1.Zweck und Geltungsbereich
BambooHR LLC ("BambooHR") hat diese Richtlinie zu biometrischen Daten eingeführt, um dem Illinois Biometric Information Privacy Act (BIPA) und ähnlichen Gesetzen zum Schutz biometrischer Daten in anderen Rechtsordnungen zu entsprechen. Diese Richtlinie gilt für die Erhebung, Verwendung, Sicherung, Speicherung, Aufbewahrung und Vernichtung biometrischer Kennungen und biometrischer Informationen (zusammenfassend "Biometrische Daten") im Zusammenhang mit den Produkten und Dienstleistungen von BambooHR.
Diese Richtlinie gilt für die Zeiterfassungsfunktionen von BambooHR, die Fingerabdruck- oder Gesichtserkennungs-Scans verwenden können, um das Ein- und Ausstempeln von Mitarbeitern zu ermöglichen, sowie für alle anderen Funktionen, die BambooHR möglicherweise einführt und die biometrische Daten betreffen. Diese Richtlinie gilt nicht für vom Kunden konfigurierte Integrationen mit Hardware- oder Softwareanbietern für biometrische Drittanbieter.
2.Erhebung biometrischer Daten
BambooHR erhebt biometrische Daten nur mit der ausdrücklichen schriftlichen Einwilligung der Person, deren biometrische Daten erhoben werden. Vor der Erhebung biometrischer Daten werden BambooHR oder sein Kunde (als Arbeitgeber): (a) die Person schriftlich darüber informieren, dass biometrische Daten erhoben oder gespeichert werden; (b) den konkreten Zweck und den Zeitraum erläutern, für den die biometrischen Daten erhoben, gespeichert und verwendet werden; und (c) eine schriftliche Freigabe erhalten, die von der Person unterzeichnet wurde.
BambooHR erhebt biometrische Daten nicht ohne das Wissen der Person. BambooHR verlangt von einer Person nicht, biometrische Daten als Bedingung für die Bereitstellung von Dienstleistungen bereitzustellen, die nichts mit dem Zweck zu tun haben, für den die biometrischen Daten erhoben werden.
3.Aufbewahrungs- und Vernichtungsplan
BambooHR bewahrt biometrische Daten nur so lange auf, wie es zur Erfüllung des Zwecks, für den sie erhoben wurden, erforderlich ist, oder wie gesetzlich vorgeschrieben. In keinem Fall bewahrt BambooHR biometrische Daten länger als drei (3) Jahre ab dem Datum der letzten Interaktion der Person mit BambooHR oder dem Datum des Endes des Beschäftigungsverhältnisses mit dem Kunden auf, je nachdem, was früher eintritt, sofern das geltende Recht keine längere Aufbewahrungsfrist verlangt.
Sobald der Zweck, für den biometrische Daten erhoben wurden, erfüllt ist oder die Aufbewahrungsfrist abläuft, wird BambooHR die biometrischen Daten dauerhaft vernichten, wobei Methoden verwendet werden, die die Daten unlesbar und nicht wiederherstellbar machen und dem geltenden Recht entsprechen. BambooHR wird Vernichtungsnachweise aufbewahren, soweit dies nach geltendem Recht erforderlich ist.
4.Schutz und Speicherung
BambooHR wendet bei der Speicherung, Übertragung und dem Schutz biometrischer Daten mindestens dasselbe oder ein höheres Maß an Sorgfalt an wie bei der Speicherung, Übertragung und dem Schutz anderer vertraulicher und sensibler Informationen. Biometrische Daten werden bei der Übertragung und im Ruhezustand bei rest unter Verwendung branchenüblicher Verschlüsselung verschlüsselt. Der Zugriff auf biometrische Daten ist auf autorisiertes Personal beschränkt, das den Zugriff zur Erfüllung seiner Arbeitsaufgaben benötigt.
BambooHR speichert biometrische Daten nicht vor Ort. Alle biometrischen Daten werden in der sicheren Cloud-Infrastruktur von BambooHR verarbeitet und gespeichert und unterliegen den in dem Sicherheitsanhang beschriebenen Standard-Sicherheitskontrollen von BambooHR.
5.Offenlegung gegenüber Dritten
BambooHR wird aus den biometrischen Daten von Personen weder Gewinne erzielen noch diese verkaufen, vermieten oder anderweitig verwerten. BambooHR wird biometrische Daten ohne vorherige schriftliche Einwilligung der Person oder des Kunden im Namen der Person nicht an Dritte weitergeben oder verbreiten, außer in den folgenden begrenzten Fällen: (a) wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist; (b) wenn die Offenlegung erforderlich ist, um eine von der Person angeforderte Finanztransaktion abzuschließen; oder (c) wenn dies durch ein zuständiges Gericht angeordnet wird.
BambooHR darf biometrische Daten an Dienstleister weitergeben, die den Betrieb der Plattform von BambooHR unterstützen, sofern diese Dienstleister durch vertragliche Verpflichtungen gebunden sind, die biometrischen Daten zu schützen und sie nur für die Zwecke zu verwenden, für die sie offengelegt wurden.
6.Individuelle Rechte
Personen, deren biometrische Daten BambooHR erhoben hat, haben das Recht: (a) auf Anfrage eine Kopie dieser Richtlinie zu erhalten; (b) Zugang zu ihren biometrischen Daten zu verlangen; (c) die Löschung ihrer biometrischen Daten zu verlangen, vorbehaltlich der geltenden Aufbewahrungspflichten; und (d) eine Beschwerde einzureichen, wenn sie glauben, dass ihre biometrischen Daten unter Verletzung des geltenden Rechts erhoben, verwendet oder offengelegt wurden.
Anfragen zu biometrischen Daten sollten an BambooHR über unsere Kontaktseite übermittelt werden. BambooHR wird auf solche Anfragen innerhalb einer angemessenen Frist und in Übereinstimmung mit dem geltenden Recht reagieren.
