Termini di servizio

3.1 BambooHR Piattaforma

BambooHR is a human resources information system and people-management platform designed to assist organisations with managing employee information, human resources processes and workforce administration.

A seconda dell'abbonamento del Cliente, i Servizi possono includere funzionalità relative a:

• employee records
• onboarding e offboarding
• recruitment e applicant tracking
• tempo e presenze
• leave management
• performance management
• compensation management
• gestione dei benefit
• servizi legati alla payroll
• employee experience
• reporting e analytics
• firma elettronica
• integrations
• APIs
• funzionalità di intelligenza artificiale
• altri servizi HR correlati

3.2 Ruolo di Grouper

Grouper provides the Customer with European commercial, implementation, support, service-management and related services in connection with BambooHR. Grouper may procure or arrange the relevant BambooHR subscriptions on behalf of the Customer. BambooHR remains the Technology Provider for the underlying BambooHR software.

3.3 Moduli d’ordine

The Customer will purchase Services through an applicable Order Form. Each Order Form forms part of this Agreement. If there is a conflict between an Order Form and this Agreement, the Order Form shall take precedence in relation to the specific commercial terms expressly identified in that Order Form, except where this Agreement expressly states otherwise.

3.4 Servizi aggiuntivi

Additional Services may be subject to Additional Terms. Where Additional Terms directly conflict with this Agreement, the Additional Terms shall take precedence solely in relation to the relevant Additional Service.

4.1 Right to Use the Services

Ferme restando il pagamento delle Spese applicabili e nel rispetto del presente Accordo, al Cliente è concesso un diritto limitato, non esclusivo, non trasferibile e non sublicenziabile per il Periodo di Sottoscrizione applicabile per consentire ai suoi Utenti Autorizzati di accedere e utilizzare i Servizi per scopi interni dell'attività del Cliente. Nessun diritto di proprietà sui Servizi o sul software sottostante viene trasferito al Cliente.

4.2 Utenti autorizzati

Il Cliente è responsabile di determinare quali individui sono autorizzati ad accedere al suo account. Il Cliente deve garantire che:

• le credenziali individuali non siano condivise
• user access is promptly removed when no longer required
• i permessi amministrativi siano gestiti in modo appropriato
• users comply with this Agreement
• le credenziali siano mantenute riservate e sicure

4.3 Affiliates e appaltatori

Il Cliente può consentire a dipendenti e appaltatori dei suoi Affiliati di utilizzare i Servizi a vantaggio del Cliente, a condizione che il Cliente rimanga responsabile della loro conformità al presente Accordo.

8.1 Proprietà

The Customer retains all right, title and interest in Customer Data. Neither Grouper nor BambooHR acquires ownership of Customer Data by providing the Services.

8.2 Responsabilità del Cliente

Il Cliente è responsabile di:

• l’accuratezza dei Dati del Cliente
• la legalità dei Dati del Cliente
• determinare quali informazioni caricare
• mantenere una base giuridica appropriata per i Dati Personali
• ottenere le autorizzazioni o consensi richiesti
• fornire informative sulla privacy richieste
• ensuring that Customer Data does not infringe third-party rights

8.3 Elaborazione dei Dati del Cliente

Customer Data may be processed only as reasonably necessary to provide, implement, configure, secure and support the Services, respond to Customer instructions, comply with Applicable Law, or as otherwise permitted under the DPA.

8.4 Data Processing Agreement

Where Grouper Processes Personal Data on behalf of the Customer, the DPA forms part of this Agreement. If there is a conflict concerning the Processing of Personal Data, the following order of precedence shall apply:

• conformità obbligatoria alla Legge sulla Protezione dei Dati Applicabile
• termini internazionali di trasferimento dei dati applicabili
• il DPA
• this Agreement
• il Modulo d’Ordine applicabile, salvo quanto espressamente previsto nel Modulo d’Ordine che prevale sul DPA

9.1 Hosting EEA

I Dati Personali del Cliente associati al servizio europeo Grouper di BambooHR sono ospitati e conservati all'interno dello Spazio Economico Europeo. La località principale di hosting è l'Irlanda.

