Roolin ja tehtäväkuvauksen määrittely
Jokainen hyvä rekrytointi alkaa siitä, että on selvää, mihin oikeastaan rekrytoidaan. Ennen ilmoituksen kirjoittamista määritelkää ydintehtävät, tulokset, jotka roolin on tuotettava, sekä taidot ja kokemus, joita niiden saavuttaminen todella edellyttää. Olennaisten kriteerien erottaminen toivottavista pitää myöhemmän esivalinnan objektiivisena ja puolustettavana.
Tehtävänkuvauksella ja henkilöprofiililla on eri tarkoitukset. Tehtäväkuvaus kuvaa työn; henkilöprofiili kuvaa ominaisuudet, joita ehdokas tarvitsee. Pidä henkilöprofiili keskittyneenä tehtävän kannalta olennaisiin kyvykkyyksiin ja vältä kriteerejä, jotka voisivat välillisesti sulkea suojeltuja ryhmiä pois ilman hyvää perustelua.
Ole varovainen ilmoituksesi sanamuodon kanssa. Sekä Irlannissa että Yhdistyneessä kuningaskunnassa syrjintälainsäädäntö kieltää sanamuodon, joka voisi karkottaa ehdokkaita esimerkiksi iän, sukupuolen, rodun, vamman, uskonnon, seksuaalisen suuntautumisen, siviilisäädyn tai perheaseman perusteella. Ilmaisut kuten 'nuori ja dynaaminen' tai 'vastavalmistunut' voivat sisältää ikäsyrjinnän riskin, vaikka se olisi tahatonta.
Ehdokkaiden hankinta
Ehdokkaita voi tavoittaa monia reittejä: oma urasivusto, työpaikkaportaalit, ammatilliset verkostot kuten LinkedIn, rekrytointitoimistot sekä nykyisten työntekijöiden suosittelut. Jokaisella on erilaiset kustannukset ja tuotto, ja useimmat työnantajat käyttävät yhdistelmää roolin senioriteetin ja niukkuuden mukaan.
Työntekijöiden suositteluohjelmat voivat olla hyvin tehokkaita pienemmille yrityksille, mutta varo, etteivät ne kavennu hakijajoukon monimuotoisuutta. Jos kaikki palkataan homogeenisen tiimin henkilökohtaisten verkostojen kautta, saatat tahattomasti juurruttaa monimuotoisuuden puutetta, mikä on sekä eettinen että oikeudellinen huolenaihe.
Mitä tahansa hankintakanavia käytätkin, pidä johdonmukainen kirjaus siitä, mistä hakemukset tulevat ja miten niitä käsitellään. Tämä auttaa sinua mittaamaan, mitkä kanavat toimivat, ja tarjoaa tarkastuspolun, jos ehdokas joskus kyseenalaistaa, miten häntä kohdeltiin.
Haastattelu ja valinta
Rakenteelliset haastattelut — joissa jokaiselta ehdokkaalta kysytään samat ydinkysymykset ja heitä arvioidaan määriteltyjen kriteerien perusteella — ovat oikeudenmukaisempia ja ennustavat paremmin kuin jäsentymättömät keskustelut. Sopikaa kysymykset ja pisteytys etukäteen, ja käyttäkää mahdollisuuksien mukaan useampaa kuin yhtä haastattelijaa yksilöllisen vinouman vähentämiseksi.
Pidä kysymykset työhön liittyvinä. Kysyminen jonkun suunnitelmista hankkia lapsia, hänen iästään, terveydestään tai uskonnostaan ei ole vain huonoa käytäntöä, vaan voi olla laitonta syrjintää Irlannissa ja Yhdistyneessä kuningaskunnassa. Jos aito ammatillinen vaatimus on olemassa, pyydä neuvoa ennen kuin nojaat siihen.
Dokumentoi päätöksesi. Lyhyet, tosiasialliset muistiinpanot, jotka selittävät, miksi kukin ehdokas eteni tai ei edennyt, suojaavat sinua, jos päätös myöhemmin haastetaan, ja ne luovat terveellisen kurin, joka pitää valinnan ansioissa.
Oikeus työskennellä ja ennen työsuhteen alkua tehtävät tarkistukset
Ennen kuin henkilö aloittaa, sinun on varmistettava, että hänellä on lainmukainen oikeus työskennellä sinulle. Tämä on paikallinen vastine sille, mitä yhdysvaltalaiset työnantajat tekevät lomakkeella I-9, mutta menettely on erilainen: Yhdistyneessä kuningaskunnassa työnantajat suorittavat määrätyt oikeus työskennellä -tarkistukset (yhä useammin sisäministeriön verkkopalvelun tai henkilöllisyyspalveluntarjoajan kautta) ja säilyttävät todisteet lakisääteisen syyn osoittamiseksi laittoman työnteon seuraamuksia vastaan.
Irlannissa EU:n ulkopuoliset, Euroopan talousalueeseen kuulumattomat kansalaiset tarvitsevat yleensä työlupaa tai muuta työskentelylupaa, ja työnantajien on varmistettava, että asianmukainen lupa on voimassa. ETA- ja Sveitsin kansalaiset eivät tarvitse työlupaa Irlannissa. Tarkista aina ajantasaiset säännöt asianomaiselta viranomaiselta, sillä maahanmuuttovaatimukset muuttuvat usein.
Muiden ennen työsuhdetta tehtävien tarkistusten — suosittelut, tutkintojen varmentaminen ja tietyissä rooleissa Irlannin Garda vettingin tai Yhdistyneen kuningaskunnan DBS:n kautta tehtävä taustaselvitys — tulisi olla suhteutettuja rooliin. Tee vain sellaiset tarkistukset, jotka ovat aidosti välttämättömiä, koska jokainen niistä edellyttää henkilötietojen käsittelyä.
GDPR rekrytoinnissa
Rekrytointi tuottaa suuren määrän henkilötietoja — ansioluetteloita, hakemuslomakkeita, haastattelumuistiinpanoja, suosituksia ja joskus erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, kuten terveystietoja kohtuullisten mukautusten tarkoituksiin. GDPR:n ja UK GDPR:n mukaan teillä on oltava käsittelylle laillinen peruste, hakijoille on kerrottava, miten heidän tietojaan käytetään, ja niitä saa säilyttää vain niin kauan kuin niitä aidosti tarvitaan.
Toimittakaa hakijoille selkeä rekrytoinnin tietosuojailmoitus, jossa selitetään, mitä keräätte, miksi, kuinka kauan säilytätte tiedot ja mitkä heidän oikeutensa ovat. Älkää pitäkö epäonnistuneiden hakijoiden tietoja hiljaisesti määräämättömän ajan 'varmuuden vuoksi' kertomatta siitä heille ja hankkimatta siihen asianmukaista perustetta.
Määrittäkää rekrytointiasiakirjoille ennalta määrätty säilytysaika ja poistakaa tiedot sen päätyttyä. Yleinen lähestymistapa on säilyttää epäonnistuneiden hakijoiden tietoja rajoitetun ajan päätöksen jälkeen, riittävän pitkään mahdollisen syrjintävaatimuksen puolustamiseksi, ja hävittää ne sen jälkeen turvallisesti.
