Co HRIS skutečně dělá
Informační systém pro lidské zdroje (HRIS) je jediné místo pro ukládání a správu údajů o zaměstnancích a pro řízení každodenních procesů s nimi souvisejících. Typické funkce zahrnují centrální záznam zaměstnance, sledování absencí a dovolených, ukládání dokumentů, onboardingové workflow, nástroje pro výkon, reporting a samoobsluhu pro zaměstnance i manažery.
Základní výhodou je jediný zdroj pravdy. Místo toho, aby tatáž data ležela v desítkách tabulek a schránek, pracuje každý z jednoho přesného záznamu. To snižuje chybovost, šetří čas a činí reporting popsaný v předchozí kapitole skutečně spolehlivým.
Samoobsluha je často funkcí, kterou si zaměstnanci všimnou nejvíce. Umožnit lidem rezervovat si dovolenou, aktualizovat vlastní údaje a najít interní předpisy bez e-mailování HR odstraní velkou část administrativy s nízkou přidanou hodnotou a poskytne zaměstnancům rychlejší a modernější zkušenost.
Vývoj interně versus nákup řešení
Některé organizace jsou v pokušení vyvinout si vlastní systém nebo jej poskládat z tabulek a generických nástrojů. Zpočátku to může vypadat levněji, ale skutečné náklady zahrnují průběžnou údržbu, bezpečnost, aktualizace souladu s předpisy a ušlou příležitost v podobě času vašeho týmu. Pracovněprávní předpisy a požadavky GDPR se mění a vlastnoručně vyvinutý systém s nimi musí držet krok.
Nákup zavedeného HRIS rozkládá tyto náklady mezi mnoho zákazníků a poskytuje vám produkt, který je udržován, zabezpečován a aktualizován specializovaným dodavatelem. Pro většinu malých a středně velkých zaměstnavatelů je nákup pragmatickou volbou, která uvolňuje omezený interní čas pro práci, kterou můžete dělat jen vy.
Existuje střední cesta: koupit základní systém a nakonfigurovat jej podle svých potřeb místo vývoje softwaru na míru. Dobrý HRIS je dostatečně flexibilní, aby vyhověl vašim procesům bez vlastního vývoje, což vás udrží na podporované cestě aktualizací.
Kritéria výběru
Vycházejte z vašich požadavků, nikoli z výčtů funkcí dodavatelů. Seznamte procesy, které vám dnes způsobují největší potíže, a schopnosti, které budete potřebovat při růstu, a poté oddělte nezbytné od vhodných. Tím udržíte ukázky zaměřené na to, co je pro vás důležité.
Přikládejte velkou váhu použitelnosti. Výkonný systém, který lidé považují za matoucí, nebude přijat, a právě přijetí přináší přínosy. Zapojte manažery a zaměstnance, kteří jej budou skutečně používat, a trvejte na praktických zkouškách namísto uhlazených prodejních prezentací.
Pro zaměstnavatele v Irsku, Spojeném království a EU je soulad s GDPR nepodmíněný. Zkontrolujte, kde jsou data hostována, jaké bezpečnostní certifikace dodavatel drží, zda je nabízena odpovídající dohoda o zpracování údajů a jak systém podporuje práva subjektů údajů a pravidla uchovávání. Také ověřte, že systém odráží místní realitu, jako je PAYE, zákonná dovolená a správná terminologie — nikoli americké koncepty.
Implementace
Dobře zvolený systém, který je špatně implementován, přináší málo, proto přistupujte k implementaci jako k samostatnému projektu. Určete interního vlastníka, dohodněte realistický harmonogram a před migrací vyčistěte stávající data — import neuspořádaných dat pouze přesune nepořádek do nového domova.
Nakonfigurujte systém tak, aby odpovídal rozumným, dohodnutým procesům, nikoli aby kopíroval každou zvláštnost toho, jak dnes pracujete. Implementace je ideální příležitostí k vyčištění nekonzistentních postupů, ale vyvarujte se nadměrného přizpůsobování, které budoucnu ukládá složitost.
Investujte do školení a komunikace. Vysvětlete zaměstnancům, proč změna nastává a co z ní budou mít, poskytněte školení odpovídající jejich roli a v prvních týdnech zajistěte snadno dostupnou podporu. Míra přijetí, nikoli instalace, je skutečnou mírou úspěchu.
Získávání hodnoty v čase
Přínosy HRIS se násobí, jak se hromadí data a ustalují procesy. Po spuštění do provozu přezkoumejte, jak je systém využíván, odstraňte stínové tabulky, které měl nahradit, a postupně zapínejte funkce, které jste odložili během počátečního nasazení.
Pravidelně přezkoumávejte systém ve vztahu k vyvíjejícím se potřebám. Jak rostete nebo vstupujete na nové trhy, požadavky se mění a systém, který vyhovoval dvaceti zaměstnancům, může vyžadovat přeconfigurování pro sto lidí v několika zemích. Dobře zvolená platforma, podporovaná znalým partnerem, jako je Grouper, by měla růst s vámi, nikoli vás brzdit.
