Guide • Compliance • 16 min read
Hybrid and remote work policy guide (incl. right to disconnect)
Design fair, compliant hybrid and remote policies for Irish, UK and EU teams, covering the right to disconnect and remote-work requests.
Die Spielregeln festlegen
Hybrid and remote working are now permanent features of the European labour market rather than temporary arrangements. A clear written policy prevents confusion and inequity, sets expectations around where and when work happens, and protects both the organisation and its people. Vague, unwritten norms tend to favour the loudest and disadvantage those with caring responsibilities.
Eine gute Richtlinie deckt Anspruchsberechtigung, erwartete Tage im Büro, falls vorhanden, Kernzeiten für Zusammenarbeit, Ausstattung und Auslagen, Datensicherheit und die Frage ab, wie Leistung unabhängig vom Standort fair beurteilt wird. Richten Sie den Fokus auf Ergebnisse statt auf Anwesenheit.
The right to request remote work
In Ireland, employees have a statutory right to request remote working, and employers must consider such requests through a defined process with reasons for any refusal, under the Work Life Balance and Miscellaneous Provisions Act 2023. There is also a right to request flexible working for those with caring responsibilities. The UK likewise gives employees a statutory right to request flexible working from day one.
Das Recht besteht darin, einen Antrag zu stellen und dass dieser ordnungsgemäß geprüft wird — es ist kein automatischer Anspruch auf Remote-Arbeit. Entwickeln Sie einen klaren, dokumentierten Prozess, um Anträge konsistent und innerhalb der erforderlichen Fristen zu bearbeiten, und dokumentieren Sie die Gründe für Entscheidungen.
The right to disconnect
Ireland has a Code of Practice on the Right to Disconnect, giving employees the right not to routinely work outside normal hours and not to be penalised for switching off. Several other EU countries have introduced similar measures, and the topic is increasingly on the European agenda. Remote work makes this especially important, because the boundary between home and office can dissolve entirely.
Practical measures include agreeing communication norms (for example, no expectation of after-hours replies), respecting time zones and working patterns, and leaders modelling healthy behaviour. A policy that says the right words but is contradicted by senior managers emailing at midnight will not be believed.
Gesundheit, Sicherheit und Datenschutz zu Hause
Die Sorgfaltspflicht des Arbeitgebers erstreckt sich auf den Heimarbeitsplatz. Geben Sie Hinweise zur Einrichtung eines sicheren Arbeitsplatzes, erwägen Sie eine Selbstbeurteilung für Bildschirmarbeitsplätze und machen Sie klar, welche Ausstattung Sie bereitstellen. Arbeitszeitvorschriften gelten weiterhin, daher sollten Sie sicherstellen, dass Remote-Arbeitende ihre rest Pausen nehmen können und auch tatsächlich nehmen.
Remote work also raises data-protection considerations under the GDPR: secure devices, encrypted connections, clear rules about handling personal and confidential data at home, and safe disposal of any printed material. Address these explicitly in the policy so employees know their obligations.
Hybrid fair und verbunden halten
Das größte kulturelle Risiko hybrider Arbeit ist der Proximity Bias — die Tendenz, physisch Anwesende zu bevorzugen. Wirken Sie ihm bei Beförderungs-, Entwicklungs- und Anerkennungsentscheidungen entgegen und stellen Sie sicher, dass entfernte Kolleginnen und Kollegen denselben Zugang zu Informationen und Chancen haben.
Use your HRIS to administer the policy consistently: recording work locations, managing remote-work and flexible-working requests through a documented workflow, and tracking approvals. Consistency is what makes a hybrid policy feel fair and defensible.
