Henkilöstöhallinnon näkemykset • 10 MIN LUKEMINEN
GDPR:n ymmärtäminen HR-osastoissa
APR 2, 2026
HR-osastot käsittelevät arkaluonteisia henkilötietoja joka päivä. Tässä on selkokielinen opas GDPR-velvoitteisiin ja siihen, miten pysyä vaatimusten mukaisena.
GDPR:n perusteet HR:lle
UK General Data Protection Regulation (UK GDPR) ja sen EU-vastine ohjaavat, miten henkilötietoja kerätään, säilytetään, käytetään ja poistetaan. HR-osastoissa henkilötiedot sisältävät kaiken työhakemuksesta palkkalaskelmaan ja sairauspoissaolotietoon. Kuusi tietosuojaperiaatetta ovat lainmukaisuus, kohtuullisuus ja läpinäkyvyys; käyttötarkoituksen rajoittaminen; tietojen minimointi; täsmällisyys; säilytyksen rajoittaminen; sekä eheys ja luottamuksellisuus. HR:n on kyettävä osoittamaan vaatimustenmukaisuus kaikilta kuudelta osin.
Oikeusperusteet työntekijätietojen käsittelylle
Jokaisella HR:n tietojenkäsittelytoiminnalla on oltava oikeusperuste. Yleisimpiä työntekijöiden osalta ovat: sopimuksen täyttäminen (palkanlaskennan tietojen käsittely työntekijän palkkaamiseksi), lakisääteinen velvoite (oikeus työskennellä -tietojen ylläpito) ja oikeutetut edut (sähköpostin käytön seuranta yrityksen laitteilla tietoturvasyistä). Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluva data, johon sisältyvät terveystiedot, rotu- tai etninen alkuperä sekä biometriset tiedot, edellyttää lisäedellytystä: useimmiten nimenomaista suostumusta tai välttämättömyyttä työlainsäädännön tarkoituksiin.
Työntekijöiden oikeudet, jotka teidän on kunnioitettava
Työntekijöillä on oikeus päästä käsiksi omiin henkilötietoihinsa (tietopyyntöihin on vastattava yhden kuukauden kuluessa), oikeus saada virheelliset tiedot oikaistuiksi, oikeus tietojen poistamiseen tietyissä olosuhteissa sekä oikeus rajoittaa käsittelyä. Luokaa selkeä prosessi näiden pyyntöjen käsittelyyn, kouluttakaa HR-tiiminne tunnistamaan ne ja varmistakaa, että voitte hakea asianmukaiset tiedot nopeasti HRIS-järjestelmästänne. Myöhäiset tai puutteelliset vastaukset voivat johtaa viranomaistoimiin.
HR:n korkean riskin alueet
Tietyt HR-toiminnot sisältävät suuremman tietosuojariskin: automaattinen päätöksenteko rekrytoinnissa (AI:n käyttö ansioluetteloiden seulontaan), työntekijätietojen siirto kolmansien osapuolten palkanlaskentapalveluntarjoajille, biometrisen tiedon kerääminen työajan ja läsnäolon seurantajärjestelmiä varten sekä työntekijöiden seurantatyökalujen käyttö. Tehkää tietosuojavaikutusten arviointi (DPIA) ennen kuin otatte käyttöön uuden teknologian, joka käsittelee erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvaa dataa tai sisältää yksilöihin vaikuttavaa automaattista päätöksentekoa.