9.2 Backup e disaster recovery

Le copie di backup e di ripristino in caso di disastro contenenti Dati Personali del Cliente sono conservate all’interno dell’EEA poiché fanno parte dell’ambiente di servizio europeo.

9.3 Sub-processors

Where a Sub-processor stores Customer Personal Data for the European service, the relevant Customer Personal Data shall remain stored within the EEA.

9.4 Accesso dall’Esterno all’EEA

L’impegno di archiviazione nell’EEA non implica necessariamente che tutti gli accessi di supporto autorizzati debbano originare fisicamente dall’interno dell’EEA. Quando l’accesso dall’esterno dell’EEA è eccezionalmente richiesto, Grouper garantirà che tale accesso sia limitato a quanto ragionevolmente necessario, sia adeguatamente autorizzato, soggetto a controlli tecnici e contrattuali appropriati, conforme alla Legge Applicabile sulla Protezione dei Dati e utilizzi un adeguato meccanismo internazionale di trasferimento dove richiesto legalmente. Tale accesso non modificherà la posizione di archiviazione nell’EEA dei Dati del Cliente a meno che il Cliente non istruisca espressamente altrimenti e la modifica sia legalmente consentita.

10.1 Misure di Sicurezza

Grouper shall maintain commercially reasonable and appropriate technical and organisational measures designed to protect Customer Data against accidental or unlawful destruction, loss, alteration, disclosure, access and other unauthorised Processing. Measures may include encryption, access controls, multi-factor authentication, role-based permissions, network protection, audit logging, monitoring, backup controls, vulnerability management, incident-response procedures, disaster recovery, business continuity and security awareness and training.

10.2 Responsabilità di Sicurezza del Cliente

Il Cliente è responsabile della gestione dei propri utenti e permessi, della gestione delle credenziali sicure, dell’abilitazione delle funzionalità di sicurezza dove richiesto, della disabilitazione tempestiva degli account non necessari, della protezione delle integrazioni e delle credenziali API, e della notifica a Grouper tempestivamente di sospetto accesso non autorizzato.

10.3 Incidenti di Sicurezza

Quando Grouper viene a conoscenza di una violazione confermata dei Dati Personali che riguarda Dati del Cliente, Grouper such shall notify the Customer without undue delay and in accordance with the DPA. Where the applicable DPA contains a specific notification period, that period shall apply.

11.1 Disponibilità

Grouper farà uso di sforzi commercialmente ragionevoli, insieme al Fornitore di Tecnologia, per rendere i Servizi disponibili ventiquattro ore al giorno, sette giorni alla settimana, soggetti a manutenzione programmata, manutenzione d'emergenza, Forza Maggiore, guasti di Internet o telecomunicazioni, sistemi o reti del Cliente, Servizi di Terze Parti, requisiti di sicurezza e circostanze al di fuori del ragionevole controllo di Grouper. Salvo diversi impegni specificati in un Modulo d'Ordine o in un programma di servizio, la disponibilità mensile obiettivo sarà del 98 per cento.

11.2 Supporto

Salvo diversa indicazione in un Modulo d’Ordine, il supporto standard Grouper è disponibile durante gli orari lavorativi irlandesi, gli incidenti critici possono essere monitorati fuori dagli orari lavorativi normali, gli incidenti sono prioritizzati in base alla gravità e all’impatto sull’attività, e il Cliente deve fornire informazioni ragionevoli e la cooperazione necessaria per indagare su un incidente. I tempi di risposta mirati possono essere descritti nella politica di Supporto e Livello di Servizio applicabile.

14.1 Compensi

Il Cliente pagherà gli Onorari specificati in ciascun Modulo d’Ordine applicabile. Salvo diversa indicazione in un Modulo d’Ordine, gli Onorari sono esclusi IVA e altre tasse applicabili.

