Guide • Compliance • 14 min read
Right-to-work checks in Ireland and the UK
Miten varmistaa ehdokkaan oikeus työskennellä Irlannissa ja Yhdistyneessä kuningaskunnassa, välttää laittomaan työskentelyyn liittyvät sanktiot ja pitää asianmukaiset kirjanpitotiedot.
Why right-to-work checks matter
Employers in Ireland and the UK have a legal duty to ensure that everyone they employ is permitted to work. Getting this wrong exposes the business to civil penalties and, in serious cases, criminal liability. It is the local equivalent of the US I-9 process, but the rules, documents and record-keeping requirements are different and must not be conflated.
The right approach is to check consistently for every new hire, not selectively, because inconsistent checking risks discrimination claims. Build the check into your standard onboarding workflow so it happens the same way every time.
Tilanne Irlannissa
Irish and EEA/Swiss nationals have an automatic right to work in Ireland. Non-EEA nationals generally require an employment permit (such as a Critical Skills Employment Permit or a General Employment Permit) or another permission that allows employment, such as certain immigration stamps. The Department of Enterprise, Trade and Employment administers the employment-permit system.
Työnantajien tulisi varmistaa henkilön kansalaisuus ja tarvittaessa nähdä ja kirjata asianmukainen lupa tai maahanmuuttolupa ennen työsuhteen alkamista. Ei-ETA-kansalaisen palkkaaminen ilman vaadittua lupaa on rikkomus, joten säilyttäkää tarkastuksesta todisteet ja merkitkää kalenteriin mahdolliset voimassaolon päättymispäivät, jotta luvat uusitaan ajoissa.
Tilanne Yhdistyneessä kuningaskunnassa
In the UK, employers must carry out a prescribed right-to-work check to establish a statutory excuse against a civil penalty for illegal working. Since Brexit, EU nationals no longer have an automatic right to work and must evidence their status, most commonly through the online share-code service or under the EU Settlement Scheme.
Käytettävissä on kolme reittiä: manuaalinen asiakirjatarkastus, Home Officen verkkotarkastuspalvelu (share code -koodin avulla) tai sertifioidun Identity Service Providerin käyttö tietyille asiakirjojen haltijoille. Noudattakaa voimassa olevaa Home Officen ohjeistusta täsmällisesti, koska hyväksyttyjen asiakirjojen luettelot ja prosessit päivittyvät säännöllisesti.
Kirjanpito, ajoitus ja toistotarkastukset
Carry out the check before employment starts, retain a clear dated copy of the evidence for the duration of employment and for a defined period afterwards, and store it securely in line with the GDPR. For people with time-limited permission, schedule a follow-up check before their permission expires.
An HRIS helps by storing right-to-work evidence against each employee record with restricted access, and by triggering reminders ahead of expiry dates. This turns a compliance risk into a routine, automated step rather than something that depends on an individual remembering to act.
