HR-indsigter • 4 MIN. LÆSETID
HR Data Migration Checklist: A Safe System Transition in 7 Practical Steps
JUL 11, 2026
Migrating HR data between systems requires careful planning to avoid data loss and compliance issues. This checklist covers cleansing, mapping, parallel running, and validation.
Revider og rens jeres eksisterende data
Før data flyttes til et nyt system, skal I gennemgå, hvad I aktuelt har, og identificere uoverensstemmelser, som kan forårsage fejl i migreringen. Gennemgå medarbejderoptegnelser for dubletter, ufuldstændige felter, forældede kontaktoplysninger og tidligere medarbejdere, der stadig er markeret som aktive. Dokumentér navngivningskonventioner, der varierer mellem afdelinger, såsom stillingsbetegnelser som 'Manager' versus 'Mgr', og standardisér disse før eksport. Håndter manglende obligatoriske felter tidligt, da mange HRIS-platforme afviser ufuldstændige optegnelser under import. Denne rensefase afdækker typisk datakvalitetsproblemer, der er akkumuleret over år, og ved at løse dem nu undgår I, at problemerne vokser i jeres nye system.
Map Fields Between Source and Destination Systems
Opret et detaljeret regneark, der matcher hvert felt i jeres nuværende system med dets tilsvarende felt i den nye platform, og noter, hvor direkte mappinger ikke findes. Nogle felter kan kræve opdeling, for eksempel at et enkelt 'Address'-felt bliver til separate felter for 'Address Line 1', 'Address Line 2' og 'Postcode'. Andre kan kræve sammenlægning, såsom separate felter for 'Forename' og 'Surname', der samles til et 'Full Name'-felt. Dokumentér, hvordan hver dropdown-værdi, ansættelsesstatus eller afdelingskode oversættes til det nye systems taksonomi. Vær særligt opmærksom på datoformater, som ofte varierer mellem systemer og kan forårsage importfejl. Dette mappingsdokument bliver jeres referenceguide gennem hele migreringen og hjælper jer med at konfigurere importskabeloner korrekt.
Etablér dataejerskab og valideringsregler
Tildel specifikke personer til at verificere nøjagtigheden af forskellige datakategorier efter migrering, afdelingsledere for organisationsstrukturer, lønadministratorer for kompensationsdata og kontorledere for kontaktoplysninger. Definér, hvad 'korrekt' betyder for hvert kritisk felt, ved at oprette valideringschecklister, som bedømmerne skal bruge. Fastlæg for eksempel, at hver medarbejder skal have et gyldigt ID for nærmeste leder, en primær arbejdsplacering og en startdato, der ligger før eventuelle forfremmelsesdatoer. Indbyg toleranceniveauer for acceptable afvigelser, og anerkend, at nogle historiske data reelt kan være uoprettelige. Dokumentér disse valideringsregler, før migreringen begynder, så alle forstår deres ansvar i den parallelle driftfase.
Run Systems in Parallel with Daily Reconciliation
Operate both your old and new HRIS simultaneously for at least two full pay periods, entering new transactions into both systems to verify they produce identical results. Create daily reconciliation reports that compare employee counts, total headcount by department, active versus terminated ratios, and key financial totals between systems. Investigate any discrepancies immediately rather than waiting until the end of the parallel period, small issues often indicate larger systemic problems. Test critical processes like new starter onboarding, absence recording, and salary adjustments in both systems to ensure workflows function correctly. This period also allows your HR team to become comfortable with the new interface whilst knowing they can reference the old system if needed.
Validate Statutory and Compliance Requirements
Before cutover, verify that your new system correctly handles statutory calculations, reporting requirements, and data retention policies specific to your jurisdiction. Test that holiday accrual calculations align with local employment law, particularly for employees with varying work patterns or those who joined mid-year. Confirm that Right to Work documentation, training certifications, and other compliance records have migrated with correct expiry dates and reminder workflows. Run sample reports that you regularly provide to auditors, HMRC, or regulatory bodies to ensure the new system can replicate these outputs. Check that data access controls and audit trails meet GDPR requirements, particularly around who can view sensitive information like salary data or disciplinary records.
Planlæg jeres cutover-weekend og rollback-strategi
Planlæg jeres endelige cutover til en weekend eller en stille periode, hvor der sandsynligvis ikke er tidskritiske HR-transaktioner, og lav en detaljeret time-for-time-plan for overgangen. Identificér et 'point of no return', typisk når I begynder at registrere mandagens transaktioner i det nye system, og fastlæg klare kriterier for, hvornår I skal fortsætte eller rollbacke. Forbered en rollback-procedure, der omfatter genaktivering af det gamle system, kommunikation af forsinkelsen til medarbejderne og bevarelse af alle data, der blev indtastet under det forsøgte cutover. Tildel specifikke teammedlemmer til at overvåge forskellige aspekter af det nye system i den første uge: én person holder øje med lønintegration, en anden overvåger adgang til self-service for medarbejdere, og en tredje kontrollerer, at planlagte rapporter genereres korrekt. Hold jeres gamle system tilgængeligt i read-only-tilstand i mindst en måned efter cutover, så I kan slå historiske oplysninger op, hvis der opstår forespørgsler.
