Milyen nyilvántartásokat kell megőrizni
A munkáltatók kötelesek bizonyos nyilvántartásokat vezetni minden munkavállalóról. Írországban ez magában foglal olyan adatokat, mint a név, a PPS-szám, a foglalkoztatás időpontjai, és — különösen fontos — a munkaidő-szabályoknak való megfelelést igazoló nyilvántartások, beleértve a ledolgozott órákat, a rest szüneteket és az éves szabadságot. A WRC ellenőrizheti ezeket a nyilvántartásokat, és azok megőrzésének elmulasztása önmagában is szabálysértés.
Az Egyesült Királyságban a munkáltatóknak olyan nyilvántartásokat kell vezetniük, amelyek elegendőek a National Minimum Wage és a National Living Wage, a munkaidő-korlátok, valamint a HMRC felé fennálló bérszámfejtési kötelezettségek teljesítésének bizonyítására. Az olyan törvényes kifizetésekhez, mint a betegszabadság díjazása és a családi szabadság, szintén szükség van alátámasztó nyilvántartásokra.
A szigorú jogi minimumon túl célszerű minden munkavállaló számára egy koherens személyi dossziét vezetni, amely tartalmazza a szerződést, a főbb levelezéseket, a teljesítményre vonatkozó feljegyzéseket és a képzési előzményeket. A jól szervezett nyilvántartások a mindennapi HR-munkát gyorsabbá teszik, és felbecsülhetetlenek, ha valaha vita merülne fel.
GDPR, adatmegőrzés és biztonság
A munkavállalói nyilvántartások személyes adatok, ezért Írországban és az EU-ban a GDPR, az Egyesült Királyságban pedig a UK GDPR teljes mértékben alkalmazandó. Az adatokat jogszerűen kell kezelnie, pontosan kell tartania, korlátoznia kell a hozzáférést azok számára, akiknek szükségük van rá, és védenie kell a veszteséggel vagy jogosulatlan közzététellel szemben. A különleges adatkategóriába tartozó adatok, például az egészségügyi vagy szakszervezeti tagságra vonatkozók, további védelemben részesülnek.
Az adatmegőrzés gyakori gyenge pont. A GDPR tárolási korlátozás elve azt jelenti, hogy a személyes adatokat nem szabad a szükségesnél tovább megőrizni. Hozzon létre írásos megőrzési ütemtervet, amely figyelembe veszi mind a jogszabályi minimális megőrzési időket — például a munkaidő- és béradatok esetében —, mind a lehetséges igények megvédésének gyakorlati szükségét, majd a határidők lejártával törölje az adatokat.
A munkavállalók jogokkal rendelkeznek adataik felett, beleértve azok megismerésének jogát is. Készüljön fel arra, hogy a törvényes határidőn belül válaszoljon egy adatigénylési kérelemre (általában egy hónapon belül), és ügyeljen arra, hogy a vezetők megértsék: a munkatársakról készített informális jegyzetek is a hatály alá eshetnek. Képezzen ki mindenkit, aki személyes adatokat kezel, az alapvető adatvédelmi higiénia terén.
A munkaszerződés
A munkaszerződés az együttműködés gerince, és szinte minden vita kiindulópontja. Világosnak, jogszerűnek és összhangban kell állnia azzal az írásos feltételnyilatkozattal, amelyet köteles biztosítani. A feltételek lehetnek kifejezettek (írásban vagy szóban) vagy a jog, a szokás vagy a magatartás által hallgatólagosan meghatározottak.
Ügyeljen a versenytilalmi kikötésekre, próbaidős záradékokra, felmondási időkre, valamint a bónuszokra vagy jutalékokra vonatkozó rendelkezésekre. A nem egyértelmű, ésszerűtlen vagy jogszabályba ütköző kikötések végrehajthatatlanok lehetnek, és nem lehet szerződésben lemondani a munkavállaló törvényes jogosultságairól.
Időről időre vizsgálja felül a szerződésmintákat. A munkajog változik, és egy több évvel ezelőtt készített minta már nem feltétlenül tükrözi a jelenlegi követelményeket — például az írországi táppénzre vagy az Egyesült Királyságban az írásos nyilatkozat időzítésére vonatkozó változásokat.
Folyamatos kötelezettségek a WRC, az HMRC és a Revenue felé
Írországban a bérszámfejtés a Revenue PAYE rendszerén keresztül működik, a fizetések és levonások valós idejű jelentésével minden bérfizetési időszakban. A munkáltatóknak helyesen kell alkalmazniuk a PAYE-t, a PRSI-t és az USC-t, és meg kell őrizniük az alapnyilvántartásokat. A WRC érvényesíti a foglalkoztatási jogszabályokat, és ellenőrzéseket is végezhet, ezért a munkaidő-, szabadság- és bérnyilvántartásoknak rendben kell lenniük.
Az Egyesült Királyságban a munkáltatók a béreket és levonásokat valós időben jelentik a HMRC felé a PAYE rendszeren keresztül, levonva a jövedelemadót és a National Insurance-t. Az automatikus nyugdíjba történő beléptetés kötelezettségeit a The Pensions Regulator felügyeli. Írországhoz hasonlóan mindezt pontos nyilvántartások támasztják alá.
Ezek a jelentési kötelezettségek eltérnek az amerikai rendszertől: az olyan amerikai megfelelő dokumentumok, mint a W-4 forrásadó-nyilatkozat és a W-2 bérkimutatás, itt nem alkalmazandók. Ha olyan útmutatással találkozik, amely ezekre utal, kezelje azt amerikai specifikációként, és helyette az írországi és egyesült királyságbeli PAYE valós idejű jelentésre támaszkodjon.
Szabályzatok és a munkatársi kézikönyv
A munkatársi kézikönyv egy helyen gyűjti össze a fő szabályzatokat — panaszkezelési és fegyelmi eljárásokat, munkahelyi méltósággal kapcsolatos előírásokat, adatvédelmet, egészségvédelmi és biztonsági szabályokat, valamint a szabadságot. Ez világos elvárásokat teremt, elősegíti az egységességet, és támogatja a méltányos, jogszerű döntéshozatalt.
A szabályzatoknak többnek kell lenniük puszta polcon porosodó anyagoknál. Kommunikálni kell őket, következetesen kell alkalmazni, és a jogszabályok és a gyakorlat változásával felül kell vizsgálni őket. Egy jól használt kézikönyv erős bizonyíték a tisztességes eljárásra; egy figyelmen kívül hagyott kézikönyv rosszabb lehet, mint ha nem is lenne.
