Wawasan HR • 12 MENIT BACA
Daftar Periksa Kepatuhan HR: Apa yang Dibutuhkan Setiap Perusahaan di 2026
MAY 8, 2026
Kepatuhan HR kini lebih kompleks dari sebelumnya. Gunakan daftar periksa ini untuk memastikan organisasi Anda tercakup dalam hukum ketenagakerjaan, perlindungan data, serta kesehatan dan keselamatan.
Mengapa kepatuhan tidak dapat sepenuhnya didelegasikan kepada tim hukum
Para profesional HR berada di garis depan kepatuhan terhadap hukum ketenagakerjaan. Setiap hari, HR mengambil keputusan tentang proses disipliner, penggajian, waktu kerja, dan data yang memiliki implikasi hukum. Meskipun seorang pengacara dapat memberikan saran ketika terjadi masalah, tugas HR adalah memastikan masalah tersebut tidak terjadi sejak awal. Program kepatuhan yang dirancang dengan baik jauh lebih murah daripada membela klaim di pengadilan hubungan industrial atau investigasi perlindungan data.
Kontrak kerja dan dokumentasi
Setiap karyawan harus menerima pernyataan tertulis mengenai syarat dan ketentuan utama pekerjaan pada atau sebelum hari pertama mereka. Pernyataan tersebut harus mencakup gaji, jam kerja, hak cuti, masa pemberitahuan, dan tempat kerja. Tinjau kontrak template setiap tahun untuk memastikan semuanya mencerminkan legislasi terkini. Pastikan bahwa semua perubahan pada syarat kerja dikonfirmasi secara tertulis dan bahwa karyawan menandatangani sebagai bukti penerimaan.
Pemeriksaan hak bekerja
Pemberi kerja harus memeriksa bahwa setiap karyawan memiliki hak untuk bekerja di negara tersebut sebelum mereka mulai bekerja. Metode pemeriksaan bergantung pada apakah individu tersebut adalah warga negara Britania atau Irlandia, memiliki Biometric Residence Permit, atau menggunakan layanan pemeriksaan daring Home Office. Simpan catatan dari setiap pemeriksaan, termasuk dokumen yang dilihat dan tanggalnya, selama masa kerja dan selama dua tahun setelah berakhir. Denda karena mempekerjakan seseorang tanpa hak untuk bekerja dapat mencapai £60,000 per pekerja ilegal.
Perlindungan data dan GDPR
HR memproses data pribadi dalam jumlah besar: lamaran kerja, catatan kinerja, data penggajian, informasi kesehatan, dan catatan disipliner. Di bawah UK GDPR, data ini harus dikumpulkan untuk tujuan yang spesifik dan sah, disimpan hanya selama diperlukan, dijaga keamanannya, dan dapat diakses oleh subjek data atas permintaan. Lakukan pemetaan data untuk mengidentifikasi semua data pribadi yang disimpan HR, dokumentasikan dasar hukum untuk memproses setiap kategori, dan tetapkan kebijakan retensi yang ditegakkan secara otomatis sebisa mungkin.