14.2 Frequenza di Pagamento

La frequenza di pagamento specificata in un modulo d'ordine determina solo quando le Oneri sono fatturati e pagabili. Non determina né altera la durata del Term of Subscription del Cliente. Per evitare dubbi, qualora un modulo d'ordine specifichi un periodo di sottoscrizione di dodici mesi, il Cliente è contrattualmente vincolato ai Servizi per l'intero periodo di dodici mesi, indipendentemente dal fatto che gli Oneri siano fatturati o pagati mensilmente, trimestralmente, annualmente o secondo un altro calendario di pagamento concordato. Il pagamento delle Oneri di Sottoscrizione in rate mensili non crea un abbonamento mensile e non concede al Cliente un diritto di cancellazione mensile.

14.3 Impegni Annuali Pagati Mensilmente

Qualora il Cliente subscriba un Periodo di Abbonamento di dodici mesi o altro periodo fisso ma sia autorizzato a pagare i Corrispettivi di Abbonamento in rate mensili:

• (a) ogni pagamento mensile costituisce parte dei Corrispettivi totali impegnati per l’intero Periodo di Abbonamento;
• (b) il Cliente resta responsabile per tutti i Corrispettivi dovuti per l’intero Periodo di Abbonamento;
• (c) il Cliente non può terminare il Periodo di Abbonamento per comodità prima della sua scadenza;
• (d) la cancellazione di una istruzione di pagamento o il mancato utilizzo dei Servizi non terminano il Periodo di Abbonamento né liberano il Cliente dall’obbligo di pagare i Corrispettivi;
• (e) se l'Accordo o il relativo Modulo d'ordine è risolto da Grouper a causa di una violazione sostanziale da parte del Cliente, qualsiasi Oneri non pagati impegnati per il resto del Termine di Sottoscrizione diverranno immediatamente dovuti e esigibili, soggetti alla Legge Applicabile.

14.4 Employee Numbers and Usage

Where pricing is based upon employee headcount, users, modules, usage or another variable measure, Fees may be adjusted in accordance with the actual level of usage. An increase in employee headcount, products, modules or other chargeable usage may result in additional Fees during the Subscription Term where provided for in the Order Form. A decrease in employee headcount does not reduce any minimum contractual commitment stated in an Order Form unless expressly agreed otherwise.

14.5 Servizi Aggiuntivi

Additional Services purchased during an existing Subscription Term may be charged on a pro-rata basis for the remainder of the applicable billing period unless otherwise specified in the relevant Order Form.

14.6 Imposte

Il Cliente è responsabile dell'IVA applicabile e di altre tasse, dazi o oneri governativi, esclusi le imposte sul reddito netto di Grouper.

14.7 Ritardo nel Pagamento

If an undisputed invoice remains unpaid after its due date, Grouper may charge interest to the extent permitted by Applicable Law. Before suspending Services solely for non-payment, Grouper shall provide reasonable notice and an opportunity to remedy the outstanding payment.

15.1 Durata dell’Abbonamento

Ogni Servizio è fornito per la Durata dell’Abbonamento specificata nel Modulo d’Ordine applicabile. Una Durata dell’Abbonamento può essere o un abbonamento a termine fisso, inclusa una sottoscrizione di dodici mesi o più lunga, oppure, ove espressamente indicato nel Modulo d’Ordine, un abbonamento mensile. A meno che un Modulo d’Ordine non affermi espressamente che l’abbonamento è mensile, l’abbonamento sarà trattato come un abbonamento a termine fisso per il periodo indicato nel Modulo d’Ordine.

15.2 Impegno a Termine Fisso

Un Termine di Sottoscrizione fisso è un impegno contrattuale fermo e non cancellabile per l'intero periodo indicato nel modulo d'ordine applicabile. Il Cliente non può terminare, annullare o ridurre un Termine di Sottoscrizione fisso per comodità prima della scadenza di tale Termine. Questo vale indipendentemente dal fatto che le Oneri siano pagate mensilmente, trimestralmente, annualmente o in altro modo, dal livello effettivo di utilizzo dei Servizi da parte del Cliente, da modifiche ai requisiti aziendali del Cliente, da modifiche nel numero di dipendenti, eccetto dove il Modulo d'ordine preveda espressamente un adeguamento tariffario corrispondente, o da una decisione del Cliente di cessare l'uso dei Servizi. Nulla in questa Sezione limita il diritto esplicito di una parte di terminare per violazione sostanziale, insolvenza o altro diritto di terminazione specificamente previsto nel presente accordo.

