Mit is csinál valójában egy HRIS
A HR-információs rendszer (HRIS) egyetlen helyet biztosít a munkavállalói adatok tárolására és kezelésére, valamint a köré épülő mindennapi folyamatok működtetésére. A tipikus funkciók közé tartozik a központi munkavállalói nyilvántartás, a távollét- és szabadságkövetés, a dokumentumtárolás, a beillesztési munkafolyamatok, a teljesítménykezelő eszközök, a jelentések és a munkatársak, illetve vezetők számára nyújtott önkiszolgáló felület.
Az alapvető előny az egyetlen igazságforrás. Ahelyett, hogy ugyanaz az adat egy tucat táblázatban és postaládában élne, mindenki egy pontos nyilvántartásból dolgozik. Ez csökkenti a hibákat, időt takarít meg, és az előző fejezetben leírt jelentéskészítést valóban megbízhatóvá teszi.
Az önkiszolgáló funkció az, amit a munkavállalók gyakran a leginkább észrevesznek. Ha az emberek szabadságot foglalhatnak, frissíthetik saját adataikat és megtalálhatják a szabályzatokat anélkül, hogy e-mailt kellene küldeniük a HR-nek, az jelentősen csökkenti az alacsony értékű adminisztrációt, és gyorsabb, modernebb élményt nyújt a munkatársaknak.
Építés vagy vásárlás
Néhány szervezetet az csábít, hogy saját rendszert építsen, vagy táblázatokból és általános eszközökből rakjon össze egyet. Elsőre olcsóbbnak tűnhet, de a valós költség magában foglalja a folyamatos karbantartást, a biztonságot, a megfelelőségi frissítéseket és a csapat idejének alternatív költségét. A munkajogi és GDPR-követelmények változnak, és egy házon belül fejlesztett rendszernek lépést kell tartania velük.
Egy bevált HRIS megvásárlása ezeket a költségeket sok ügyfél között osztja meg, és olyan terméket ad, amelyet egy szakértő beszállító karbantart, biztonságosan kezel és frissít. A legtöbb kis és közepes munkáltató számára a vásárlás a pragmatikus választás, mivel felszabadítja a szűkös belső időt olyan munkára, amelyet csak Ön tud elvégezni.
Van köztes út is: alaprendszert vásárolni, és azt az igényeihez igazítani ahelyett, hogy egyedi szoftvert fejlesztene. Egy jó HRIS elég rugalmas ahhoz, hogy illeszkedjen a folyamataihoz egyedi fejlesztés nélkül, ami segít a támogatott frissítési úton maradni.
Kiválasztási szempontok
Az igényeiből induljon ki, ne a beszállítók funkciólistáiból. Sorolja fel azokat a folyamatokat, amelyek ma a legtöbb problémát okozzák, és azokat a képességeket, amelyekre növekedése során szüksége lesz, majd különítse el a szükséges elemeket a kívánatosaktól. Ez segít abban, hogy a bemutatók arra összpontosítsanak, ami Önnek fontos.
A használhatóságot különösen nagy súllyal vegye figyelembe. Egy erős rendszer, amelyet az emberek zavarosnak találnak, nem fog elterjedni, pedig az elfogadottság hozza meg az előnyöket. Vonja be a vezetőket és azokat a munkavállalókat, akik ténylegesen használni fogják, és ragaszkodjon a gyakorlati próbákhoz a csiszolt értékesítési bemutatók helyett.
Az Írországban, az Egyesült Királyságban és az EU-ban működő munkáltatók számára a GDPR-megfelelés nem alku tárgya. Ellenőrizze, hol tárolják az adatokat, milyen biztonsági tanúsítványokkal rendelkezik a szolgáltató, kínál-e megfelelő adatfeldolgozási megállapodást, és hogyan támogatja a rendszer az érintetti jogokat és az adatmegőrzési szabályokat. Azt is erősítse meg, hogy a rendszer tükrözi a helyi sajátosságokat, mint a PAYE, a törvényes szabadság és a helyes terminológia — nem pedig amerikai fogalmakat.
Megvalósítás
Egy jó rendszer is kevés eredményt hoz, ha rosszul vezetik be, ezért a bevezetést önálló projektként kell kezelni. Jelöljön ki belső felelőst, állapítson meg reális ütemtervet, és a migrálás előtt tisztítsa meg a meglévő adatokat — a hibás adatok importálása csupán egy új otthonba viszi át a rendetlenséget.
A rendszert a józan, egyeztetett folyamatokhoz igazítsa, ahelyett hogy minden egyes sajátosságot lemásolna a jelenlegi működéséből. A bevezetés ideális alkalom az inkonzisztens gyakorlatok rendezésére, de kerülje a túlzott testreszabást, mert az a jövőre nézve komplexitást halmoz fel.
Fektessen be képzésbe és kommunikációba. Magyarázza el a munkatársaknak, miért történik a változás, és mi az előnyük belőle, biztosítson szerepkörhöz igazodó képzést, és az első hetekben tegye könnyen elérhetővé a támogatást. A siker valódi mércéje az elfogadás, nem a telepítés.
Értékteremtés idővel
A HRIS előnyei az adatok gyarapodásával és a folyamatok stabilizálódásával megsokszorozódnak. Az éles indulás után vizsgálja felül, hogyan használják a rendszert, vonja ki a használatból az árnyék-táblázatokat, amelyeket ki kellett váltania, és fokozatosan kapcsolja be azokat a funkciókat, amelyeket az induláskor elhalasztott.
Rendszeresen vizsgálja felül a rendszert a változó igényeihez mérten. Ahogy növekszik vagy új piacokra lép, a követelmények megváltoznak, és egy olyan rendszer, amely húsz munkavállalóhoz illeszkedett, akár több országban száz főre is újrakonfigurálást igényelhet. Egy jól kiválasztott platformnak, amelyet egy hozzáértő partner, például a Grouper támogat, együtt kell növekednie Önnel, nem pedig visszatartania.
