Approfondimenti HR • 10 MIN DI LETTURA
Comprendere il GDPR per i dipartimenti HR
APR 2, 2026
I dipartimenti HR gestiscono ogni giorno dati personali sensibili. Ecco una guida in linguaggio semplice agli obblighi GDPR e a come rimanere conformi.
Nozioni di base sul GDPR per HR
Il Regolamento generale sulla protezione dei dati del Regno Unito (UK GDPR) e il suo equivalente UE disciplinano il modo in cui i dati personali vengono raccolti, archiviati, utilizzati ed eliminati. Per i dipartimenti HR, i dati personali includono tutto, da una candidatura a una busta paga fino a un registro di malattia. I sei principi di protezione dei dati sono liceità, correttezza e trasparenza; limitazione delle finalità; minimizzazione dei dati; esattezza; limitazione della conservazione; integrità e riservatezza. HR deve essere in grado di dimostrare la conformità a tutti e sei.
Legal bases for processing employee data
Every HR data processing activity must have a legal basis. The most common for employees are: performance of a contract (processing payroll data to pay an employee), legal obligation (maintaining right-to-work records), and legitimate interests (monitoring email use on company devices for security purposes). Special category data, which includes health information, racial or ethnic origin, and biometric data, requires an additional condition: most commonly explicit consent or necessity for employment law purposes.
Employee rights you must honour
Employees have the right to access their personal data (subject access requests must be responded to within one month), the right to have inaccurate data corrected, the right to erasure in some circumstances, and the right to restrict processing. Establish a clear process for handling these requests, train your HR team to recognise them, and ensure you can retrieve the relevant data from your HRIS quickly. Late or incomplete responses can result in regulatory action.
Aree ad alto rischio per HR
Certain HR activities carry higher data protection risk: automated decision-making in recruitment (using AI to screen CVs), the transfer of employee data to third-party payroll providers, the collection of biometric data for time-and-attendance systems, and the use of employee monitoring tools. Conduct a Data Protection Impact Assessment (DPIA) before implementing any new technology that processes special category data or involves automated decisions affecting individuals.