15.3 Esempio di Abbonamento di Twelve-Month

Where an Order Form specifies a twelve-month Subscription Term, the Customer is committed for the full twelve months. If the Customer pays the annual Subscription Fees in twelve monthly instalments, the Customer remains committed to the full twelve-month Subscription Term. The Customer cannot terminate the subscription after, for example, three, six or nine months merely by giving notice. Any notice of non-renewal given during the twelve-month Subscription Term applies only to the renewal that would otherwise commence after the current twelve-month Subscription Term expires.

15.4 Automatic Renewal

Unless otherwise specified in the Order Form, each fixed Subscription Term shall automatically renew for a further period of twelve months at the end of the then-current Subscription Term. The renewal becomes a new Subscription Term and, once commenced, is itself a fixed and non-cancellable commitment for its full duration.

15.5 Notice of Non-Renewal

Qualsiasi parte può prevenire il rinnovo automatico dando all'altra parte almeno 90 giorni di preavviso scritto prima della scadenza del Termine di Sottoscrizione allora in corso. Un avviso di non rinnovo:

• non termina né accorcia l’attuale Periodo di Abbonamento;
• non crea diritto a un rimborso per alcuna parte dell’attuale Periodo di Abbonamento;
• non libera il Cliente dal pagamento dei Corrispettivi dovuti per l’attuale Periodo di Abbonamento; e
• entra in vigore solo al scadere dell’attuale Periodo di Abbonamento.

15.6 Mancata Notifica Tempestiva di Non-Rinnovo

If the Customer does not give valid notice of non-renewal at least 90 days before the end of the current Subscription Term, the subscription shall automatically renew for the next Subscription Term. Once the renewal Subscription Term begins, the Customer is committed to that renewed Subscription Term for its full duration.

15.7 Abbonamenti Mensili

La presente Sezione si applica solo quando un Modulo d’Ordine indica espressamente che il Cliente ha acquistato un abbonamento mensile. Un abbonamento mensile si rinnova per periodi mensili successivi fino a quando non è terminato in conformità al Modulo d’Ordine applicabile. Salvo diversa indicazione nel Modulo d’Ordine, il Cliente può terminare un abbonamento mensile previo avviso scritto prima della fine del periodo mensile allora in corso, con efficacia al termine di tale periodo mensile. Un Cliente che paga mensilmente nell’ambito di un Periodo di Abbonamento di dodici mesi o altro periodo fisso non è un Cliente mensile ai fini della presente Sezione.

15.8 Prezzi per il Periodo di Abbonamento Corrente

Except where expressly permitted by the applicable Order Form, Grouper will not increase the base Subscription Fee during an existing fixed Subscription Term. This does not prevent changes to Fees arising from increased employee headcount, increased usage, additional products, Additional Services, taxes, changes to a variable charging component or other adjustments expressly provided for in the Order Form.

15.9 Variazioni di Prezzo per i Termini di Rinnovo

Grouper può modificare le tariffe di Sottoscrizione applicabili a un futuro Termine di Sottoscrizione di rinnovo fornendo al Cliente almeno 60 giorni di preavviso prima che la nuova tariffazione entri in vigore. Una modifica dei prezzi notificata ai sensi della presente Sezione si applica al prossimo Termine di Sottoscrizione di rinnovo e non altera, salvo espressa autorizzazione altrove nel presente Accordo, le Oneri pagabili per il presente Termine di Sottoscrizione fisso.

15.10 Relazione tra Avviso di Prezzo e Avviso di Non-Rinnovo

Il periodo di 60 giorni di preavviso per la variazione dei prezzi e il periodo di 90 giorni di non rinnovo sono separati. Un avviso di prezzi fornito da Grouper non estende, riavvia o esclude l'obbligo del Cliente di fornire notifica di 90 giorni se il Cliente non desidera rinnovare. Di conseguenza, quando il Cliente desidera prevenire il rinnovo, deve fornire la propria notifica di non rinnovo almeno 90 giorni prima della fine del corrente Termine di Sottoscrizione, indipendentemente da quando viene emesso un avviso di prezzo. Un avviso di cambio prezzo non riapre o estende la finestra di non rinnovo del Cliente. Se la scadenza di non rinnovo di 90 giorni è già trascorsa, il Cliente resta impegnato al prossimo Termine di Sottoscrizione di rinnovo nonostante un successivo avviso di cambio prezzo, salvo quanto richiesto altrimenti dalla Legge Applicabile.

