HR-Einblicke • 7 MIN LESEN
Wie Sie eine papierlose HR-Abteilung schaffen: 8 praktische Schritte
MAR 18, 2026
Papierbasierte HR-Prozesse sind langsam, unsicher und schwer zu auditieren. So stellen Sie Ihre HR-Funktion vollständig auf digital um.
Warum papierloses HR den Übergang wert ist
Physische HR-Dokumente schaffen erhebliche operative und Compliance-Risiken: Sie können verloren gehen, falsch abgelegt werden, von unbefugten Personen eingesehen werden und sind in großem Umfang nahezu unmöglich zu auditieren. Eine Auskunftsanfrage nach DSGVO, die die Prüfung von Papierakten erfordert, ist um Größenordnungen zeitaufwendiger als eine, die über ein digitales HRIS bearbeitet wird. Über die Compliance hinaus sind digitale Dokumente für Remote- und Hybrid-Mitarbeitende zugänglich, können elektronisch ohne Drucken unterzeichnet werden und lassen sich automatisch der korrekten Personalakte zuordnen.
Schritte 1-4: das Fundament
Prüfen Sie Ihre derzeitige Papierakte: Listen Sie jeden Dokumententyp auf, den HR derzeit auf Papier erstellt oder speichert, von Angebotsbriefen bis hin zu Disziplinarakten und Nachweisen zum Arbeitsrecht. Identifizieren Sie für jedes Dokument die digitale Entsprechung und das System, in dem es gespeichert werden soll. Wählen Sie ein HRIS mit Dokumentenmanagement und elektronischer Signaturfunktion. Beginnen Sie mit neuen Prozessen, statt sofort das gesamte Papierarchiv zu digitalisieren: Stellen Sie alle neuen Verträge digital aus, führen Sie alle neuen Arbeitsrechtsprüfungen über einen digitalen Verifizierungsdienst durch und speichern Sie alle neuen Dokumente vom ersten Tag an im HRIS.
Schritte 5-8: vollständig digital werden
Digitalisieren Sie Altpersonalakten, beginnend mit aktiven Mitarbeitenden und chronologisch rückwärts arbeitend. Schulen Sie Führungskräfte in den digitalen Dokumenten-Workflows, insbesondere in elektronischen Signaturprozessen, da hier der meiste Widerstand entsteht. Richten Sie einen Aufbewahrungs- und Löschplan für Dokumente ein, damit Datensätze am Ende ihrer Aufbewahrungsfrist automatisch gelöscht oder anonymisiert werden, statt sich unbegrenzt anzusammeln. Führen Sie ein DSGVO-Audit des abgeschlossenen digitalen Systems durch, um sicherzustellen, dass alle Dokumente angemessen geschützt, zugriffsgesteuert und protokolliert sind.
