Approfondimenti HR • 10 MIN DI LETTURA
Comprendere il GDPR per i dipartimenti HR
APR 2, 2026
I dipartimenti HR gestiscono ogni giorno dati personali sensibili. Ecco una guida in linguaggio semplice agli obblighi del GDPR e a come restare conformi.
Le basi del GDPR per HR
Il Regolamento generale sulla protezione dei dati del Regno Unito (UK GDPR) e il corrispondente dell'UE disciplinano il modo in cui i dati personali vengono raccolti, archiviati, utilizzati ed eliminati. Per i dipartimenti HR, i dati personali comprendono tutto, da una candidatura a una busta paga a un registro di malattia. I sei principi di protezione dei dati sono liceità, correttezza e trasparenza; limitazione delle finalità; minimizzazione dei dati; esattezza; limitazione della conservazione; e integrità e riservatezza. HR deve essere in grado di dimostrare la conformità a tutti e sei.
Basi giuridiche per il trattamento dei dati dei dipendenti
Ogni attività di trattamento dei dati HR deve avere una base giuridica. Le più comuni per i dipendenti sono: esecuzione di un contratto (trattare i dati payroll per pagare un dipendente), obbligo legale (mantenere i registri del diritto al lavoro) e legittimi interessi (monitorare l'uso della email sui dispositivi aziendali per motivi di sicurezza). I dati di categoria speciale, che includono informazioni sanitarie, origine razziale o etnica e dati biometrici, richiedono una condizione aggiuntiva: nella maggior parte dei casi il consenso esplicito o la necessità ai fini del diritto del lavoro.
Diritti dei dipendenti che dovete rispettare
I dipendenti hanno il diritto di accedere ai propri dati personali (le richieste di accesso devono ricevere risposta entro un mese), il diritto di far correggere i dati inesatti, il diritto alla cancellazione in alcune circostanze e il diritto di limitare il trattamento. Stabilite un processo chiaro per gestire queste richieste, formate il vostro team HR a riconoscerle e assicuratevi di poter recuperare rapidamente i dati pertinenti dal vostro HRIS. Risposte tardive o incomplete possono comportare azioni regolatorie.
Aree ad alto rischio per HR
Alcune attività HR comportano un rischio più elevato per la protezione dei dati: il processo decisionale automatizzato nel recruiting (uso di AI per selezionare i CV), il trasferimento dei dati dei dipendenti a fornitori payroll terzi, la raccolta di dati biometrici per sistemi di rilevazione presenze e l'uso di strumenti di monitoraggio dei dipendenti. Svolgete una Valutazione d'Impatto sulla Protezione dei Dati (DPIA) prima di implementare qualsiasi nuova tecnologia che tratti dati di categoria speciale o comporti decisioni automatizzate che incidono sugli individui.