16.1 Nessuna Terminazione per Convenienza durante un Periodo di Abbonamento Fisso

Salvo che nel caso di sottoscrizione mese per mese o quando sorge un diritto esplicito di terminazione ai sensi del presente Accordo, il Cliente non ha diritto di terminare un Termine di Sottoscrizione fisso per comodità. Fornire 90 giorni di preavviso ai sensi della Sezione 15.5 è solo un avviso di non rinnovo. Non è un avviso di terminazione per il corrente Termine di Sottoscrizione. Nessuna disposizione del presente Accordo deve essere interpretata come autorizzante il Cliente a terminare un Termine di Sottoscrizione fisso di dodici mesi o altro semplicemente fornendo 60 giorni, 90 giorni o qualsiasi altro periodo di preavviso.

16.2 Sospensione

Grouper può sospendere l’accesso a tutto o parte dei Servizi laddove ragionevolmente necessario perché:

• (a) Corrispettivi non contestati notevolmente in ritardo;
• (b) il Cliente viola sostanzialmente i limiti di utilizzo;
• (c) l'uso del Cliente crea un rischio significativo di sicurezza, integrità o disponibilità;
• (d) Grouper sospetta ragionevolmente frode o attività illecite;
• (e) la sospensione è richiesta dalla Legge Applicabile o da un’autorità competente;
• (f) la sospensione è ragionevolmente necessaria per prevenire danni sostanziali a Grouper, BambooHR, a un altro cliente o a un terzo.

16.3 Terminazione per Violazione Materiale

Either party may terminate this Agreement or an affected Order Form if the other party commits a material breach and, where the breach is capable of remedy, fails to remedy that breach within thirty days after receiving written notice requiring it to be remedied. This Section provides a termination right for cause and is not a termination-for-convenience right.

16.4 Insolvenza

Either party may terminate where the other party ceases to carry on business, becomes insolvent, enters liquidation other than for a solvent restructuring, has a receiver, examiner or equivalent office holder appointed over a material part of its assets, or becomes subject to an analogous insolvency proceeding, in each case to the extent permitted by Applicable Law.

16.5 Violazione Materiale della Protezione dei Dati

The Customer may terminate the affected Services where Grouper commits a material breach of its obligations under the applicable DPA and fails to remedy the breach within the applicable cure period where that breach is capable of remedy.

16.6 Effetto della Scadenza o della Terminazione

Alla scadenza o terminazione lecita:

• il diritto del Cliente di utilizzare i Servizi interessati termina;
• gli Onorari non pagati diventano dovuti;
• I Dati del Cliente saranno gestiti in conformità al DPA;
• ogni parte tratterà le Informazioni Riservate dell'altra in conformità con questo Accordo; e
• le disposizioni destinate a sopravvivere resteranno in vigore.

16.7 Onorari a seguito di Violazione da parte del Cliente

Quando Grouper termina un Termine di Sottoscrizione fisso a causa della violazione sostanziale non sanata da parte del Cliente, tutte le Oneri di Sottoscrizione impegnati per il resto di quel Termine rimarranno dovuti e potrebbero diventare immediatamente dovuti, nella misura consentita dalla Legge Applicabile.

16.8 Nessun Rimborso per Servizi a Termine Fisso non Utilizzati

Except where this Agreement expressly provides otherwise, Fees paid or payable for a fixed Subscription Term are non-refundable. The Customer is not entitled to a refund or credit merely because:

• il Cliente smette di utilizzare i Servizi;
• il numero di dipendenti diminuisce;
• il Cliente desidera passare a un fornitore diverso;
• lecircostanze interne cambiano;
• il Cliente comunica in anticipo il non rinnovo; oppure
• il Cliente non richiede più i Servizi.

