Guide • Compliance • 14 min. lukuaika
Työoikeuden tarkistukset Irlannissa ja Yhdistyneessä kuningaskunnassa
Miten varmistaa hakijan oikeus työskennellä Irlannissa ja Yhdistyneessä kuningaskunnassa, välttää laittomaan työskentelyyn liittyvät sanktiot ja säilyttää vaatimusten mukaiset asiakirjat.
Miksi työoikeuden tarkistukset ovat tärkeitä
Työnantajilla Irlannissa ja Yhdistyneessä kuningaskunnassa on lakisääteinen velvollisuus varmistaa, että kaikilla heidän palveluksessaan olevilla on oikeus työskennellä. Tämän asian hoitaminen väärin altistaa yrityksen hallinnollisille seuraamuksille ja vakavissa tapauksissa rikosoikeudelliselle vastuulle. Se on paikallinen vastine Yhdysvaltojen I-9-prosessille, mutta säännöt, asiakirjat ja kirjanpitovaatimukset ovat erilaisia, eikä niitä saa sekoittaa.
Oikea lähestymistapa on tarkistaa yhdenmukaisesti jokaisen uuden työntekijän osalta, ei valikoivasti, sillä epäjohdonmukainen tarkistaminen lisää syrjintävaatimusten riskiä. Sisällyttäkää tarkistus vakioituun perehdytysprosessiin, jotta se tapahtuu joka kerta samalla tavalla.
Tilanne Irlannissa
Irlantilaisilla sekä ETA-/Sveitsin kansalaisilla on automaattinen oikeus työskennellä Irlannissa. Muiden kuin ETA-kansalaisten on yleensä hankittava työlupa (kuten Critical Skills Employment Permit tai General Employment Permit) tai muu lupa, joka sallii työnteon, kuten tietyt maahanmuuttostatukset. Department of Enterprise, Trade and Employment hallinnoi työlupajärjestelmää.
Työnantajien tulisi varmistaa henkilön kansalaisuus ja tarvittaessa tarkastaa sekä kirjata asianmukainen lupa tai maahanmuutto-oikeus ennen työsuhteen alkamista. Ei-ETA-kansalaisen palkkaaminen ilman vaadittua lupaa on rikos, joten säilytä todisteet tarkistuksesta ja merkitse mahdolliset päättymispäivät kalenteriin, jotta luvat uusitaan ajoissa.
Tilanne Yhdistyneessä kuningaskunnassa
Yhdistyneessä kuningaskunnassa työnantajien on suoritettava määrätty right-to-work check -tarkistus, jotta he saavat lakisääteisen oikeutuksen suojautua sakolta laittomasta työstä. Brexitin jälkeen EU:n kansalaisilla ei ole enää automaattista oikeutta työskennellä, ja heidän on osoitettava asemansa, useimmiten online share code -palvelun kautta tai EU Settlement Scheme -järjestelmän nojalla.
Käytettävissä on kolme reittiä: manuaalinen asiakirjatarkistus, Home Office online checking service (share code -koodia käyttäen) tai sertifioidun Identity Service Providerin käyttö tietyille asiakirjojen haltijoille. Noudata tarkasti kulloinkin voimassa olevia Home Office -ohjeita, koska hyväksytyt asiakirjalistat ja prosessit päivitetään säännöllisesti.
Asiakirjat, ajoitus ja toistuvat tarkistukset
Suorittakaa tarkistus ennen työsuhteen alkamista, säilyttäkää selkeä päivätty kopio todisteista koko työsuhteen ajan ja määrätyn ajan sen jälkeen sekä tallentakaa se turvallisesti GDPR:n mukaisesti. Määräaikaisen luvan omaaville henkilöille ajoittakaa seurantatarkistus ennen luvan päättymistä.
HRIS auttaa tallentamalla kunkin työntekijän tietoihin työoikeuden tarkistustodisteet rajoitetuin käyttöoikeuksin ja käynnistämällä muistutukset ennen voimassaolon päättymispäiviä. Näin vaatimustenmukaisuusriski muuttuu rutiininomaiseksi, automatisoiduksi vaiheeksi sen sijaan, että kaikki riippuisi siitä, että joku muistaa toimia.
