을 수 있게 하십시오. 성공의 진정한 척도는 설치가 아니라 도입입니다.
시간이 지나며 가치를 얻기
HRIS의 이점은 데이터가 축적되고 프로세스가 안정되면서 커집니다. 운영 시작 후에는 시스템이 어떻게 사용되고 있는지 검토하고, 대체하려 했던 그림자 스프레드시트를 폐기하며, 초기 롤아웃에서 미뤄 둔 기능을 점진적으로 활성화하십시오.
변화하는 필요에 맞추어 시스템을 주기적으로 재검토하십시오. 규모가 커지거나 새로운 시장에 진출하면 요구사항이 달라지며, 20명의 직원에 맞던 시스템도 여러 국가에 걸친 100명 규모에는 재구성이 필요할 수 있습니다. Grouper와 같은 전문 지식이 있는 파트너의 지원을 받는 잘 선택된 플랫폼이라면, 귀사를 제약하기보다 함께 성장해야 합니다.