18.1 Grouper e BambooHR Tecnologia

Grouper, BambooHR and their respective licensors retain all right, title and interest in the Services, software, Documentation, APIs, interfaces, technology, designs, methodologies, underlying systems and related intellectual property. The Customer receives only the contractual access and usage rights expressly granted under this Agreement.

18.2 Dati del Cliente

Il Cliente mantiene la proprietà dei Dati del Cliente.

Feedback 18.3

Nel caso in cui il Cliente fornisca suggerimenti, idee o feedback relativi ai Servizi, Grouper e BambooHR possono utilizzare tali feedback per migliorare i loro prodotti e servizi, a condizione che tale utilizzo non comporti la divulgazione delle Informazioni Riservate del Cliente.

18.4 Dati Aggregati

Subject to Applicable Law, aggregated or appropriately de-identified information may be used for analytics, benchmarking, product improvement and service optimisation where it does not identify the Customer or an individual.

24.1 Indemnity by Grouper

Fermo restando quanto previsto dal presente Accordo, Grouper difenderà il Cliente da una rivendicazione di terzi qualificata, sostenendo che l’uso autorizzato dei Servizi violi i diritti di proprietà intellettuale di tale terza parte. Grouper non avrà alcun obbligo nella misura in cui una rivendicazione derivi da modifiche apportate dal Cliente, combinazione con tecnologia non autorizzata, specifiche del Cliente, uso contrario alla Documentazione o al presente Accordo, o uso continuato dopo che Grouper ha fornito un’alternativa ragionevolmente non infrangente.

Where a qualifying infringement claim occurs or is reasonably likely to occur, Grouper may obtain the right for the Customer to continue using the affected Service, replace or modify it so that it becomes non-infringing without materially reducing functionality, or terminate the affected Service and refund prepaid Fees attributable to the unused portion of the affected Subscription Term.

24.2 Indemnity by Customer

Il Cliente dovrà indennizzare Grouper contro rivendicazioni qualificanti di terze parti derivanti da Dati Cliente illeciti, violazione dei diritti di terzi dai Dati Cliente, uso illecito dei Servizi, violazione sostanziale da parte del Cliente del presente Accordo, o decisioni o azioni relative al lavoro per le quali il Cliente è responsabile, fatta eccezione per quanto causato da violazione, negligenza o cattiva condotta di Grouper.

24.3 Procedura

A party seeking indemnification shall promptly notify the indemnifying party, provide reasonable co-operation and permit the indemnifying party to control the defence and settlement, provided that no settlement may impose liability, an admission of wrongdoing or a material non-financial obligation upon the indemnified party without its consent.

25.1 Perdite Escluse

Fatto salvo quanto previsto dalla Sezione 25.2, nessuna delle parti sarà responsabile per perdite indirette, speciali, punitive o consequenziali. Nessuna delle parti sarà responsabile per perdita di profitti, entrate, risparmi previsti o opportunità di business nella misura in cui tale perdita sia indiretta o consequenziale.

25.2 Responsabilità Non Escludibile

Nothing in this Agreement excludes or limits liability for death or personal injury caused by negligence, fraud or fraudulent misrepresentation, wilful misconduct, or liability that cannot lawfully be excluded or limited.

25.3 Responsabilità per Protezione dei Dati

Fermo restando la Sezione 25.2, la responsabilità complessiva di ciascuna parte derivante dalla violazione dei propri obblighi contrattuali di protezione dei dati non-supererà €2.000.000.

25.4 Responsabilità per Proprietà Intellettuale

Fermo restando la Sezione 25.2, la responsabilità complessiva di ciascuna parte derivante dall'infringimento dei diritti di proprietà intellettuale non supererà €2.000.000.

25.5 Responsabilità Generale

Fermo restando le Sezioni 25.2–25.4, la responsabilità complessiva di ciascuna parte derivante ai sensi del presente Accordo o in relazione ad esso non supererà l’importo maggiore tra €1.000.000 e il 125% delle Spese pagate o da pagare ai sensi del Modulo d’Ordine interessato durante i dodici mesi precedenti l’evento che ha dato origine alla rivendicazione.