HR-Einblicke • 4 MIN LESEN
HR Data Migration Checklist: A Safe System Transition in 7 Practical Steps
JUL 11, 2026
Migrating HR data between systems requires careful planning to avoid data loss and compliance issues. This checklist covers cleansing, mapping, parallel running, and validation.
Prüfen und bereinigen Sie Ihre vorhandenen Daten
Bevor Sie Daten in ein neues System übertragen, prüfen Sie, was Sie derzeit halten, und identifizieren Sie Unstimmigkeiten, die zu Migrationsfehlern führen könnten. Überprüfen Sie Mitarbeiterdatensätze auf doppelte Einträge, unvollständige Felder, veraltete Kontaktdaten und noch als aktiv gekennzeichnete ausgetretene Personen. Dokumentieren Sie Benennungsregeln, die zwischen Abteilungen abweichen, wie Stellenbezeichnungen wie 'Manager' versus 'Mgr', und standardisieren Sie diese vor dem Export. Beheben Sie fehlende Pflichtfelder frühzeitig, da viele HRIS-Plattformen unvollständige Datensätze beim Import ablehnen. Diese Bereinigungsphase deckt typischerweise Datenqualitätsprobleme auf, die sich über Jahre angesammelt haben, und die Behebung jetzt verhindert, dass sich Probleme in Ihrem neuen System weiter verschärfen.
Map Fields Between Source and Destination Systems
Erstellen Sie eine detaillierte Tabelle, die jedes Feld in Ihrem aktuellen System dem entsprechenden Feld in der neuen Plattform zuordnet und vermerkt, wo keine direkte Zuordnung existiert. Einige Felder müssen möglicherweise aufgeteilt werden, zum Beispiel ein einzelnes Feld 'Address' in separate Felder 'Address Line 1', 'Address Line 2' und 'Postcode'. Andere müssen möglicherweise zusammengeführt werden, etwa separate Felder 'Forename' und 'Surname' zu einem Feld 'Full Name'. Dokumentieren Sie, wie jeder Dropdown-Wert, jeder Beschäftigungsstatus oder jeder Abteilungscode in die Taxonomie des neuen Systems übersetzt wird. Achten Sie besonders auf Datumsformate, die sich zwischen Systemen oft unterscheiden und Importfehler verursachen können. Dieses Zuordnungsdokument wird zu Ihrem Nachschlagewerk während der gesamten Migration und hilft Ihnen, Importvorlagen korrekt zu konfigurieren.
Datenverantwortlichkeiten und Validierungsregeln festlegen
Weisen Sie bestimmten Personen zu, die Richtigkeit verschiedener Datenkategorien nach der Migration zu überprüfen: Abteilungsleitungen für Organisationsstrukturen, Gehaltsabrechnungsmanager für Vergütungsdaten und Büroleitungen für Kontaktdaten. Definieren Sie, wie 'korrekt' für jedes kritische Feld aussieht, indem Sie Validierungs-Checklisten erstellen, die die Prüfenden verwenden werden. Legen Sie beispielsweise fest, dass jede Person eine gültige ID der direkten Führungskraft, einen primären Arbeitsort und ein Startdatum haben muss, das vor etwaigen Beförderungsdaten liegt. Bauen Sie Toleranzgrenzen für akzeptable Abweichungen ein und erkennen Sie an, dass einige historische Daten möglicherweise tatsächlich nicht wiederherstellbar sind. Dokumentieren Sie diese Validierungsregeln, bevor die Migration beginnt, damit alle ihre Verantwortlichkeiten während der Parallelbetriebsphase verstehen.
Run Systems in Parallel with Daily Reconciliation
Operate both your old and new HRIS simultaneously for at least two full pay periods, entering new transactions into both systems to verify they produce identical results. Create daily reconciliation reports that compare employee counts, total headcount by department, active versus terminated ratios, and key financial totals between systems. Investigate any discrepancies immediately rather than waiting until the end of the parallel period, small issues often indicate larger systemic problems. Test critical processes like new starter onboarding, absence recording, and salary adjustments in both systems to ensure workflows function correctly. This period also allows your HR team to become comfortable with the new interface whilst knowing they can reference the old system if needed.
Validate Statutory and Compliance Requirements
Before cutover, verify that your new system correctly handles statutory calculations, reporting requirements, and data retention policies specific to your jurisdiction. Test that holiday accrual calculations align with local employment law, particularly for employees with varying work patterns or those who joined mid-year. Confirm that Right to Work documentation, training certifications, and other compliance records have migrated with correct expiry dates and reminder workflows. Run sample reports that you regularly provide to auditors, HMRC, or regulatory bodies to ensure the new system can replicate these outputs. Check that data access controls and audit trails meet GDPR requirements, particularly around who can view sensitive information like salary data or disciplinary records.
Planen Sie Ihr Umstellungswochenende und Ihre Rückrollstrategie
Planen Sie Ihre endgültige Umstellung für ein Wochenende oder eine ruhige Phase, in der zeitkritische HR-Transaktionen unwahrscheinlich sind, und erstellen Sie einen detaillierten Stundenplan für den Übergang. Identifizieren Sie einen 'point of no return', typischerweise wenn Sie beginnen, die Montagstransaktionen in das neue System einzugeben, und legen Sie klare Kriterien fest, ob Sie fortfahren oder zurückrollen. Bereiten Sie ein Rückrollverfahren vor, das die Reaktivierung des alten Systems, die Mitteilung der Verzögerung an die Mitarbeitenden und die Sicherung aller während des versuchten Umstellens eingegebenen Daten umfasst. Weisen Sie bestimmten Teammitgliedern zu, in der ersten Woche verschiedene Aspekte des neuen Systems zu überwachen: eine Person beobachtet die Gehaltsabrechnungsintegration, eine andere überwacht den Zugriff auf den Employee Self-Service, und jemand prüft, ob geplante Berichte korrekt erzeugt werden. Halten Sie Ihr altes System mindestens einen Monat nach der Umstellung im Nur-Lese-Modus zugänglich, damit Sie historische Informationen nachschlagen können, falls Fragen auftauchen.
