A szerepkör és az álláspályázat meghatározása
Minden jó felvétel azzal kezdődik, hogy világos legyen, pontosan mire keres embert. Mielőtt hirdetést ír, rögzítse az alapvető felelősségeket, azokat az eredményeket, amelyeket a szerepkörnek el kell érnie, valamint az ehhez valóban szükséges készségeket és tapasztalatot. A nélkülözhetetlen és a kívánatos kritériumok szétválasztása objektívvé és védhetővé teszi a későbbi kiválasztást.
Az állásleírás és a személyleírás eltérő célt szolgál. Az állásleírás a munkát írja le; a személyleírás a jelölttől elvárt tulajdonságokat írja le. Tartsa a személyleírást a munkához releváns képességekre fókuszálva, és kerülje azokat a kritériumokat, amelyek közvetve kizárhatnak védett csoportokat megfelelő indoklás nélkül.
Legyen körültekintő a hirdetés nyelvezetével. Írországban és az Egyesült Királyságban egyaránt a diszkriminációs jog tiltja az olyan megfogalmazásokat, amelyek kor, nem, faj, fogyatékosság, vallás, szexuális orientáció, családi állapot vagy családi státusz alapján eltántoríthatják a jelölteket. Az olyan kifejezések, mint a „fiatal és dinamikus” vagy a „friss diplomás” még szándékolatlanul is kor szerinti diszkrimináció kockázatát hordozhatják.
Jelöltek toborzása
Sok út vezet a jelöltekhez: saját karrieroldal, állásportálok, olyan szakmai hálózatok, mint a LinkedIn, munkaerő-közvetítő ügynökségek és a meglévő munkatársak ajánlásai. Mindegyiknek eltérő a költsége és a hozama, és a legtöbb munkáltató ezek keverékét használja a szerepkör szenioritásától és ritkaságától függően.
A munkavállalói ajánlási programok kisebb cégek számára rendkívül hatékonyak lehetnek, de ügyeljen arra, hogy ne szűkítsék le a jelentkezői kör sokszínűségét. Ha mindenkit egy homogén csapat személyes hálózatain keresztül vesznek fel, akaratlanul is megszilárdíthat egy sokszínűség nélküli állapotot, ami egyszerre etikai és jogi kérdés.
Bármilyen toborzási csatornát használ, tartson következetes nyilvántartást arról, honnan érkeznek a jelentkezések és hogyan kezelik őket. Ez segít mérni, mely csatornák működnek, és auditnyomot biztosít, ha egy jelölt valaha megkérdőjelezi, hogyan bántak vele.
Interjúztatás és kiválasztás
A strukturált interjúk — ahol minden jelölt ugyanazokat az alapvető kérdéseket kapja, és meghatározott kritériumok alapján pontozzák — méltányosabbak és jobban előrejelzik a teljesítményt, mint a kötetlen beszélgetések. Előre egyezzenek meg a kérdésekben és a pontozásban, és ahol gyakorlati, használjanak több interjúztatót az egyéni elfogultság csökkentésére.
Tartsa a kérdéseket a munkához kapcsolódónak. Valaki gyermekvállalási terveire, életkorára, egészségére vagy vallására rákérdezni nemcsak rossz gyakorlat, hanem Írországban és az Egyesült Királyságban jogellenes diszkriminációnak is minősülhet. Ha valódi foglalkozási követelmény áll fenn, kérjen tanácsot, mielőtt arra támaszkodna.
Dokumentálja a döntéseit. A rövid, tényszerű jegyzetek, amelyek megmagyarázzák, miért lépett tovább vagy nem egy-egy jelölt, védenek Önt, ha a döntést később megkérdőjelezik, és egészséges fegyelmet teremtenek, amely a kiválasztást a teljesítményre összpontosítja.
Munkavégzési jogosultság és munkaviszony előtti ellenőrzések
Mielőtt valaki elkezd dolgozni, meg kell erősítenie, hogy jogszerűen jogosult Önnek dolgozni. Ez a helyi megfelelője annak, amit az amerikai munkáltatók a I-9 nyomtatvánnyal tesznek, de az eljárás eltérő: az Egyesült Királyságban a munkáltatók előírt munkavégzési jogosultsági ellenőrzéseket végeznek (egyre inkább a Home Office online szolgáltatásán vagy egy személyazonosság-szolgáltatón keresztül), és megőrzik a bizonyítékokat a jogellenes foglalkoztatás miatti szankciókkal szembeni törvényi mentség igazolására.
Írországban a nem EGT-állampolgároknak általában munkavállalási engedélyre vagy egyéb munkavégzési jogosultságra van szükségük, és a munkáltatóknak meg kell győződniük arról, hogy a megfelelő engedély rendelkezésre áll. Az EGT- és svájci állampolgároknak Írországban nincs szükségük munkavállalási engedélyre. Mindig ellenőrizze az aktuális szabályokat az illetékes kormányzati szervnél, mivel a bevándorlási követelmények gyakran változnak.
Az egyéb előzetes ellenőrzések — referenciák, képesítés-ellenőrzés, valamint bizonyos munkakörök esetén a Garda-vetting Írországban vagy a DBS az Egyesült Királyságban — legyenek arányosak a szerepkörrel. Csak valóban szükséges ellenőrzéseket végezzen, mert mindegyik személyes adatok kezelésével jár.
GDPR a toborzásban
A toborzás nagy mennyiségű személyes adatot generál — önéletrajzokat, jelentkezési lapokat, interjújegyzeteket, referenciákat, és olykor különleges kategóriájú adatokat, például egészségügyi információkat ésszerű alkalmazkodási célból. A GDPR és a UK GDPR alapján jogszerű adatkezelési alappal kell rendelkeznie, tájékoztatnia kell a jelölteket arról, hogyan használják fel adataikat, és csak addig szabad megőriznie azokat, ameddig ténylegesen szükséges.
Adjon a pályázóknak világos toborzási adatvédelmi tájékoztatót arról, mit gyűjt, miért, mennyi ideig tartja meg, és milyen jogaik vannak az adataik felett. Ne tartsa meg az elutasított jelöltek adatait csendben, határozatlan ideig „hátha egyszer szükség lesz rájuk”, anélkül, hogy erről tájékoztatná őket, és megfelelő jogalapot szerezne ehhez.
Határozzon meg rögzített megőrzési időt a toborzási nyilvántartásokra, és a lejárat után törölje az adatokat. Gyakori megközelítés, hogy az elutasított pályázók adatait korlátozott ideig megőrzik a döntést követően, ami elegendő egy esetleges diszkriminációs igény megvédéséhez, majd biztonságosan törlik.
