Cosa fa realmente un HRIS
Un sistema informativo HR (HRIS) è un unico luogo in cui archiviare e gestire i dati dei dipendenti e svolgere i processi quotidiani ad essi collegati. Le funzionalità tipiche includono un registro centrale dei dipendenti, il tracciamento di assenze e congedi, l’archiviazione dei documenti, i flussi di onboarding, gli strumenti di performance, la reportistica e il self-service per personale e manager.
Il vantaggio principale è un’unica fonte di verità. Invece di avere gli stessi dati in una dozzina di fogli di calcolo e caselle di posta, tutti lavorano su un unico registro accurato. Ciò riduce gli errori, fa risparmiare tempo e rende davvero affidabile il reporting descritto nel capitolo precedente.
Il self-service è spesso la funzionalità che i dipendenti notano di più. Consentire alle persone di prenotare i congedi, aggiornare i propri dati e trovare le policy senza inviare email all’HR elimina gran parte dell’amministrazione a basso valore e offre al personale un’esperienza più rapida e moderna.
Costruire o acquistare
Alcune organizzazioni sono tentate di costruire un proprio sistema o di assemblarne uno con fogli di calcolo e strumenti generici. All’inizio può sembrare più economico, ma il costo reale include manutenzione continua, sicurezza, aggiornamenti di conformità e il costo opportunità del tempo del Suo team. Il diritto del lavoro e i requisiti GDPR cambiano, e un sistema sviluppato in casa deve tenere il passo.
Acquistare un HRIS già affermato distribuisce questi costi tra molti clienti e vi offre un prodotto mantenuto, protetto e aggiornato da un fornitore specializzato. Per la maggior parte dei datori di lavoro piccoli e di medie dimensioni, acquistare è la scelta pragmatica, liberando tempo interno prezioso per il lavoro che solo voi potete fare.
Esiste una via intermedia: acquistare un sistema core e configurarlo in base alle vostre esigenze invece di sviluppare software su misura. Un buon HRIS è sufficientemente flessibile da adattarsi ai vostri processi senza sviluppo personalizzato, e questo vi mantiene nel percorso di aggiornamento supportato.
Criteri di selezione
Partite dai vostri requisiti, non dagli elenchi di funzionalità dei fornitori. Elencate i processi che oggi vi creano più problemi e le capacità di cui avrete bisogno man mano che crescete, poi separate i requisiti essenziali da quelli desiderabili. In questo modo le demo restano concentrate su ciò che conta per voi.
Dategli molto peso all’usabilità. Un sistema potente che le persone trovano complicato non verrà adottato, e l’adozione è ciò che produce i benefici. Coinvolgete i manager e i dipendenti che lo useranno realmente e pretendete prove pratiche anziché demo di vendita rifinite.
Per i datori di lavoro in Irlanda, nel Regno Unito e nell’UE, la conformità al GDPR non è negoziabile. Verifichi dove sono ospitati i dati, quali certificazioni di sicurezza possiede il fornitore, se viene offerto un adeguato accordo di trattamento dei dati e in che modo il sistema supporta i diritti dell’interessato e le regole di conservazione. Confermi anche che il sistema rispecchi le realtà locali come PAYE, congedi statutari e la terminologia corretta — non i concetti statunitensi.
Implementazione
Un buon sistema implementato male offre poco, quindi tratti l’implementazione come un progetto a sé stante. Nomini un responsabile interno, concordi una tempistica realistica e pulisca i dati esistenti prima di migrarli — importare dati sporchi sposta semplicemente il disordine in una nuova casa.
Configurate il sistema per rispecchiare processi sensati e concordati, invece di replicare ogni particolarità del modo in cui lavorate oggi. L’implementazione è il momento ideale per mettere ordine in pratiche incoerenti, ma resistete all’ipercustomizzazione, che accumula complessità per il futuro.
Investite in formazione e comunicazione. Spiegate al personale perché il cambiamento sta avvenendo e cosa ne ricava, fornite formazione adeguata al ruolo e rendete il supporto facilmente disponibile nelle prime settimane. L’adozione, non l’installazione, è il vero metro del successo.
Ottenere valore nel tempo
I benefici di un HRIS si moltiplicano man mano che i dati si accumulano e i processi si stabilizzano. Dopo il go-live, rivedete come viene utilizzato il sistema, ritirate i fogli di calcolo paralleli che doveva sostituire e attivate gradualmente le funzionalità che avevate rinviato durante il rilascio iniziale.
Rivedete periodicamente il sistema in base alle vostre esigenze in evoluzione. Con la crescita o l’ingresso in nuovi mercati, i requisiti cambiano e un sistema adatto a venti dipendenti potrebbe dover essere riconfigurato per un centinaio di persone in più paesi. Una piattaforma ben scelta, supportata da un partner competente come Grouper, dovrebbe crescere con voi invece di ostacolarvi.
