Mitä HRIS oikeastaan tekee
Henkilöstötietojärjestelmä (HRIS) on yksi paikka työntekijätietojen tallentamiseen ja hallintaan sekä niiden ympärillä olevien arkipäiväisten prosessien hoitamiseen. Tyypillisiä ominaisuuksia ovat keskeinen työntekijärekisteri, poissaolojen ja vapaiden seuranta, asiakirjojen tallennus, perehdytyksen työnkulut, suorituskykytyökalut, raportointi sekä itsepalvelu henkilöstölle ja esimiehille.
Keskeinen hyöty on yksi totuuden lähde. Sen sijaan, että sama data eläisi tusinassa taulukkolaskentaa ja sähköpostilaatikkoa, kaikki työskentelevät yhden tarkan tietueen pohjalta. Se vähentää virheitä, säästää aikaa ja tekee edellisessä luvussa kuvatusta raportoinnista aidosti luotettavaa.
Itsepalvelu on usein ominaisuus, jonka työntekijät huomaavat ensimmäisenä. Kun ihmiset voivat varata vapaata, päivittää omat tietonsa ja löytää ohjeet ilman sähköpostia HR:lle, poistuu suuri osa vähäarvoisesta hallinnosta ja henkilöstölle tarjoutuu nopeampi ja nykyaikaisempi kokemus.
Rakentaminen vai ostaminen
Jotkin organisaatiot houkuttelevat rakentamaan oman järjestelmänsä tai kokoamaan sen taulukoista ja yleisistä työkaluista. Tämä voi näyttää aluksi halvemmalta, mutta todelliset kustannukset sisältävät jatkuvan ylläpidon, tietoturvan, vaatimustenmukaisuuspäivitykset ja tiiminne ajan vaihtoehtoiskustannuksen. Työlainsäädäntö ja GDPR-vaatimukset muuttuvat, ja itse rakennetun järjestelmän on pysyttävä mukana.
Vakiintuneen HRIS-järjestelmän ostaminen jakaa nämä kustannukset monille asiakkaille ja antaa teille tuotteen, jota ylläpitää, suojaa ja päivittää erikoistunut toimittaja. Useimmille pienille ja keskisuurille työnantajille ostaminen on käytännöllinen valinta, joka vapauttaa niukat sisäiset resurssit työhön, jota vain te voitte tehdä.
On olemassa välimuoto: osta ydinjärjestelmä ja konfiguroi se tarpeisiisi sen sijaan, että rakentaisit räätälöityä ohjelmistoa. Hyvä HRIS on riittävän joustava sopimaan prosesseihinne ilman räätälöityä kehitystyötä, mikä pitää teidät tuetulla päivityspolulla.
Valintakriteerit
Lähtekää tarpeistanne, älkää toimittajien ominaisuusluetteloista. Listatkaa prosessit, jotka aiheuttavat teille eniten ongelmia juuri nyt, sekä ne kyvykkyydet, joita tarvitsette kasvaessanne, ja erotelkaa välttämättömät ominaisuudet mukavista lisistä. Tämä pitää esittelyt keskittyneinä siihen, mikä on teille tärkeää.
Punnitkaa käytettävyyttä erityisen tarkasti. Tehokasta järjestelmää, jota ihmiset pitävät sekavana, ei oteta käyttöön, ja käyttöönotto on se, mikä tuottaa hyödyt. Ottakaa mukaan ne esimiehet ja työntekijät, jotka todella käyttävät järjestelmää, ja vaaditte käytännön kokeiluja viimeisteltyjen myyntiesitysten sijaan.
Irlannissa, UK:ssa ja EU:ssa toimiville työnantajille GDPR-vaatimusten noudattaminen on ehdoton vaatimus. Tarkistakaa, missä data isännöidään, mitä tietoturvasertifikaatteja toimittajalla on, tarjotaanko asianmukainen tietojenkäsittelysopimus ja miten järjestelmä tukee rekisteröityjen oikeuksia ja säilytyssääntöjä. Vahvistakaa myös, että järjestelmä huomioi paikalliset realiteetit, kuten PAYE:n, lakisääteiset vapaat ja oikean terminologian — ei Yhdysvaltain käsitteitä.
Käyttöönotto
Hyvä järjestelmä tuottaa huonosti toteutettuna vähän hyötyä, joten käsitelkää käyttöönottoa omana projektinaan. Nimetkää sisäinen omistaja, sopikaa realistinen aikataulu ja puhdistakaa olemassa oleva data ennen sen siirtämistä — sotkuisen datan tuonti vain siirtää sotkun uuteen kotiin.
Konfiguroikaa järjestelmä vastaamaan järkeviä, sovittuja prosesseja sen sijaan, että jäljittelisitte kaikkia nykyisen toimintatapojenne erityispiirteitä. Käyttöönotto on ihanteellinen hetki siistiä epäjohdonmukaisia käytäntöjä, mutta välttäkää liiallista räätälöintiä, sillä se kasaa monimutkaisuutta tulevaisuuteen.
Sijoittakaa koulutukseen ja viestintään. Selittäkää henkilöstölle, miksi muutos tehdään ja mitä hyötyä siitä on heille, tarjotkaa roolikohtaista koulutusta ja tehkää tuki helposti saataville ensimmäisten viikkojen aikana. Käyttöönotto, ei asennus, on todellinen onnistumisen mittari.
Arvon tuottaminen ajan myötä
HRIS-järjestelmän hyödyt kasvavat ajan myötä, kun tietoa kertyy ja prosessit vakiintuvat. Käyttöönoton jälkeen tarkastelkaa, miten järjestelmää käytetään, poistakaa varjotaulukot, jotka sen oli tarkoitus korvata, ja ottakaa vähitellen käyttöön ominaisuuksia, joita lykkäsitte alkuvaiheen käyttöönotossa.
Tarkastelkaa järjestelmää säännöllisesti muuttuvien tarpeidenne valossa. Kasvaessanne tai siirtyessänne uusille markkinoille vaatimukset muuttuvat, ja järjestelmä, joka sopi kahdellekymmenelle työntekijälle, saattaa vaatia uudelleenkonfigurointia sadalle työntekijälle useassa maassa. Hyvin valitun alustan, jota tukee asiantunteva kumppani kuten Grouper, tulisi kasvaa kanssanne eikä jarruttaa teitä.
