Guide • Compliance • 14 perc olvasás
Munkavállalási jogosultság ellenőrzése Írországban és az Egyesült Királyságban
Hogyan ellenőrizze egy jelölt munkavállalási jogosultságát Írországban és az Egyesült Királyságban, hogyan kerülje el az illegális foglalkoztatásért kiszabott szankciókat, és hogyan őrizzen meg megfelelő nyilvántartásokat.
Miért fontosak a munkavállalási jogosultság ellenőrzések
Írországban és az Egyesült Királyságban a munkáltatóknak jogi kötelezettségük, hogy meggyőződjenek arról: minden általuk foglalkoztatott személy jogosult dolgozni. Ennek hibás kezelése polgári bírságokkal, súlyos esetekben pedig büntetőjogi felelősséggel járhat. Ez az Egyesült Államok I-9 eljárásának helyi megfelelője, de a szabályok, dokumentumok és nyilvántartási követelmények eltérnek, és nem szabad őket összekeverni.
A helyes megközelítés az, hogy minden új belépő esetében következetesen, nem pedig szelektíven ellenőriznek, mert az inkonzisztens ellenőrzés diszkriminációs igényeket kockáztat. Építse be az ellenőrzést a szokásos onboarding-folyamatba, hogy minden alkalommal ugyanúgy történjen.
A helyzet Írországban
Az ír és EGT/svájci állampolgároknak automatikus joguk van Írországban dolgozni. A nem EGT-állampolgárok általában foglalkoztatási engedélyt igényelnek (például Critical Skills Employment Permit vagy General Employment Permit), vagy más olyan engedélyt, amely lehetővé teszi a foglalkoztatást, például bizonyos bevándorlási bélyegek. A Department of Enterprise, Trade and Employment kezeli a foglalkoztatási engedélyek rendszerét.
A munkáltatóknak ellenőrizniük kell a személy állampolgárságát, és ahol szükséges, a foglalkoztatás megkezdése előtt meg kell tekinteniük és rögzíteniük kell a megfelelő engedélyt vagy bevándorlási engedélyt. Nem EGT-állampolgár megfelelő engedély nélküli foglalkoztatása bűncselekmény, ezért őrizze meg az ellenőrzés bizonyítékát, és jegyezze fel az esetleges lejárati dátumokat, hogy az engedélyeket időben meg lehessen újítani.
A helyzet az Egyesült Királyságban
Az Egyesült Királyságban a munkáltatóknak előírt munkavállalási jogosultság ellenőrzést kell lefolytatniuk annak érdekében, hogy polgári bírsággal szembeni törvényi mentséget szerezzenek az illegális munkavégzés miatt. A Brexit óta az uniós állampolgároknak már nincs automatikus munkavállalási joguk, és státuszukat igazolniuk kell, leggyakrabban az online share-code szolgáltatáson keresztül vagy az EU Settlement Scheme alapján.
Három lehetőség van: manuális dokumentumellenőrzés, a Home Office online ellenőrzési szolgáltatása (megosztási kóddal), vagy egy tanúsított Identity Service Provider használata bizonyos dokumentumtulajdonosok esetében. Pontosan kövesse a hatályos Home Office-irányelveket, mert az elfogadható dokumentumok listái és folyamatai időszakonként frissülnek.
Nyilvántartások, időzítés és ismételt ellenőrzések
Az ellenőrzést a foglalkoztatás megkezdése előtt kell elvégezni, az igazolás egyértelmű, dátummal ellátott másolatát a foglalkoztatás teljes időtartama alatt és meghatározott ideig azt követően meg kell őrizni, és a GDPR-nak megfelelően biztonságosan kell tárolni. Időben korlátozott engedéllyel rendelkező személyek esetében a jogosultság lejárta előtt ütemezzen utóellenőrzést.
Egy HRIS azzal segít, hogy az egyes munkavállalói rekordokhoz korlátozott hozzáféréssel tárolja a munkavállalási jogosultság igazolását, és a lejárati dátumok előtt emlékeztetőket indít. Így a megfelelési kockázat rutinszerű, automatizált lépéssé válik, nem pedig olyasmivé, ami egyetlen személy emlékezetétől függ.
